超わかりやすい議事録作成のコツ3つ

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たいていの会社で誰もやりたがらないのが、議事記録係です。結果、新人や下っ端の通過儀礼的ポジションになっているのではないでしょうか。いまのあなただって、無理やり押しつけられて、しかたなくググったすえに記事を発見しましたよね。わかります。でも、そろそろ前向きに。

議事録作成はみんな苦手です。わかりやすくまとめることができれば、デキるヒトとして周囲に一目おかれる存在になれるのです。ちょっとしたコツを知っておくだけで、会議の内容を驚くほど要領よくまとめることが可能です。

1.会議の目的を意識する

会議 ミーティング

議事録を作成するときは、議題(会議の目的)をつねに意識しておくことが重要です。
記録すべき事項が明確になり、流れに沿ったまとめが可能になります。

2.手順を意識する

順序どおりにまとめていくことで、頭を悩ますことなくテンポ良く記録できます。

タイトルは、議題をそのまま記入するのがおすすめです。ヘタに凝ったタイトルをつけてしまうと、のちにタイトルと内容のギャップに悩むことになります。
日時・場所・参加者の情報も忘れずにしてください。

次に議案(会議で検討する具体的な提案)を記載します。複数の議案がある場合は番号を振って目次化しておきましょう。目次化した議案番号のあとには、提案の内容や採否を書き込みます。
採用が決定した議案については担当者名や必要な備品・資材などを明示し、対応期限も明確にしておきます。

3.逐一書きとめない

メモを取る人

議事録作りが苦手な人ほど、議論(会議中の発言)を逐一書きとめようとしがちです。しかし重要なのは、決定事項とその理由です。
議案の採否に直接かかわるものをのぞいて、誰がどんな発言をしたのか細かく記す必要などありません。

おわりに

繰り返しになりますが、くわしく記録しようとする必要はありません。読み返すことを考えれば、簡潔にまとめるべきです。情報をそぎ落とすことが、わかりやすさのコツなのです。

さあ、議事録作成をきっかけに、デキるヒトとして自分を売り込みましょう。

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執筆者

みんなのスタンバイ編集者。司法試験に3回連続不合格し、旅行業界専門紙に拾われる。東北や千葉の観光担当。不幸そうに見えるらしく、1日に4回も宗教の勧誘を受けるほど。将来の夢は造り酒屋の婿養子になること。