異動挨拶のメールには、きちんと返信するのがビジネスでのマナーです。しかし、何を書いてよいか分からない人も多いのではないでしょうか？返信する際の基本的な書き方や送る相手別の例文、注意点などについて解説します。
異動挨拶のメールへ返信メールを書く際の基本構成
職場の同僚や取引先の担当者などから異動の連絡をもらい、どう返信してよいか悩む人も多いでしょう。返信メールを書く際の、基本的な構成について解説します。
メッセージに対する感謝の言葉
返信する際は、メッセージに対するお礼の言葉から書き始めましょう。これまでお世話になったと感じる人には、具体的なエピソードを交えるのも良い方法です。
相手が忘れているような小さな出来事でも、文面に盛り込むことで自分の気持ちがより一層伝わりやすくなります。
たとえ今回部署が変わっても、またいつどこで一緒になるか分かりません。良好な人間関係を保つためにも、お礼の気持ちをしっかり伝えることが大切です。
今後の活躍を祈っていることを伝える
違う部署に移って仕事を続ける人に、今後も頑張ってほしいという気持ちを伝えることも大切です。新しい部署へ移ることに、不安を感じる人は少なくありません。
これまでとは違う業務内容に携わるため、慣れない仕事に対して自信を持てずにいる人もいるでしょう。また、部署が変われば、新たな人間関係を構築する必要もあります。
そのような人にとって、激励の言葉は新しい生活への後押しとなるはずです。「次の部署でも頑張ろう」と思ってもらえるような言葉を選んで伝えましょう。
【社内】相手別の返信メール例文
返信メールの例文を、相手別に紹介します。書き方に悩んでいる人は、参考にしてみましょう。
上司への返信例
上司に送る場合は、お礼や激励の言葉に加えて、これからも指導・助言をもらいたいというひと言も入れるのがポイントです。
○○部長
お疲れさまです。
お忙しい中、メールを送っていただきありがとうございます。
〇〇部長には長年にわたって大変お世話になり、心より感謝しております。〇〇部長のご指導やサポートがあったおかげで、未経験だった営業の仕事を覚えていくことができました。
新天地での〇〇部長のご健康と、さらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
これからも引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
同僚への返信例
同僚には、一緒に仕事を乗り切った経験や、個人的に伝えたいことなどを書いてお礼の気持ちを伝えましょう。仲の良い同僚に対しては、あまり堅苦しい文章にする必要はありませんが、ビジネスメールのマナーを守って書くことが大切です。
〇〇様
お疲れさまです。
お忙しい中、メールを送っていただきありがとうございました。
〇〇さんには、仕事以外でもいろいろ相談に乗っていただき、本当に感謝しています。
仕事で失敗して落ち込んでいたときも、〇〇さんの言葉で乗り切ることができました。私は中途入社で、職場になじめるか不安でしたが、楽しく仕事をできたのも〇〇さんのおかげです。
新しい部署でも、より一層のご活躍をお祈りしております。
今後ともよろしくお願いいたします。
面識がない相手への返信例
従業員の人数が多い会社などの場合、面識のない人からメールが届くこともあります。これまで仕事上の関わりがなかったとしても、今後お世話になる可能性もあるため、きちんと返信することが大切です。
メールへのお礼と、今後の活躍に関するメッセージを簡潔にまとめましょう。また、相手にとっても面識のない人からの返信になるため、本文に自分の部署・名前を入れておくと丁寧な印象になります。
〇〇様
お疲れさまです。
xx部の△△です。
異動のご連絡ありがとうございます。
〇〇さんのさらなるご活躍をお祈りしております。
今後、仕事でご一緒できる機会があった際は、どうぞよろしくお願いいたします。
【社外】異動挨拶メールへの返信メール例文
取引先の担当者から、異動に関する連絡をもらうこともあります。相手に対して失礼のないよう、書き方をしっかり確認しておきましょう。
お世話になった相手への返信例
社外の人に対する場合も、お世話になったお礼や今後の活躍を祈っている気持ちなど、基本的な書き方に大きな違いはありません。ただし、会社同士のつながりを意識して書くことが大切です。
××株式会社
〇〇様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。お忙しい中での異動のご連絡、誠にありがとうございます。
〇〇様には、私が新人の頃からご担当いただき大変お世話になりました。慣れない私に対してご配慮いただいたこともあり、大変ありがたく思っております。
新しい部署におかれましても、〇〇様のさらなるご活躍をお祈りいたしております。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
異動挨拶メールに返信するときのマナーは？
返信メールに関するマナーについても、確認しておきましょう。押えておきたいポイントを4つ紹介します。
できるだけ早く返信する
メッセージを受け取ったら、できるだけ早く返信しましょう。相手は、異動の準備で忙しい中、わざわざ送ってくれています。なるべく時間を置かずに返信するのが、ビジネスにおいての基本的なマナーです。
メールを送った相手は、きちんと届いているか不安になっているかもしれません。返信には、メッセージへの感謝の気持ちを伝えるだけでなく、届いていることが分かり相手に安心してもらう目的もあります。
24時間以内に返信するのが理想ですが、有給休暇中などで遅れてしまったときは、すぐに返せなかった理由とおわびのひと言を添えましょう。
相手の文章量・熱量に合わせる
メールの文章量は、相手との関係性や熱量に合わせるのが無難です。短すぎると素っ気なく感じられてしまいますが、長すぎても関係性によっては読むのが面倒だと感じられることがあります。
相手からの文面が簡素な内容の場合は、エピソードなどを入れすぎず、簡潔にまとめるよう意識しましょう。反対に、感謝の気持ちを丁寧に伝えてくれたメールには、定型文や簡素すぎる内容にならないよう注意することが大事です。
宛先を間違えないようしっかり確認する
宛先を確認してから、返信することも大切です。異動の挨拶は、まとめて送られてくることもよくあります。送信先が多い場合、1人1人に送っていると、それだけで時間がかかってしまうことがあるためです。
一斉送信されたメールにそのまま返信すると、異動する相手以外の人にも届いてしまう可能性があります。送信する前に宛先を確認し、複数のメールアドレスが入っていた場合は削除してから送りましょう。
件名はそのままでOK
送られてきたときの件名を変えずに返信しても、マナー違反にはなりません。そのまま返信すれば件名に「Re:」が付くため、受け取った相手が何のメールか分かりやすくなります。
異動時の挨拶メールは、多数の人宛てに送信することも珍しくありません。返信メールが数多く送られてくる中、件名だけでは内容が分からないメールが届くと、かえって迷惑になる可能性もあるでしょう。
件名から自分が送ったメールへの返信だと分かれば、落ち着いてからまとめて読むこともできるので、相手に対しても親切です。
異動挨拶メールへの返信内容は相手との関係性次第
異動挨拶メールが届いたら、できるだけ早く返信しましょう。働く部署が変わっても、再び仕事で一緒になる可能性もあるため、メッセージに対するお礼の気持ちをきちんと伝えることが大事です。
特にお世話になったと感じる人へは、具体的なエピソードなどを交えながら、感謝の言葉を送りましょう。文面を考えるときは、ビジネスメールのマナーを意識しつつ、相手との関係性に応じて自分なりの言葉でつづってみてください。
