世間で広く使われている「OL」という用語について、その定義や仕事内容について知らない人は少なくありません。OLの仕事内容や求められるスキル、またOLに向いている人の特徴や、OLの仕事をする上で役立つ資格を紹介します。
OLとは
OLは和製英語である「Office Lady」の略称です。一般的には会社勤めの事務員女性を指すケースが多いですが、働く女性の総称として使われる場合もあります。まずはOLの仕事内容などについて解説します。
OLの仕事内容
OLの仕事内容に明確な定義はありませんが、書類作成や電話対応、データ入力などの一般的な事務仕事がイメージされるケースがほとんどでしょう。
また、男女平等が重視される近年においては、かつてテレビドラマなどで見られた、OLが全社員分のお茶を入れるというような仕事は実際には少ないでしょう。
OLになるには？
OLになるための特別な資格は、基本的にはありません。基礎的なビジネスマナーと対人スキルがあれば、誰にでもチャンスはあるでしょう。
多くの企業にとって事務職は欠かせない職種であるため、求人数も多いのが特徴です。正社員だけでなく契約社員や派遣社員など雇用形態もさまざまなので、OLの仕事に就くこと自体の難易度は、そこまで高くないといえます。
ただ、企業によっては学歴や特定のスキルが求められる場合もあるため、希望の企業の応募要件を事前によく確認しておきましょう。
OLの仕事に求められるスキル
OLの仕事をする上で求められるスキルを紹介します。以下の2つのスキルがあれば、どこの企業においても事務職員として活躍できるでしょう。現時点で自分自身にスキルが足りないと感じる場合は、スキルを習得するための行動が必要です。
パソコンスキル
事務仕事において、基本的なパソコンスキルは必須です。メールの送受信はもちろんのこと、WordやExcelなどの基本的な操作は習得しておいた方がよいでしょう。
また、事務職には正確さやスピーディーさも求められるため、ただパソコンを使えるだけでなく、各機能を使いこなせるレベルが理想的です。
選考の時点でパソコンスキルがない人は、入社後に向けて勉強中であることをアピールすると印象アップにつながります。
ただし、事務職が未経験に加えパソコンのスキルもない場合は、採用されるのは厳しい可能性があります。職種として未経験であれば、資格を取得しておくとプラスに働くでしょう。
コミュニケーションスキル
1人で黙々と作業することが多いイメージの事務職ですが、実際には電話対応で顧客と会話したり、業務の進捗について社内の各担当と話をしたりと、他者と関わる機会も多くあります。
営業職や販売職など顧客と直接やりとりする職業において重要だと思われがちなコミュニケーション能力は、実は事務職においても必要なスキルなのです。
顧客や社内の人間とスムーズに意思の疎通が取れるかどうかで、仕事のやりやすさも変わってくるため、常に相手の立場に立ったコミュニケーションを心掛けましょう。
OLの仕事に向いている人の特徴
OLの仕事には、どんな人が向いているのでしょうか？OLの仕事に向いている人の3つの特徴を紹介します。OLを目指す人は、自身に適性があるかどうかチェックしてみましょう。
コツコツ作業ができる
事務仕事は細かい作業をコツコツと行うことが多いため、黙々と進める作業やルーティンワークが苦じゃないと感じる人に向いています。
OLの仕事は、作業としては派手ではありませんが、データ入力や書類作成、請求書発行など、ミスがあると会社の信用問題に関わるケースもあります。細かい作業ができるだけでなく、業務を正確に遂行する力も必要です。
一方で、毎日違うことをしたい人や、同じ場所に留まるのが苦手な人にはあまり向いていないといえるでしょう。
人をサポートするのが好き
OLの仕事は、自らが前面に出るよりも、縁の下の力持ちとして人を支えることがメインです。そのため、誰かをサポートするのが好きな人や、人の役に立ちたいという人に向いています。
例えば1つ書類を作成するにしても、その書類を受け取った人が見やすくなるための工夫などができると、周囲の全員の仕事が効率よく進みます。
このようにちょっとしたサポートや気遣いができる人は、頼りになる事務職員として、顧客や社内の人からの信頼を獲得できるでしょう。
ワークライフバランスを重視している
会社によって違いはあるものの、一般的に事務職は残業が少なく定時で上がりやすいのが特徴です。また、営業職のように数字やノルマに追われることもないため、自分のペースを大事にしながらゆったりと働きたい人におすすめです。
一方で、残業や成果報酬などが発生しないため、給料の大幅な上昇が見込めないという側面もあります。
そのため、バリバリ稼ぎたい、キャリアを積んでいきたいというタイプの人よりも、プライベートとのバランスを大事にした働き方をしたいという人に向いています。
なお、事務職でも会社によっては残業が多い場合もあるため、事前に企業研究をしておくことも重要です。
OLの仕事に役立つ資格
OLの仕事に役立つ3つの資格を紹介します。OLになるために必ずしも資格は必要ないですが、資格を持っていることでキャリアアップや転職に役立てることができるでしょう。
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）は、マイクロソフトの「Office」シリーズ製品を操作するスキルを証明するための資格です。
WordやExcel、PowerPointなどのOffice製品は、多くの事務仕事の現場で活用されているメジャーなソフトです。さまざまな機能を使いこなせれば、作業や業務の効率化が図れます。
事務職の経験がない場合でも、MOSを所持していれば転職にも有利になるでしょう。また、世界で通用する国際資格であるため、海外で活躍したい人にもおすすめです。
日商簿記検定
日商簿記検定は、会社の会計における実務スキルを証明する資格です。簿記の知識があると数字面から会社の経営を把握できるため、経理を中心に会社にとって重要な業務に携われます。
経理業務をやりたい人や、将来的に経営のコンサルティングを行いたいという人にもおすすめの資格です。
日商簿記検定には初級・3級・2級・1級のレベルがあり、一般的に仕事で使える資格として評価されるのは2級からです。業務や転職に役立てたい場合は、2級以上の取得を目指しましょう。
TOEIC
商社での業務や貿易事務など、海外とのやりとりが発生する仕事を目指す場合は、英語のスキルも必要になります。
TOEICは世界160カ国で実施されている世界基準の英語資格です。求人の募集要項に「TOEIC〇点以上」と記載している会社も多く、英語を必要とする仕事においては重要度の高い資格といえるでしょう。
また、TOEICを取得しておくことで、事務職に限らず営業職や販売職など他業種への転職にも有利になります。
自分にぴったりなOLの仕事を見つけよう
OLといっても、その業務内容や求められるスキルは会社によってさまざまです。どんな会社でどんな業務を行うのかによって、求められるものや適性も異なるでしょう。
ただし、どの会社でもパソコンスキルとコミュニケーション能力は必要といえます。最低限のスキルを習得した上で、自分の目指す企業の業務内容や求める人材像をしっかりとリサーチし、希望の会社で充実したOLライフを始めましょう。
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