営業事務は、業界・業種にかかわらず、多くの企業が必要としているポジションであり、採用ニーズが高い職種として知られています。営業事務として転職する際の自己PRのポイントを解説するので、書くべき内容や書き方のポイントを確認しておきましょう。
営業事務の自己PRに盛り込むべき要素
営業事務として転職する場合において、職務経歴書に記載する自己PRでは、以下の要素を盛り込む必要があります。
ただし、記載できるスペースは限られているので、全てを網羅する必要はありません。何を重点として伝えるのかを決めておき、他の要素は経歴・スキル・資格を記載する部分でアピールするようにしましょう。
営業事務の経験年数や業務実績
まず、営業事務として経験豊富な人は、年数や業務実績を具体的に記載すると効果的です。営業事務は即戦力を求めている企業が多いので、前職で活躍していた人は、そのまま採用される可能性もあります。
具体的にどういった業務を経験し、どのような実績を上げたのかを説明しましょう。たとえ経験年数が短めでも、そこでどういった知識やスキルを習得し、どのような実績を上げたかを細かく記載することで、将来性をアピールできます。
事務対応能力や調整力
営業事務としての対応能力や、調整力も積極的にアピールしましょう。営業事務は対応業務が幅広く、さまざまな事務仕事に加えて、部門間・部署間の社員の調整を任されるケースもあります。
秘書のような役割を果たしている人も多いので、経験した業務を具体的なエピソードや、数字を交えて説明すると説得力が増すでしょう。事務作業に幅広く対応できる点をアピールすると効果的です。
営業担当者のサポート経験
営業担当者にどういったサポートをしてきたのか、クライアントに対してどのように応対したのかなども、具体的に記載しましょう。サポートした営業担当者の人数と、サポートの内容に加えて、1人1人の営業担当者とのコミュニケーションや、情報共有の方法なども説明すると説得力が増します。
作業漏れや、作業抜けを防ぐための工夫や、細かい作業を効率化する方法など、業務の生産性を上げる取り組みについても説明するとよいでしょう。
PCスキルや事務関連資格
職務経歴書には、PCスキルや事務関連の資格を記載する項目があります。応募企業で役立つ（求められている）スキルや、事務関連の資格を有している場合は、自己PRでもしっかりと伝えられると、採用される可能性が高まります。WordやExcel・PowerPointを基本としたPCスキルに加えて、接客スキルのアピールも有効です。
事前に応募先の採用ニーズを調べておき、どういった営業事務を求めているのかを、自分なりに明らかにするとよいでしょう。その上で、自己PRに記載すべきスキルを絞り込みます。自己PRは長くても400文字程度に収める方がよいので、何をアピールすれば効果的かを慎重に検討することが大切です。
営業事務の自己PRでは何が評価される？
営業事務の自己PRで評価されるポイントはさまざまですが、以下のように応募先の採用ニーズにマッチしているか、経歴が一貫しているかなどは、必ず評価されます。これらを意識しつつ、何をアピールすべきか考えてみましょう。
応募先のニーズとの適合性
応募企業の採用ニーズに対して、応募者の経歴やスキル、有している資格などが適合しているかは、必ずチェックされます。企業の採用担当者は、応募者を評価する基準を設けているのが一般的で、その基準を満たすかどうかで、書類選考を通過させるのかを決定します。
また、実務期間や具体的な業務内容・PCスキルなども評価の対象です。特に何を重視しているのかは、企業の採用ニーズにより異なります。企業の公式サイトや、SNSでの発信情報などを確認し、どのような経験・スキルを持つ人材を求めているのかをチェックしておきましょう。
経歴の一貫性もチェックの対象に
総合職の場合、これまでの経歴とは異なる職種に転職を希望する人が多く、企業側もさまざまなバックグラウンドを持つ人材を広く集める傾向にあります。一方、営業事務に代表される事務職では、長年事務作業に従事してきた専門家を求める企業がほとんどです。
したがって、これまでの経歴の一貫性も、評価の対象になると考えておきましょう。書類選考の段階では、応募者から詳しく話を聞けないため、どうしても事務経験の豊富さが評価の対象になりがちです。事務職としての経験が浅い場合は、応募先でどのような活躍ができるのか、より説得力のある説明が求められます。
事務職だけではなく、営業職やマーケティング職など、さまざまな職種を経験してきた人は、なぜその職種を選んで転職したのか、論理的に説明できるようにしておきましょう。
営業事務の自己PRを考える前に準備すること
営業事務の自己PRを考える際には、以下のように事務職を希望する理由を明確にした上で、これまでの経験や実績を整理しておく必要があります。
自己分析や、経験・スキルの棚卸しをせずに、職務経歴書を書き始めてしまう人は少なくありませんが、事前に準備しておくと、スムーズかつ説得力のある自己PRが作成できます。
希望する理由を明確にする
なぜ応募先でも営業事務を続けていきたいのか、将来のキャリアプランも含めて、希望する理由を自分なりに明確にしておきましょう。事務職として経験豊富な人材は、それだけで営業事務の転職においても高く評価される傾向にありますが、それに加えて仕事に対する姿勢や考え方も評価の対象になり得ます。
裏方として営業担当者を支える仕事に魅力を感じている点や、他者のサポートに喜びを感じるなど、自分なりに営業事務に対するやりがいを記載しましょう。
今までの経験・実績を整理する
これまでの営業事務としての経験や実績を整理し、アピールすべきポイントを絞り込んでおく必要があります。特に事務職としての経験が豊富な人は、さまざまな業務をこなしているため、職務経歴書に書ききれないことも出てくるでしょう。
自己PR欄を含め、職務経歴書に記載できる文字数は限られているので、これまでの経験と実績の棚卸しをしておき、応募先のニーズを調べた上で記載すべき内容を検討することが大切です。
また、完成した自己PRは、自分で読み直すだけではなく、周りに確認してもらうと、改善すべき点や修正点が明らかになります。何度か書き直した上で、納得できるものを提出しましょう。
効果的に営業事務の自己PRするポイント
営業事務の自己PRを考える際には、以下のポイントも意識しましょう。事実を間違いなく記載するのはもちろん、文字の大きさやレイアウトにも配慮が必要です。
経験・実績・スキルは正確に記載する
自己PRに限らず、職務経歴書に記載する営業事務としての経験や、実績・スキルなどは、正確かつ具体的に記載するようにしましょう。採用担当者が評価できるようにするため、数字や客観的な指標などを用いて、分かりやすく作成する必要があります。
例えば、業務に関する記載は「電話での顧客対応」「見積書の作成」「備品の管理」など、具体的にイメージしやすい形でまとめます。
実績に関しても、営業担当者をサポートしたことにより、売上が約10％向上したなど、できるだけ数字で表現するようにしましょう。当然、記載ミスや誤字・脱字が発生しないように、作成後に見直しをする必要があります。
読みやすい大きさやレイアウトを意識する
内容はもちろん、職務経歴書の読みやすさも重要です。読みやすい大きさの文字で適宜改行を加えるなど、採用担当者がスムーズに内容を把握できるように配慮しましょう。職務経歴書は、手書きでも問題ないとされていますが、PCで作成し、文字の大きさは10.5～12ptにするのが一般的です。
また、全体のレイアウトにも工夫が求められます。職務経歴書のフォーマットを利用する場合は、既存のレイアウトを利用すれば問題はないでしょう。
ただし、各項目の記載欄に文字を詰め込みすぎると、読みづらくなるので、ある程度の空白を残すことも大切です。行間の広さも読みやすさを意識しましょう。
具体的なエピソードを交える
営業事務としての経験や実績を記載する際には、数字に加えて具体的なエピソードを交えると説得力を持たせられます。簡単なエピソードを交えつつ、応募先で生かせる強みをアピールすると効果的です。
ただし、文字数は限られるので、冗長な表現にならないように注意しましょう。要点を絞り込み、読みやすい構成で記載することが重要です。
営業事務の自己PRの例文
営業事務の自己PRの例文は、あくまでも一例です。内容を参考にしつつ、まずは自分なりに自己PRを作成してみましょう。
営業事務の経験者の場合
＜参考例文＞
これまで3年間、営業事務として見積書・請求書の作成と管理、受発注の対応、クライアントからの電話対応業務を担当してきました。
営業担当者をサポートする役割として、常にコミュニケーションと情報共有を欠かさず、外回りの営業担当者がスムーズに営業資料を確認できるように、クラウド型の営業管理システムの導入を提案し、導入後の運用サポートも担当していました。
従来の営業事務のやり方でよい部分は取り入れつつも、非効率な作業や業務フローをシステムの力で改善したことで、営業部門の売上を前年から約20%向上させた経験があります。転職後も貴社の営業事務として、システムを生かした効率的な業務フローの提案や、営業担当者が仕事をしやすい環境の構築に尽力したいと考えております。
営業事務の未経験者の場合
＜参考例文＞
前職では、家電メーカーの総務部門に所属しており、電話対応と来客対応に加えて、社内文書の作成・管理を主な業務としてきました。
製品資料やイベント関連資料の作成がメインでしたが、営業担当者が利用するプレゼン用資料の作成も担当した経験があります。クライアントに説明しやすいように、掲載する情報の取捨選択や構成を工夫してきたので、営業事務としての業務も問題なくこなせると自負しております。
実際、作成したプレゼン資料を用いた営業では、受注率が約10％ほど向上したと報告を受けており、担当者から感謝の言葉をもらいました。営業事務として転職後も、これまでの事務経験を生かして、営業担当者とコミュニケーションを取りながら、適切なタイミングでフォローしたいと考えております。よろしくお願いいたします。
まとめ：営業事務の採用担当者を引きつける自己PRを考えよう
営業事務の職務経歴書における自己PRでは、これまでの実績や経験について、具体的にエピソードを交えつつ記載すると効果的です。
さらに事務対応能力や、営業サポートの経験など、自らの強みを中心にアピールすると採用につながりやすくなります。例文を参考にしつつ、自分なりに自己PRを作成してみましょう。
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