総務の志望動機には何を書く？ポイントや注意点、例文を紹介 - スタンバイplus(プラス)

総務の求人に応募するには、採用担当者の目に留まる志望動機を書くことが大切です。志望動機を書く際のポイントや、注意点を解説します。業務内容別の書き方のコツのほか、経験者・未経験者別の例文も紹介するので参考にしましょう。

総務の志望動機に必要な内容

総務への転職を考えるのであれば、志望動機に書くべき内容を知っておくことが大切です。総務の志望動機に書くべき内容を、3つ挙げて解説します。

なぜその会社を選んだのか

まずは、その企業を選んだ理由を伝えましょう。総務職は、比較的求人数の多い職種です。面接官は、さまざまな企業がある中で、なぜ自社を選んだのか知りたいと思っています。

総務は多くの企業に共通する部署なので、理由も汎用的になりやすいのがネックです。しかし実際は、企業によって求められるスキルや人材は異なります。

例えば、幅広い業務を担当できるマルチなスキルが重宝される企業もあれば、仕事内容が細分化されており、各部門とうまく連携を取れる人材を求めている企業もあります。

応募する企業がどのような人材を求めているか、事前によく把握しておくことが大切です。

入社後の意気込み

入社後、どのような仕事をして会社に貢献したいかという意気込みも伝えましょう。企業側は、多くの応募者の中から自社に貢献してくれる人材を探しています。意気込みを伝える際には、具体的な目標を示すのがポイントです。

総務の経験や生かせるスキル・資格があれば、積極的にアピールするのも有効といえます。異職種からの転職の場合も、総務に生かせるスキルはあるはずです。

「人とコミュニケーションを取るのが得意」「書類作成などのパソコンスキルは身に付いている」など、少しでもアピールできるものがないか考えてみましょう。これから取得予定の資格があれば、向上心のアピールにもつながります。

未経験者は総務を選んだ理由も

総務未経験者の場合は、総務を選んだ理由も伝えましょう。その際、注意したいのは「事務職に就きたいから」という理由は避けることです。事務職といっても、総務事務・営業事務・受付事務・一般事務など、職種によって業務内容は異なります。

ほかの事務職ではなく、総務を選んだ理由を明確に示すことが必要です。理由を伝えるにあたり、「総務ならできそう」といった消極的な内容はおすすめできません。

総務として幅広いスキルを身に付けたいなど、前向きな姿勢を示すことが重要です。選んだ理由を述べるためにも、総務の仕事内容についてしっかり把握しておきましょう。

総務の求人で評価されるポイントは？

総務の面接では、どのような点を見られているのでしょうか？評価されるポイントを3つ紹介するので、当てはまる人は志望動機に盛り込んでアピールしましょう。

実務経験

総務の実務経験があると、有利になる可能性があります。ただ、総務の業務は幅広いため、どのような仕事を担当していたかがポイントです。

「前職でも総務部門に所属していた」というのではなく、「社内の備品管理や受付業務を担当していた」などのように、具体的な仕事内容を伝えましょう。

仕事内容が分かれば、企業側は自社が求める人材と照らし合わせて、どのように貢献してくれるかがイメージしやすくなるからです。総務の場合、前職の企業の規模や業種より、本人が担当していた業務に着目されると思ってよいでしょう。

コミュニケーション能力

総務にはコミュニケーション能力も求められます。総務の仕事は事務作業がメインになりがちですが、淡々と処理していけばよいわけではありません。

基本的に社内全体をサポートする役割なので、部署内だけでなく、他部門の社員とも頻繁にやりとりが発生します。社内報などを担当する場合、情報を分かりやすく伝えなければなりません。

また、社内の人間とのやりとりのほかに、取引先からの電話応対・来客対応などもあります。円滑に業務を進めるために、コミュニケーション能力は不可欠です。

パソコンなどの事務処理スキル

総務にとって、パソコンを使った事務作業のスキルは必須です。総務は、事務処理を中心にさまざまな業務を担当します。

そのため、Word・ExcelなどのOfficeソフトの操作やメールの作成・送信、ファイリングや電話対応などは一通りこなせることが基本です。

総務が未経験の人も、これらの事務処理スキルが身に付いていることは、前提とされると思っておいた方がよいでしょう。「簡単なマクロなら組める」「Microsoftの認定資格などを取得している」という人は、積極的にアピールするのがおすすめです。

業務内容別の志望動機の書き方

総務は社内全体をサポートする仕事なので、企業によって担当する業務が異なります。

例えば、人事や経理などの専門部署を持たない企業では、総務がこれらの業務を兼務するケースも少なくありません。そのような企業への志望動機の書き方も、押さえておきましょう。

人事・労務業務も含む総務の場合

人事・労務業務も含まれる場合は、採用や社員教育などを担当する可能性もあります。人事に関わる総務にとって、対話力・コミュニケーション能力は必須のスキルです。

採用業務を担当すると、就活生・転職希望者・求人サイトなどのメディアの担当者とも、やりとりしなければなりません。また、入社や退職の手続き・社会保険事務などの実務経験も役立つので、志望動機に盛り込んで積極的にアピールしましょう。

人事・労務業務に求められる以下のような能力・スキルを知っておくと、志望動機作成の際に役立ちます。

採用・研修業務のためのコミュニケーション能力
労務管理・人事戦略に関する専門知識
社員教育や研修のためのプレゼン力
人事戦略のための経営感覚
人事戦略や研修などの企画・立案力

経理業務も含む総務の場合

経理的な業務も含まれる場合は、数字の扱いに抵抗感がないことを伝えましょう。経理業務は、経費精算・備品の購入など、日常的なお金の動きを管理する仕事です。

財務・会計業務とは仕事の内容が異なるとはいえ、簿記・会計学などの専門的な知識が求められます。簿記・経理の資格を取得している人は、志望動機に記載してアピールするのが効果的です。

売掛金の回収や給与計算などが含まれる場合もあるため、営業事務や人事・労務関連の業務経験がある人は、アピールポイントとして盛り込むとよいでしょう。

総務の志望動機の例文

総務の志望動機の書き方は、経験者と未経験者で異なります。それぞれのケースの例文を紹介するので、志望動機作成の参考にしましょう。

総務経験者の志望動機

総務経験者は、前職での実務経験を具体的に伝えつつ、今後の展望についても書いておくとよいでしょう。

私は前職で5年間総務部門に所属し、社内イベントの企画・実施や福利厚生の改善など、幅広い業務を担当してまいりました。

求人情報を拝見した際に、貴社の総務職は人事や経理にも関わる幅広い業務範囲を担当していると知り、非常に興味を持ちました。これまでの経験を生かし、貴社の総務業務のサポートや、組織の円滑な運営に貢献したいと考えています。

今後は、人事や経理に関する知識を積極的に学び、幅広い業務に柔軟に対応できる能力を身に付けていく所存です。将来的には、部署内のマネジメントや人材教育、チームのパフォーマンス向上にも携わりたいと考えています。

総務未経験者の志望動機

未経験者の場合も、総務の仕事に生かせるスキルがあれば、積極的にアピールすることがポイントです。仕事に意欲的に取り組む姿勢なども、しっかり伝えましょう。

私は現職で、カスタマーサービスとして5年間働いてまいりました。日々の業務の中で、お客様との円滑なコミュニケーションや、問題解決のスキルを磨いてきたと自負しております。

今後は、新たな挑戦として未経験の職種にチャレンジしたいと思い、応募いたしました。総務の経験はありませんが、これまでの経験を通じて培ったコミュニケーションスキル・問題解決力は、総務にも生かせると考えています。

貴社の総務職は、人事や経理など業務範囲が多岐にわたっており、さまざまな知識を身に付けられる点にも魅力を感じました。総務として入社できた際は、1日も早く戦力となれるよう、目標を決めて仕事に取り組む所存です。