職務経歴書を手書きすることにはメリットとデメリットがあります。そのため両方を知った上で判断することが大切です。書き方と併せて、手書きする際の注意点についても解説します。しっかり確認して採用担当者の目に留まる職務経歴書を作成しましょう。
職務経歴書は手書きでもよい？
職務経歴書をパソコンで作成する人が増えている中、手書きでもよいのか気になっている人もいるのではないでしょうか？まずは、職務経歴書を作成する際の大切なポイントを確認しましょう。
応募企業に合わせるのが基本
職務履歴書の作成は、パソコンでも手書きでも構いません。どちらにするかは、応募企業の社風や求められている人材などから見極めることが大切です。
例えば、古くから続く伝統を重んじている企業に応募する場合は、手書きの方が好印象を与えられる可能性が高いかもしれません。
逆に、個々の能力や合理性を重んじる外資系企業やベンチャー企業などに応募する際は、パソコンで作成した方がよいという意見もあります。WEBデザイナーやエンジニアなどの業種もパソコンが必須であるため、パソコンで作成した方がよいでしょう。
アピール力があることが大切
職務経歴書は、履歴書だけでは足りない部分を補完する目的があります。パソコンか手書きかということよりも、面接につながるようにアピールすることが重要です。
採用担当者が見ているのは、応募企業が求める経験・スキルを持っているかや、求める人材であるかどうかです。応募企業がどのような人材を求めているのか、企業の社風や将来の展望などを把握した上で、アピールすることが大切になります。
また、実績を書く際には具体的な数字を盛り込むなど、説得力のある職務履歴書を作ることで、仕事に対する意欲や熱意をアピールでき、好印象を与えられるでしょう。
職務経歴書を手書きするメリット
職務経歴書を手書きすることには、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？強みを意識して作成することで、よりアピール力を高められます。
目に留まりやすい
近年は手軽に作成できるパソコンを使う人が多いため、手書きの職務経歴書は採用担当者の目に留まりやすくなります。ほかの応募者と差別化ができ、目立てるのが強みです。
「今どき手書きは珍しいな」「どんな人なのだろう」と、興味を持ち書類に目を通してくれることもあるでしょう。
また、字がきれいな人は文字の美しさのアピールにもなります。特に、秘書などのように字を書くことが多い職種の場合は、「きれいな字を書く人だな」と好印象を与えられるかもしれません。
人柄や丁寧さ、熱意が伝わる
パソコンよりも手書きの方が、人柄が伝わりやすいという強みもあります。文字からその人の個性や人柄を想像することは珍しくありません。美しい文字や整った行間などから、『きちんとした人』といった印象を持つ採用担当者もいるでしょう。
また、何度も修正や使いまわしができるパソコンと違い、手書きの職務経歴書を作成するには、1文字ずつ丁寧に書く必要があり、時間も手間もかかります。わざわざ手書きの書類を送ってくることに、『丁寧な対応ができる人』という印象を持つ担当者もいるはずです。特に、パソコンでの作成が一般的ではなかった頃から採用担当をしている人の中には、誠意や熱意を感じてくれる人も少なくないでしょう。
職務経歴書を手書きするデメリット
職務経歴書を手書きすることには、デメリットもあります。ここでは、具体的にどのようなデメリットがあるのかを紹介します。
修正・更新・保存ができない
手書きの職務経歴書は、パソコンのように簡単に誤字脱字の修正ができないのがデメリットです。1000文字前後の文書を、たった1文字間違えただけでも全て書き直す必要があり、かなりの労力がかかります。
パソコンであれば保存をしておいて、応募企業に合わせて簡単に内容を変えたり更新したりできますが、手書きはそれができません。
就職・転職活動では、複数の企業に応募することは珍しくなく、その都度手書きしなければならないのはデメリットといえるでしょう。
パソコンスキル不足と思われることも
近年は、パソコンが必須スキルになっている企業も少なくありません。パソコンを使って職務経歴書を書く人も多いため、手書きだと「パソコンが苦手なのではないか」など、スキル不足だと勘違いされてしまうリスクがあります。
また、応募企業の社風や求める人材に合わせることも大切です。外資系企業やベンチャー企業など、合理性や効率性を重視する企業に対して手書きの職務経歴書を送ってしまうと、「無駄に時間を使っている」と誤解されてしまうこともあるでしょう。
職務経歴書の書き方と手書きする際の注意点
職務経歴書は、どのように書けばよいのでしょうか？書き方とともに、手書きする際に気を付けたい注意点も紹介します。
適切な用紙や形式を選ぶ
一般的に、職務経歴書に使う用紙は『白のA4サイズ』がよいとされています。B5サイズでもNGではありませんが、特にそれでなければいけない理由がない場合は、A4サイズを選ぶようにしましょう。
形式は大きく分けて以下の3種類があり、それぞれ特徴が異なるため、自分に適したタイプを選ぶことが大切です。
①編年体式
一般的なのは、時系列で職歴を記載する『編年体式』で、転職回数が少なかったり社会人経験が浅かったりなど、記載することが少ない人におすすめです。
②逆編年体式
逆に、転職回数が多かったり、アピールしたいポイントが直近の職歴にあったりする人は、現在から過去にさかのぼっていく『逆編年体式』がよいでしょう。
③キャリア式
転職が多いだけでなく、職種もまちまちで一貫性がない場合は『キャリア式』が適しています。時系列にこだわらず、職種・担当業務・プロジェクトなどを中心にまとめられます。
基本的な書き方
職務経歴書には、主に『職務経歴』『資格・免許・スキル』『自己PR』を書きます。ここでは、市販で入手できる一般的な職務経歴書の、基本的な書き方を紹介します。
- 1行目に『入社した年月』と『会社名』を書く
- 2行目に『事業内容』を書く
- 3〜4行目に『資本金』『売上高』『従業員数』を書く
- 5行目からは『担当業務と詳細』を箇条書きにする
- 最後に『退職した年月』を書く
- 『資格・免許・スキル』欄を記入す
- 『自己PR』欄に200～300字程度書く
WordやExelの基本的な操作や資料の作成ができる場合、『資格・免許・スキル』にそのことも記載しましょう。
自分の強みをアピールする『自己PR』を書く際は、200〜300字程度で簡潔にまとめるのがポイントです。単に考えを述べるだけでなく、まず結論を述べ、それを裏付けるエピソードや根拠を書いて入社後の抱負につなげると説得力が増します。
誤字脱字に注意し、読みやすさを考慮する
読みにくい手書きは、読む側にとってストレスになり、マイナスの印象を与えてしまう可能性があります。
たとえ字がきれいでなくとも、丁寧に書くことで読みやすくすることはできます。文字の大きさや行間をそろえることを意識すると、読みやすさにつながるでしょう。
また、職務経歴書を書いたら、誤字脱字がないかしっかり確認することも大切です。黙読するだけでなく、音読することで誤字脱字に気付くこともあるので、試してみましょう。
修正液・テープを使用しない
手書きの職務経歴書は、間違えた箇所を修正液・テープで修正しないことがルールです。1文字でも間違いがある場合は、最初から書き直しましょう。
目立たないように修正しても、気付かれてしまうと印象を悪くしてしまうリスクがあります。書き間違えを防ぐためにも、まず下書きをし、それを見ながら書くようにするのがおすすめです。
なお、簡単に修正ができる消えるボールペンもありますが、職務経歴書は正式な書類であるため使用しない方がよいでしょう。
面接につながる職務経歴書を作ろう
職務経歴書は、手書きすることも可能ですが、応募企業の社風や求める人材などに合わせて決めましょう。また、メリットだけでなくデメリットもあるため、両方をよく考慮した上で決めることも大切です。
手書きする際は、自分に最適な用紙を選び、読みやすさを意識して書きましょう。1文字でも間違えた際は書き直すようにし、決して修正液・テープを使わないようにします。
印象に残る職務経歴書を作成し、面接につながるようにアピールしましょう。
