Excelをさらっと使えたらと思ったことはありませんか？一見時間がかかりそうなグラフも小ワザを使えばパパっと作れます。はやい・うまい・みやすい資料を涼しげに提出できれば「やってやった感」が味わえます。今回は覚えやすい、使いやすいテクニックをひたすらピックアップしました。存分にやってやった感を満喫してください。
１. 行を選択するショートカット
shift＋spaceにてカーソルが置いてある行を選択することができます。
２. 行を削除するショートカット
Ctrl＋–で行を削除することができます。
３. 行を追加するショートカット
Ctrl＋Shift＋＋で行を追加することができます。
４. 行を入れ替えるショートカット
1,3を使って行を移動させることができます。データの並び順を微調整したい際やデータを追加したい際に便利です。
1:1の手順で、行を選択
2:Ctrl＋Xで行を切り取り
3:3の手順で切り取った行を新たに挿入
５. シート移動のショートカット
Ctrl＋PageUp,PageDownで前後のシート間を移動することができます。
６. オートSumのショートカット
Alt＋Shift＋=でオートSumを入力することができます。データを扱う上でよく使う処理ですので、是非ショートカットを覚えておきましょう。
７. セル内テキスト入力を選択するショートカット
F2でセル内のテキスト編集を行うことができます。カーソルを合わせてクリックする手間が省けます。
８. セル内のテキストのみをコピーする
表を作成しているとデータのコピーがけっこうな頻度で発生します。Ctrl＋C,Ctrl＋Vだと罫線もコピーしてしまいますが、テキストのみをコピーする方法があります。
1:該当範囲を選択後Ctrl＋C
2:貼り付けたい範囲を選択
3:貼り付け>罫線なしを選択
９. 当日日付を和暦表示する
【=DATESTRING(TODAY())】と入力することで、当日日付を和暦で表示することができます。見積書や請求書などのフォーマットに入れておくと便利です。
10. 平日のみ入力する
スケジュールを作る際に平日のみの日付を入力することが多いです。実はこちらドラッグだけで行えます。曜日に関しても同様の手順で入力できますので合わせて利用してください。
1:開始日を入力
2:カーソル右下を右クリックしたままドラッグ
3:ボタンを離し表示されたメニュー>連続データ(週日単位)を選択
11. 重複をチェックする
データの重複チェックを行う際には条件付き書式を利用するといいでしょう。
1:書式>条件つき書式を選択
2:新しいルール>数式を利用して、書式設定するセルを決定を選択
3:【=COUNTIF($C$6:$C$16,C6)>1】を数式として入力 ※()内は重複したい範囲を選択する
4:書式>塗りつぶしにて使いたい色を選択
12. 複数セルのデータをマージさせる
【=A1&B1(セル指定)】で複数セルのデータをマージさせることができます。姓名や住所のデータをマージするときに活躍します。
13. データの途切れるセルへカーソルを移動させる
Ctrl＋↑→↓←(矢印)にて、データの途切れるセルまでカーソルを移動させることができます。空白のセルを発見できますので、データの入力漏れを発見するときにも便利です。
14. 改行を一括削除する
Alt＋Enterでのセル内改行を一括で削除することができます。
1:検索と選択>置換を選択
2:検索する文字列にカーソルを合わせ、Ctrl＋Jと入力
3:置換後の文字列は空白にしておく
4:すべて置換を選択
15. 横列・縦列をハイライト
列をハイライトにするとぐっと見やすくなります。
1:範囲を選択
2:書式>条件付き書式を選択
3:新しいルールを選択
4:数式を使用して、書式設定するセルを決定を選択
5:【=MOD(ROW(),2)=0】を数式として入力
6:書式>塗りつぶしにて使いたい色を選択
16. 条件にあった数値に色をつける
数値の傾向を見たいときは、特定の条件を満たしたセルに色をつけるのが有効です。
1:条件を適応させたい範囲を選択
2:書式>条件つき書式を選択
3:セルの強調表示ルール>指定の値より大きいを選択
4:基準となる数値を入力
5:書式>塗りつぶしにて使いたい色を選択
17. 空白箇所に色をつける
膨大なデータを入力していると入力漏れを見落としがちです。あらかじめ空白箇所に色をつけるようにしておくと便利です。
1:条件を適応させたい範囲を選択
2:書式>条件つき書式を選択
3:セルの強調表示ルール>その他のルールを選択
4:指定の値を含むセルだけを書式設定>次のセルのみ書式設定>空白を選択
5:書式>塗りつぶしにて使いたい色を選択
18. 数値からグラフを作成する
Excel内にグラフを挿入すれば、データをさらに可視化できます。
1:グラフ化したい範囲を選択（離れたセルを選択するときはCtrlを押しながら選択）
2:挿入>グラフから作成したいグラフの種類を選択
3:表が現れたら、デザインタブからグラフタイトルグラフの色等を設定
19. 複合グラフを作成する
複合グラフは異なる要素のデータを1つのグラフに組み合わせたものです。上図のように、異なる数値の相関を見るときなどに役立ちます。ここでは棒と折れ線の複合グラフを紹介します。
1:18の手順で、棒グラフを作成
2:グラフが現れたら、折れ線グラフであらわしたい棒グラフの系列を選択
3:右クリックで系列グラフの種類の変更を選択
4:グラフの種類から折れ線グラフを選択で
5:折れ線グラフを右クリックし、[系列のオプション]から折れ線グラフ用の第2軸を設定
20. グラフにラベルを表示する
グラフのデータをすばやく認識するために、グラフにラベルを追加すると効果的です。
1:グラフ領域をクリック
2:デザイン>グラフのレイアウト>グラフ要素を追加>データラベルを選択
3:データラベルの位置を選択
21. ウィンドウ枠を固定する
膨大なデータを確認する際に、その数値が何を指しているかわからなくなります。ウィンドウ枠を固定し、項目名を常時表示させることでぐっと見やすくなります。
1:固定したい行・列のすぐ右側(下側)にカーソルを置く
2:表示>ウィンドウ枠の固定を選択
3:ウィンドウ枠固定を選択
22. シートタブに色をつける
一つのファイルに膨大なシートが含まれると、シートを探すのも一苦労です。シートタブに色をつけておくと探しやすくなります。
1:色をつけたいシートタブを選択し右クリック
2:シート見出しの色を選択
3:つけたい色を選択
23. シート名を検索する
シート名横の矢印を右クリックするだけで、膨大なシートから必要なものを一発で見つけ、遷移することができます。
おわりに
簡単なテクニックだけでExcelをマスターした感が味わえます。もちろん今回ご紹介したもの以外にも、文字列や罫線をそろえるといった基本的な操作は抑えておくのがいいでしょう。ドヤ顔でExcelを使いこなしてカッコつけてください。
