受付嬢は、主に社屋などのエントランスで訪問者を迎え入れるのが仕事です。会社の顔として活躍できるので、多くの女性が希望する人気の職種として知られています。受付嬢に向いている人の特徴や、求められるスキルなどを解説するので、ぜひ参考にしてみましょう。
受付嬢の具体的な仕事内容
受付嬢は社屋や施設のエントランスにて、受付として訪問者を受け入れる立場です。訪問者の対応をはじめとして、さまざまな仕事をこなします。具体的な仕事内容を見ていきましょう。
訪問者への対応
訪問者の名前や用件、アポの有無などを確認し、担当部署や担当社員に取り次ぐことが、受付嬢の代表的な役割です。
入館証が必要な施設の場合は、情報を確認した上で、訪問者に渡します。会社によっては、受付嬢が訪問者を会議室まで案内したり、お茶を出したりするケースもあるでしょう。
また、訪問者に対して、社屋・施設の案内や情報提供をするのも、受付嬢の大切な仕事の1つです。会社の顔として、初めに訪問者と接する仕事なので、丁寧な対応が求められます。
会議室の予約・訪問者情報の管理
訪問者と社員が打ち合わせをしたり、会議を開いたりするための場所の予約・確保を、受付嬢の業務内容に含めている会社もあります。
会議室の予約を受付がまとめて管理することで、各方面からの予約が重ならないように調整し、訪問者を案内しやすい体制を整えている会社は珍しくありません。
また、訪問者の身元や来訪目的などの情報をシステムに登録し、管理するのも受付嬢の仕事です。病院やスポーツクラブなどでは、訪問者の情報を登録し、カルテや会員証の作成も受付が担当する場合が多くあります。
代表電話・メールの対応
会社の代表電話への受電を、受付で対応しているところは多くあります。顧客や取引先からの問い合わせや連絡を受けて、担当部署に取り次ぐのも受付の仕事であり、相手が不在の場合は帰社時間を伝えたり、伝言を残したりします。
社外からの連絡のみならず、社内間の連絡を受付がまとめて対応しているケースもあり、それらを受付嬢の中心的な業務として据えている会社もあるでしょう。
書類作成・自社パンフレットの管理
訪問者がいない場合や、電話対応に時間を取られていない場合などには、事務処理をサポートすることもあります。事務の書類作成を手伝ったり、簡単なデータ処理をしたりすることもあるので、書類関連業務も問題なくこなせる必要があるでしょう。
また、受付周りにある自社パンフレットなどの管理や、訪問者に貸し出した備品の管理なども、受付の重要な仕事の1つです。
会社によっては、エントランスの清掃などを担当するケースもあります。さまざまな業務を同時並行でこなす必要があるため、マルチタスクをスムーズにこなせる能力が求められます。
受付嬢に向いている人の特徴
受付嬢に向いている人の特徴も押さえておきましょう。受付嬢は会社の顔として顧客や取引先と関わるため、礼儀正しい振る舞いが得意な人に向いています。人と接することが好きならば、受付嬢としての素養があるといえるでしょう。
礼儀正しい振る舞いが得意
受付嬢は顧客や取引先など自社を訪れる人に対して、初めに接する社員であるため、基本的に礼儀正しくあることが大切です。基本的な礼儀やビジネスマナーを心得ており、日頃から実践できている人でなければ、務まりません。
相手の状況に応じて臨機応変に対応しつつも、常に丁寧に接することが得意な人ならば、受付嬢に向いているでしょう。また、訪問者の個人情報を扱う仕事でもあるため、口が堅くセキュリティー意識が強いことも重要です。
人と接することが好き
会社によっては、1日に何百人もの人と会話をする必要があるため、基本的にコミュニケーションが苦手な人には、受付嬢の仕事は向いていないでしょう。さまざまな立場やタイプの相手に対して、柔軟に対応できなければいけません。
その場に合わせたコミュニケーションが取れるのはもちろん、相手の要望やニーズを的確に把握でき、適切に案内や情報提供できる人ならば、受付嬢として活躍できるでしょう。
求められるスキル
受付嬢に求められるスキルは、基本的なビジネスマナーをはじめ、高いコミュニケーション能力や語学力などが挙げられます。それぞれ確認していきましょう。
ビジネスマナー
受付嬢は会社の顔として見られる傾向にあるため、高いレベルのビジネスマナーが求められる仕事です。人当たりの良さに加えて、相手によってうまく対応を変えたり、丁寧な振る舞いを維持したりするには、相応の経験が必要になります。
訪問者に自社に対して好印象を持ってもらえるように、ちょっとした気遣いができる人ならば、受付嬢として活躍できるでしょう。
高いコミュニケーション能力
訪問者の立場やタイプ・用件などに応じて、適切なコミュニケーションを取れるスキルも必要です。受付として、誰にでも丁寧に接するのはもちろんですが、急ぎの相手に対しては、できる限り素早く対応する臨機応変さも重要です。
また、ほかの部門や部署と連携が必要なケースも多いので、社外ばかりではなく、社内間でも円滑なコミュニケーションが求められます。
語学力はケースバイケース
大企業をはじめとして、海外の人が訪問する会社も多く、受付嬢はある程度の語学力を求められるケースがあります。
会社によって事情は異なるため、必須の要素ではありませんが、英語をはじめ外国語に対応できる人材ならば、重宝されるでしょう。
受付嬢として転職をする際にも、高い語学力は武器になります。語学が堪能で受付の仕事を希望している人は、外資系をはじめ、海外とのやりとりの多い会社への転職を目指すのもおすすめです。
受付嬢に関するQ&A
これから受付嬢になる方法や、仕事のやりがいなども知っておきましょう。受付嬢の仕事に就くためには、求人に応募するか、ほかの職種で転職した後に受付として異動する方法などがあります。
受付嬢になる方法は？
受付嬢として仕事をするには、初めから受付の求人に応募するか、受付がある企業に就職し、そこから配属を目指す方法があります。
すでに受付嬢としての十分な実績がある場合、経験を生かして求人に応募すれば、採用される可能性が高いでしょう。正社員だけではなく、まずは派遣社員として受付の仕事を経験し、将来的に正社員としての採用を目指す道も考えられます。
また、必須の資格はありませんが、ビジネス実務マナー検定などを取得していると、受付嬢としての能力をある程度は証明できます。転職の成功率を高められるので、受付嬢の仕事が未経験ならば、まず資格の取得を目指すのもよいでしょう。
受付嬢のやりがい・大変なところは？
受付嬢は会社の顔として、誇りを持って働ける仕事です。多くの人と日常的にコミュニケーションを取れるのに加え、訪問者から直接お礼を伝えられる場面もあるので、大きなやりがいを感じられる人が多いでしょう。
一方、少人数で業務をこなす職場もあり、拘束時間が長い点は人によって大変さを感じる部分です。
気軽にトイレに行けない場面や、同時並行でさまざまな仕事をしなければならずストレスを感じる場面もあるでしょう。顧客や取引先からクレームを受ける可能性もあります。
これから受付嬢を目指す人は、仕事のやりがいや大変さをよく理解した上で、自分に合った仕事か慎重に判断しましょう。転職先もよく検討する必要があります。
会社の「顔」である受付嬢に挑戦！
受付嬢は主に社屋や施設のエントランスにて、訪問者を出迎える仕事であり、電話対応や書類作成などの仕事をする場合も多くあります。
基本的なビジネスマナーに加えて、コミュニケーション能力や柔軟な対応力などが必要です。会社によっては語学力も求められるでしょう。
拘束時間が長く、同時並行で複数の業務をこなすなど、大変な面もありますが、やりがいを感じられる仕事です。これから受付嬢を目指すならば、まずは事務職として経験を積んだり、資格の取得を目指したりするのがよいでしょう。
すでに受付嬢の経験があり、転職を目指しているならば、求人サイトを利用して自分に合った案件を探すのがおすすめです。
求人数の多さを誇る「スタンバイ」ならば、さまざまな条件から受付嬢の仕事を探せます。転職に役立つ情報も得られるので、この機会にぜひ利用してみましょう。
