ビジネス文書のミスをなくす!ライターが教える校正法

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日本人が書いた日本語の文章なのに、なんで間違うんですかね。誤字脱字や文法間違い、本当に多いですよね。最近、ある事情で痛感しています。ビジネスマンの皆さんも事情は同じだと思います。むしろ僕のような無責任なライターより、正統派社会人のみなさんのほうが悩みは深いでしょう。そこで、いままで見聞きした文書のミス発見方法(校正方法)を披露してみなさんのお役に立ちたいと思います。

書く

ビジネス文書は、「書く」段階でのミスは比較的少ないと思います。たいていの企業では、用途ごとに文書のひな形が用意されています。先輩に保管場所を聞いてコピー&ペースト(コピペ)すれば、はい、とりあえずカタチはできました。ただし、コピペ元に間違いのないよう、注意が必要です。

見直し

重要なのはここから。ビジネス文書で問題となるのは、文法ミスより表記ミスです。とくに、数字・固有名詞です。

1. 紙にプリント

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コピペが終わったら、さっそく印刷してください。プリントアウトもせず校了(修正のないものとして完成とみなすこと)するなんて信じられません。視点を変えることで、はじめて発見できるミスも多くあります。

2. 数字・固有名詞を重点チェック

校正で重視するポイントはライター・編集者でも人それぞれですが、とりわけ「数字」「固有名詞」が重要ということで一致すると思います。理由は単純。ミスが発覚してクレームが来たとき、許してもらえない確率が高いからです。むかし、ある後輩がインタビュー相手の所属会社名を間違ったまま掲載してしまいました。半泣きで謝罪しているのを見て恐怖したものです。

ビジネス文書でも同様。取引先の社名や代表取締役名・商品名に金額・納入個数・日付。いずれも間違えれば致命的です。

日本語の文法ミスも気になるとは思いますが、恥ずかしいというだけのことで会社員生命まではとられません。

3.時間・場所をかえて複数回

校正は複数回がおススメです。しかし、同一の文書を連続で校正する編集者なんて見たことがありません。時間の間隔をあけて、できれば最初と違う場所で校正してください。環境が変わることで前回からの思い込みが消え、ミスを発見しやすくなります。

4. 他人に見てもらう

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文書を他人に見てもらうことはとても有効です。編集の現場でも、2人ひと組で読み合わせをすることがあります。新たな視点から「こんな所を間違っていたのか!」というような指摘をもらうことができます。ポイントは相手選び。無責任な上司やミスの多い同僚は避け、忠実な後輩をつかまえましょう。校正ミスのおそろしさをじっくり説明したあとに取りかかるのがベストです。

おわりに

拝啓、編集長様。僕に、こんなリスキーな記事を振らないでください。「文書ミスのなくしかた」なんて記事に間違いがあったら…と思うと夜も眠れません。ああ、そうか校正しよう。数字・固有名詞中心に。ライターだから文法ミスも一応気をつけるか。うわ、正直めんどくせ。敬具

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執筆者

みんなのスタンバイ編集者。司法試験に3回連続不合格し、旅行業界専門紙に拾われる。東北や千葉の観光担当。不幸そうに見えるらしく、1日に4回も宗教の勧誘を受けるほど。将来の夢は造り酒屋の婿養子になること。