事務職の職務経歴書の書き方は？ポイントと具体例を詳しく紹介 - スタンバイplus(プラス)

「事務職としての職務経歴書には、何をどのように書けばいいの？」と、悩んでいませんか？職務経歴書は、経験した業務内容・実績を詳しく書くのが基本です。事務職の職務経歴書を書く際のポイントや、各項目の書き方について、例文を挙げながら解説します。

事務職の職務経歴書を書くときのポイント

職務経歴書には、自分が経験した職種や具体的な業務内容に加え、実績・資格・スキルなどを書くのが一般的です。

面接官に自分の経験・スキルをアピールするためにも、ポイントを押さえて記入しましょう。事務職の職務経歴書の書き方の基本を解説していきます。

企業ごとに具体的な内容を書く

職務経歴書には担当した業務内容を、勤務した企業ごとに詳しく書くのが基本です。事務職の場合、基本的には社内での業務が主になりますが、一般事務と営業事務では仕事の内容も異なってくるでしょう。

電話応対・書類作成・データ入力など一般的な事務作業のほか、労務管理・給与計算・見積作成・受発注業務のように、配属された部署特有の業務を具体的に書くのがポイントです。

業務内容に加えて、企業の規模・所属していた部署の人数なども記入しておくと、面接官がイメージしやすくなるでしょう。

エピソードを交えて実績をアピール

事務職の場合、営業職でいう売上金額・顧客獲得数のように、数値で残せる実績がないと思う人もいるかもしれません。しかし、1日に対応した書類の件数や電話応対数のように、数字で表せるものもあります。

おおよその数でもよいので数値化しておくと、面接官が応募者の作業スピード・能力を把握する目安となります。

また、数値で示せる実績に加えて、「業務改善を行った」「柔軟な対応力に自信がある」といった、具体的なエピソードを交えてアピールすることもポイントです。

未経験から事務職の場合は活用できる資格を

未経験から事務職に転職したい場合は、前職での実績とともに、事務職と共通するスキル・活用できる資格を書いてアピールするとよいでしょう。

例えば、営業職や販売職でも、PCの操作や電話応対などは業務の一部として経験しているのではないでしょうか？

Word・Excelへの入力や顧客対応のような基本的なスキルだけでなく、関数を使えたりPowerPointを使って資料を作成できたりといった、具体的なスキルがあればアピールポイントになります。

事務職の職務経歴書の書き方と例文

職種によって業務内容は違うため、職務経歴書に書く内容もそれぞれに異なります。事務職の職務経歴書の書き方を、例文とともに見ていきましょう。

「職務要約」には経歴全般をまとめる

「職務要約」には、これまでの自分の経歴全般を分かりやすくまとめて書きます。勤務した会社の数に合わせて書き方を工夫し、3～4行以内で書くのがポイントです。

【例文】

大学を卒業後、食品メーカーの営業部に配属され、営業事務として営業のサポートをしてきました。顧客からの問い合わせ対応・受注業務・見積書や請求書および納品書作成・営業職のサポートなど、幅広い業務を担当しました。

「職務経歴」には期間と業務内容を詳しく

「職務経歴」の欄には、その企業に勤務した期間と業務内容を詳しく記入します。転職で複数の会社の勤務歴がある場合は、新しい順に書きましょう。

同じ会社内で異なる職歴があるときは、古い順から書いていきます。実績を数値で表せるものは、具体的な数字を入れましょう。

【例文】

20××年〇月～20××年〇月

〇〇株式会社　営業部　営業事務
事業内容：食品卸・販売／資本金：〇〇億円／売上高：〇〇億円／従業員数：〇〇名

期間
20××年〇月～20××年〇月

担当業務
〇〇株式会社　営業部（営業部員〇〇名　営業事務〇名）

〈業務内容〉

・顧客からの問い合わせ対応（電話・メール・FAX）（平均〇件／日）
・見積書作成（平均〇〇件／週）
・受注入力（平均〇件／日）
・納品書・請求書作成（平均〇件／月）
・営業資料作成
・受注後の納期管理・調整
・売上報告作成
・顧客データ管理

「経験・知識・スキル・資格」も忘れずに

保有している資格・知識・PCスキルなども、忘れずに書いてアピールしましょう。PCスキルを書く際は、使えるソフトの名称と、そのソフトを使ってできることを具体的に記入します。

【例文】

〈特技・生かせる経験〉

・Word：文字入力・画像挿入（お礼状や添え状などの作成に使用）
・Excel：表やグラフの作成・集計・関数計算・マクロ作成（売上管理や日次・月次処理などに使用）
・PowerPoint：入力・編集（プレゼン用のスライド資料作成）
・Adobe Acrobat：PDFデータの編集（顧客への配布資料作成に使用）

〈資格〉

・MOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）
・実用英語技能検定〇級
・日本商工会議所簿記検定試験〇級

「自己PR」で自分をアピール

自己PR欄には、仕事への意欲・強みなどを書いてアピールしましょう。5行以内を目安に、簡潔に書くことが大切です。

【例文】

「前職では営業部の一員として営業職をサポートしながら、顧客対応や受注業務全般を担当しました。

部署内の潤滑剤として、スムーズにチームが回るようコミュニケーションを意識し、また繁忙期には特にお客様への対応ミスがないよう、細部にも注意を払いながら確実に業務をこなすことを心掛けてきました。

お客様から感謝の言葉をいただくこともあり、営業事務の仕事へのやりがいを感じています。」