事務やオフィスワークの仕事を探していると、応募条件に「パソコン基本操作」と書かれていることがあります。基本操作とは、何を意味しているのでしょうか？一般的な操作内容や、Word・Excel・PowerPointについても解説します。
求人の応募条件にある「パソコン基本操作」とは
「パソコン基本操作」は、求人情報でよく見られる応募条件です。職種や仕事内容によって少しずつ異なりますが、主な操作内容を紹介します。
パソコンを立ち上げインターネットが使える
パソコンを使う作業で必須となるのは、「電源のオン・オフ」「キーボード入力」「マウス操作」「インターネット検索」です。
安全な立ち上げ方（オン）と終了方法（オフ）は、パソコンを使う仕事であれば職種を問わず覚えておきましょう。
キーボードで文字の入力ができ、マウス操作に戸惑わない程度のスキルも求められます。業務内容によって必要なレベルは異なりますが、速度を重視する仕事もあるでしょう。
インターネット検索は、全ての業務で使うとは限りません。しかし、検索方法程度は理解しておく方がよいでしょう。
メールの送受信ができる
メールの送受信も、パソコンの基本操作に含まれます。メールでの連絡が必要となる業務は多く、「パソコン基本操作」と条件に書かれていなくても使用するケースはあり得ます。
キーボードの入力やメールソフトの使い方以外に、ビジネスメールの基礎知識とマナーも把握しておきましょう。
宛先を設定するときは、いくつかの入力欄があります。ビジネスでは、CCやBCCの意味を理解しているかどうかも重要視されるでしょう。
CCやBCCは複数人にメールを送信するときに使う宛先設定です。CCは送信した全員のメールアドレスが受信者側に表示されます。BCCを使うと全員のメールアドレスは受信者側に表示されません。
Word・Excel・PowerPointが使える
事務作業のためにパソコンの基本操作が必要になる場合、Word・Excel・PowerPointが使えるかどうかも重要になります。
求人情報には「Wordの基本操作が可能な人」「Excelが使える人」のように、業務に必要なソフトが指定されていることがほとんどです。
仕事やプライベートでMicrosoft Officeソフトの使用経験があれば、その内容を詳しく書きましょう。
ソフトごとに見るパソコンの基本操作について
仕事でMicrosoft Officeソフトを使う場合、基本操作に含まれるのはどのような操作なのでしょうか？会社や業務内容によっても求められているレベルは異なりますが、一般的な「基本」の操作を紹介します。
Word
Wordの基本操作は「シンプルな書類作成ができる程度のレベル」の内容が想定されます。ソフトの立ち上げや文字入力、ファイルの保存・印刷方法は基本操作に含まれるでしょう。
書類作成には、フォントの変更や装飾も必要です。大きさや種類の変更など、簡単な装飾程度は覚えておきましょう。
中級・上級では「求められた内容に応じて適切な形式の書類が作成できるレベル」が想定されます。グラフや表の作成、レイアウトの変更、画像の挿入などが該当するでしょう。
中級以上では、業務説明を理解するためにもWordの機能をある程度把握しておく必要があります。
Excel
Excelの基本操作は、「簡単な計算や処理ができる程度のレベル」の内容が想定されます。ソフトの立ち上げ、数字・データの入力と集計、ファイルの保存・印刷が基本です。
処理をする際に、セルの書式設定や行の追加・削除などの基本操作も行います。集計には四則演算や、SUM関数を含む簡単な関数も使われるでしょう。
中級以上になると要求に合わせた表・グラフ作成や、関数を組み合わせて使う作業も必要です。事務作業でExcelを使う場合、「データから表・グラフを作成し、資料化できる程度の能力」を基本としている可能性もあります。
PowerPoint
PowerPointでは、テキストや画像を使ってスライドを作成します。「スライドを作成できる程度のレベル」のスキルが求められるでしょう。
ソフトの立ち上げやスライドへのテキスト・図形入力、ファイルの保存・印刷は、PowerPointを使う上で基本的な操作です。
中級以上になるとアニメーションの設定やリンク挿入、グラフの挿入など、より高度なスキルが求められます。デザイン性や、見やすいスライドが作成できるかどうかも問われるでしょう。
基本操作の定義はあいまい
「パソコン基本操作」という言葉に、明確な定義はありません。求人情報の内容によって、多少は変わるものと考えておきましょう。求人情報の見方や、別途記載される必須スキルも紹介します。
業務内容によって求められるレベルは異なる
「パソコン基本操作」のレベルは、業務内容や企業の方針によって変わってきます。
例えば事務所にパソコンが置いてあり、メールと添付ファイルの閲覧・印刷が必要になるような職場であれば、閲覧・印刷・メールの返信程度のレベルです。
WordやExcelを使って書類作成をする事務作業であれば、タイピングスキルやMicrosoft Officeソフトの基礎知識も求められるでしょう。
同じ事務でも、「ほとんどが軽作業でたまに簡単な書類を作成する仕事」と、「会議で使う本格的な資料を作成する仕事」では、難易度が変わってきます。
基本操作の範囲が知りたい場合は求人情報の業務内容を確認し、詳しい業務内容が分からない場合は企業に問い合わせると確実です。
必須スキルは別途記載されることが多い
もし、求人情報に「パソコンの基本操作ができる人」「パソコンが使える人」とだけ書いてある場合、高いレベルを要求されるケースはほとんどありません。
一定の速度での文字入力と、電源操作や印刷・メール送受信程度ができれば問題はないでしょう。
特定のソフトの使用経験やスキルが必要であれば、ほとんどの場合、別途書かれています。「Word・Excelの基本操作ができる人」「Word・Excel・PowerPointで資料作成経験がある人」など具体的な内容が多いため、業務内容と併せてチェックしましょう。
パソコンスキルを証明できる資格は？
「パソコンの基本操作ができる」といっても、相手が求めているレベルとズレてしまう可能性があります。しかし、資格を持っていれば、客観的にスキルを証明できるでしょう。主な資格を紹介します。
ITパスポート
ITパスポートは、企業経営・マネジメント・コンピュータシステムなど、幅広い範囲にわたってITの基礎を学べる試験です。出題範囲は、ストラテジ系・マネジメント系・テクノロジ系に分かれています。特別な受験資格はなく、誰でも受験が可能です。
パソコンの基本操作や実践的な使い方を身に付けた上で、IT知識を証明したい場合に適しています。
業務でメールやインターネットを扱う際には、ウイルス感染や情報漏えいのリスクを正しく理解していなければなりません。ITパスポートはコンプライアンス意識の向上にも役立ち、セキュリティの知識も身に付きます。
日商PC検定
日商PC検定は、文書作成・データ活用・プレゼン資料作成と試験が3種類に分かれています。どの試験も、特別な受験資格はありません。それぞれ1～3級とベーシックがあり、基本操作を身に付けたいときはベーシックからの受験を検討しましょう。
パソコンの基本操作に加えて、Word・Excel・PowerPointの使用経験やスキルが求められる場合は、資格取得によって客観的なレベルを証明できるでしょう。
転職を機にパソコンスキルを上げてみよう
パソコンを使う仕事では、基本操作ができる人を応募条件としている企業もあります。求人情報に書かれている場合は、業務内容を確認し必要なスキルや求められている人材を探りましょう。
スタンバイでも、パソコンを使う仕事を探せます。難しいスキルを求められているケースはほとんどないため、ある程度のパソコン経験があれば応募が可能です。
自身のスキルに不安があるときは、事前にパソコンスキルを証明できる資格の取得やパソコン教室で基礎の習得を検討してもよいでしょう。
