応募した企業から内定をもらうのは、うれしいものです。しかしあまり気が進まなかったり、もっと行きたい企業に採用されたりした場合は、辞退の連絡を入れなくてはならず、気が重くなるかもしれません。いつまでにどうやって連絡すればよいのか分からずに、時間ばかりが過ぎてしまう人もいるでしょう。
内定辞退は珍しいことではなく、マナーを守ればトラブルに発展する心配はほとんどありません。気まずいからと連絡を引き延ばすようなことはしない方が、お互いのためです。内定辞退を伝える期限や伝え方のルール、例文を紹介します。
この記事のポイント
- 内定辞退はいつまで？
- 内定辞退を決めたら、できる限り早く連絡するのがマナーです。承諾への返事を待ってほしいときはもちろん、内定承諾後に辞退したくなったときも、早めに連絡しましょう。
- ・内定辞退の連絡方法
- 辞退の連絡は、採用担当者に直接電話やメールで伝えます。紹介する例文を参考に、失礼のないように伝えましょう。
- ・内定辞退の注意点
- 内定者に辞退されると、企業は代わりの人材を探さなくてはなりません。迷惑をかけているとの自覚を持ち、誠実な対応が求められます。
内定辞退はいつまでにすればよい？
内定辞退をいつまでに連絡すればよいのかは、内定通知を受け取ったときと、内定承諾後で考え方が異なります。それぞれ具体的に見ていきましょう。
内定後1週間以内に伝えるのが理想
内定通知に対して、承諾か辞退かを答えるときは、通知を受け取ってから2～3日以内、遅くても1週間以内に返答するのが理想です。返答の期限を企業側が指定している場合は、その期限内に連絡すれば問題ありません。
いずれにしても、内定通知への返答は早いほどよいとされています。内定者から返答が来るまでの間、企業は採用活動を停止している可能性があります。
辞退された場合、ほかの応募者に内定を出すことになりますが、連絡が遅れるほど、その応募者が別の企業から内定をもらっている可能性が高くなるでしょう。ほかに応募者がいないときは、最初から採用活動をやり直す羽目になります。
内定辞退は企業にも、ほかの応募者にも影響があるため、早く伝えるに越したことはないのです。
返答を保留する場合
「第一志望の企業の選考結果を待ってから決めたい」「複数の企業から内定をもらったので、検討に時間を要する」などの理由で、内定通知への返答を待ってほしいときもあるでしょう。
この場合は、返答期限内に1度連絡を入れ、保留したい旨を伝えます。ただし保留できる期間も、最長で1週間程度です。それ以上引き延ばすと、働く意思がないと見なされ、企業側から内定を取り消される恐れもあります。
また保留を願い出るときは、「3日以内に」「〇〇日までに」のように、自ら期限を指定して、必ず守るようにしましょう。「こちらの都合で待ってもらっている」事実を、忘れてはなりません。
法的には入社日の2週間前まで辞退可能
内定承諾後に、気が変わったりやむを得ない事情ができたりして辞退する場合、企業から訴えられるのではないかと心配になる人もいるでしょう。しかし法的には、入社日の2週間前までに伝えれば問題ないとされています。
民法627条1項には「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」とあります。
内定承諾は、雇用契約の合意に該当するので、辞退連絡から2週間たてば契約が解除されるとの解釈です。
ただし内定承諾後の辞退は、承諾前の辞退よりも大きな負担を企業にかけることになります。法的に問題ないからといって、連絡が遅くなってもよいわけではありません。辞退を決めたら、できるだけ早く連絡しましょう。
内定辞退の連絡方法
内定辞退は、誰にどうやって伝えればよいのでしょうか？基本的な連絡手段と、スムーズな伝え方を見ていきましょう。
辞退の意向は電話で伝える
内定辞退は電話で、採用担当者に直接伝えるのが基本です。メールで内定通知を受け取ったとしても、辞退の連絡は電話でするようにしましょう。単に返信するだけでは、大量のメールに埋もれてしまい、気付いてもらえない恐れもあります。
電話は始業直後や終業直前・昼休みは避け、業務が落ち着いていると予想される時間帯にかけるのがマナーです。
また駅や幹線道路沿いなどの騒がしい場所や、地下街のような電波の届きにくい場所から電話をかけると、音声が聞き取れず会話が成立しない可能性があります。内定辞退のような大切な連絡をそのような場所からするのも失礼なので、かける場所にも注意しましょう。
電話が難しいときはメールで連絡
担当者が忙しく、電話連絡がつかないときは、一旦メールを送るとよいでしょう。電話した旨をメールの冒頭に記載しておくと、相手も事情を理解してくれます。
電話に出た人に「〇〇様宛にメールを送りますのでお伝えください」とお願いすると、より確実です。メール送信後、1〜2日経っても返信がない場合は、改めて電話連絡をします。
企業によっては、応募者との連絡手段をメールに限っていることもあります。その場合は内定通知メールに返信する形で連絡しても問題ありません。
エージェント経由で内定をもらった場合
就職・転職エージェントを利用して内定をもらった場合は、エージェントの担当者に辞退の意向を伝えます。連絡の期限は、直接企業に連絡するときと同じです。
連絡方法はエージェントとのやりとり方法に従えば、電話でもメールでも構いません。ただし活動をサポートしてくれたことへの感謝と、辞退することへのお詫びの気持ちは忘れずに伝えましょう。
辞退後も引き続きエージェントを利用したいなら、辞退理由もしっかりと説明するべきです。理由が分かれば、担当者はより利用者にマッチする求人を探しやすくなります。
内定辞退を伝える際の例文
内定辞退を伝える際の、電話とメールの例文をそれぞれ紹介します。会話のシミュレーションや、メール作成に役立てましょう。
電話で伝える場合
電話での伝え方としては、以下のような例が挙げられます。緊張して上手く話せない可能性があるため、手元にメモを用意してもよいでしょう。
「応募者：お世話になっております。この度、御社の内定通知をいただきました○○と申します。採用担当の○○様はいらっしゃいますか。
採用担当者：（電話を替わって）はい。○○です。
応募者：お世話になっております。この度、内定通知をいただきました○○と申します。内定に関してご連絡申し上げたのですが、お時間をいただいて問題ないでしょうか？
採用担当者：大丈夫です。
応募者：この度は内定をいただきまして、誠にありがとうございます。とても光栄でうれしく思っております。ただ、大変申し上げにくいのですが、熟慮の結果内定を辞退いたしたく存じます。ご期待に添えず申し訳ございません。
採用担当者：そうですか、とても残念です。それでは今後の活躍を祈っています。
応募者：ありがとうございます。選考のお時間を割いていただいたのに、申し訳ございませんでした。お電話での取り急ぎの連絡で恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。」
なお担当者が不在の場合、電話に出た相手から「折り返しますか？」と聞かれることもあります。このときは担当者の戻り時間のみ確認して、再度連絡すると伝えましょう。
メールで伝える場合
メールでの連絡は、電話と違って気持ちにゆとりがあります。誤字脱字に注意し、お礼とお詫び、辞退理由など必要な情報を漏れなく記載しましょう。
「株式会社○○人事部 採用担当○○様
お世話になっております。
先日内定の通知をいただきました○○と申します。本日、お電話を差し上げたのですが、ご不在でしたので、メールにて失礼いたします。
この度は多くの候補者の中から内定をいただきまして、誠にありがとうございます。とても光栄です。
その上で大変恐縮なのですが、諸事情により内定を辞退いたしたく、ご連絡申し上げました。
書類選考から面接まで、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、期待を裏切る結果となってしまい、大変申し訳ございません。本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡になってしまったこと、重ねてお詫びいたします。
末筆ながら、貴社のよりいっそうのご発展を、心よりお祈り申し上げます。
○○（署名）」
件名は「内定辞退のご連絡（自分の名前）」「内定のお礼と辞退につきまして/自分の名前」のようにします。日々多くのメールを受け取る採用担当者も、一目で内定辞退の連絡と分かり、読んでくれる確率が高くなるでしょう。
内定辞退の注意点
内定辞退では、企業の負担を増やしたり、採用担当者を不快にさせたりしないような配慮が必要です。辞退の連絡について、特に注意すべきポイントを紹介します。
先延ばしにしない
内定辞退に後ろめたさを感じるのはよくあることです。相手の反応が怖くて、「今日はやめておこう」「週明けの方がいいかもしれない」などと、理由を付けて連絡を先延ばしにしてしまうこともあるでしょう。
しかし伝えにくい内容の連絡は、先延ばしにしたところで、余計に気が重くなるだけです。先述の通り、辞退の連絡が遅れれば遅れるほど、企業にも迷惑がかかります。連絡が早ければ、企業は代わりの人材を探す時間にゆとりを持てるはずです。
先延ばしにしてもいいことは何もないため、辞退を決めたらできるだけ早く連絡しましょう。
誠実な対応を心掛ける
もう1つの注意点は、辞退する企業に対して、誠実な対応を心掛けることです。人材採用には多くの時間とコストがかかります。辞退はやむを得ないこととはいえ、内定に至るまでの企業の努力が全て無駄になるのも事実です。
単に辞退の意思を伝えるだけでは、「こちらの事情も知らずに勝手なことを」と思われ、相手を怒らせてしまうかもしれません。
電話でもメールでも、選考に時間や労力を割いてくれたことへの感謝と、辞退への謝罪の気持ちを伝えるのが社会人としてのマナーです。
内定辞退の理由を詳しく聞かれた際の対処法
内定辞退の理由を聞かれたときに、答え方を間違えると余計なトラブルを招く可能性があります。詳しく聞かれたときに備え、対処法をチェックしましょう。
答えられる範囲で回答する
内定辞退の理由は「一身上の都合」「熟慮の結果」「諸事情により」のように、簡潔に伝えるのが基本です。相手から聞かれない限り、詳しく述べる必要はありません。
ただし今後の採用活動の参考として、詳しい理由を聞かれるケースもあります。このときも、答えられる範囲で回答すれば問題ないでしょう。
電話ではとっさに言葉が出てこない可能性もあるため、以下を参考にあらかじめ理由を用意しておくとスムーズです。
- 他社から内定が出た
- 就職活動を通して他業種を希望する気持ちが強まった
- 検討の結果、適性がないと判断した
- 現職を続けることにした
- 家族と相談した結果、辞退を決めた
入社予定の会社名は伏せる
他社から内定をもらっていて、そちらに入社する場合、入社予定の会社名は伏せておきましょう。入社した先が辞退する企業と関わりがあると、トラブルになる可能性があるためです。
そもそも、内定先の採用情報を開示すること自体がビジネスマナーに反しています。聞かれても正直に答えずに、「大変申し訳ございませんが、企業名まではお伝えできません」のように、丁寧な言い方で断るとよいでしょう。
うそを言わない
辞退理由を詳しく言う必要はありませんが、その場しのぎでうその理由をでっち上げるのはやめましょう。「面接で話した内容と違いますが？」などと突っ込まれたときに、答えに窮してしまいます。
特に、他社に行くことを隠し、「家庭の事情で引越すことになった」などとうそをついた場合は要注意です。
入社予定の企業が辞退した企業の取引先だったとき、辞退した企業の担当者と顔を合わせる可能性がないとはいえません。うそをついたことがバレてしまうと、入社した先でも信用を失ってしまうでしょう。
相手が不快になる理由もNG
相手を不快にさせる理由を正直に言うのもNGです。時間とコストをかけて採用した人から「時代遅れで、自分には合わないと思いました」「ほかの内定先の方が待遇がよかったので」などと言われたら、たとえそれが事実だとしても相手は不快に思うでしょう。
先述の通り、辞退の際は内定への感謝と辞退へのお詫びの気持ちを表明することが重要です。わざわざ相手の神経を逆なでするような発言はトラブルに発展する可能性もあるため、控えるようにしましょう。
内定辞退で想定されるトラブルの例と対処法
内定辞退がトラブルに発展する可能性は低いものの、全くないわけではありません。想定されるトラブルの例と、対処法を解説します。
担当者に呼び出される
電話やメールで内定辞退の連絡を入れたとき、「直接会って話がしたい」と呼び出されるケースがあります。呼び出しの理由は主に以下の2点です。
- どうしても採用したい人材なので、引き留めるため
- 今後の参考に、辞退理由を詳しく聞きたいため
基本的には、こうした呼び出しに応じる必要はありません。行けば強く引き留められ、辞退しにくくなる恐れもあります。「申し訳ありませんが、このまま辞退させていただきたく存じます」と、辞退の意思が変わらないことを丁寧に伝えましょう。
「今後の参考にするため」と言われたときも、行ってもよいと思ったときだけ応じれば問題ありません。
怒鳴られる、説教される
内定辞退はよくあることなので、ほとんどの場合企業側も冷静に受け止めてくれるはずです。ただしごくまれに、辞退を切り出した途端に怒りをあらわにする担当者もいます。
「なぜ辞退するのです！」と怒鳴られたり、「そんなことでは、これからも上手く行かないと思いますよ」と説教されたりするかもしれません。
相手の言動があまりに理不尽だと、つい言い返したくなりますが、反論すれば余計に相手を怒らせてしまう恐れがあります。感情的な言葉をかけられても気にせず、冷静に対処しましょう。
「怒らせてしまった」と落ち込んだときは、そのような人がいる会社に入らなくて済んだと思えばよく、ネガティブな感情を引きずる必要はありません。
入社準備にかかった費用を請求される
内定承諾後に、マナーを守らず非常識なやり方で辞退すると、入社準備にかかった費用について損害賠償請求される可能性があります。請求内容としては、採用にかかったコストや備品購入代・入社前に受けた研修費用などが挙げられます。
ただし実際に企業が内定辞退者に対して、訴訟を起こすケースはまれです。訴訟には費用や手間がかかる上に、よほど悪質でない限り損害賠償が認められることはほとんどありません。
うっかり訴訟を起こすと逆に企業のイメージダウンにつながる恐れもあります。いずれにしても、迅速かつ誠実に辞退の意思を伝えることが、無駄なトラブルを避ける鍵といえるでしょう。
内定辞退で後悔しないために
内定辞退に際し、「後悔するのではないか」との不安が付きまとうこともあります。後悔しないために意識したいポイントを解説します。
自分の意思で決定する
辞退を決めるとき、家族や親しい間柄の知人に相談したり、SNSの口コミを参考にしたりする人も多いのではないでしょうか。1人で考えても答えが出せない場合、第三者からのアドバイスはとても頼りになります。
しかし最終的に判断するのは、自分自身であることを忘れてはいけません。「家族が反対したから」「悪い口コミを見たから」のように、他人の意見に流されて決めると、辞退を後悔する可能性が高くなります。
辞退の理由を明確にする
採用担当者に伝える理由とは別に、自分なりの「辞退を決めた理由」を明確にすることも重要です。「なんとなく合わないと思った」のような曖昧な理由は、後悔の元になります。
辞退を検討する時点で、その企業に入ることに対して何らかの懸念があるはずです。「なんとなく」ではなく、「給料が安いから」「転勤が多いから」のように、自分に合わないポイントを具体的に洗い出しておくと、後悔を防げるでしょう。
辞退後の行動を決めておく
内定辞退後、どうするのかを具体的に決めておくのも、後悔を防ぐポイントです。自分の意思で、明確な理由があって辞退を決めたとしても、その後の展開が見えないと、不安になることもあります。
例えば、もっと自分に合う企業を探したくて辞退した場合、なかなか見つからなければ「あのとき辞退しなければよかった」との思いが強くなるでしょう。
「あと3カ月続けて駄目なら現職にとどまる」「次に内定した会社でとにかく働いてみる」など、今後の方針を決めておけば、無闇に過去を振り返らずに済みます。
後悔は避けられないことを理解する
辞退を後悔しないためには、むしろどの企業を選んでも後悔は避けられないことを理解する必要があります。世の中に、自分の希望する条件に全て当てはまる企業はほぼありません。
複数の内定先のうち、1番合っていると思った企業に入ったとしても、実際に働いてみると何らかの不満は出てくるものです。
就職先に不満があると、辞退した企業の方がよかったかもしれないと思いがちですが、それは辞退した企業に入っても同じことです。
何かある度に「もっと探せばよかった」「他社に入ればよかった」と思うに違いありません。
どれだけ熟慮したとしても、結果は入社してみなければ分からないため、辞退してもしなくても同じと割り切り、自分の選択に自信を持って前に進みましょう。
内定辞退に関するＱ&Ａ
内定辞退は自身のキャリアを左右する重大な決断です。分からない点があればそのままにせず、クリアにしておきましょう。内定辞退に関するよくある疑問に答えます。
辞退の取り消しはできる？
基本的に、すんなりと内定辞退の取り消しを受け入れてくれる企業はほとんどありません。辞退の連絡があった時点で、企業は空いた採用枠を埋めるため、すぐに採用活動を再開します。
内定者から返答があるまで、ほかの応募者への結果を保留にしている場合、その応募者に内定が出ているはずです。
ただし採用枠が埋まっていなければ、間に合う可能性はあります。また企業側がどうしても採用したかった人材の場合は、交渉に応じてくれることもあります。
辞退直後に取り消したくなったら、諦めずに相談してみるとよいでしょう。もし断られても、相談しないよりは後悔せずに済みます。
内定辞退した会社に再応募できる？
内定辞退した会社への再応募は可能ですが、以下の理由で再び内定をもらえる可能性は低いといえます。
- そもそも辞退者からの応募を受け付けていない
- 選考に進んだとしても、ほかの応募者に比べて不利になる
どのような事情があろうと、内定辞退が企業にとって迷惑なことに変わりはありません。辞退者が再応募してきたら、「辞退したのに、なぜ今さら応募してきたのか」と、不快に思うのは仕方がないでしょう。
ただし辞退の際にビジネスマナーを守り誠実な対応をした人や、辞退を惜しまれていた人は、再応募を受け付けてもらえる可能性があります。どうしても入りたい理由があるなら、挑戦してみるとよいでしょう。
関連会社に応募してもよい？
内定辞退が他社の選考に響くことは、基本的にありません。辞退した企業の子会社や関連会社への応募も、特に問題はないでしょう。
しかし子会社や関連会社との間で、採用に関する情報が共有されている場合は、評価に影響する可能性があります。
全ての情報が共有されているとは限りませんが、子会社や関連会社にもおすすめしたいほど評価の高い人や、辞退時の印象が悪かった人などは、共有することもあります。
内定辞退の連絡は早めに済ませよう
採用してくれた企業に辞退を告げることは心苦しい上に、後で辞退を悔やむこともあるかもしれません。しかし個人的な都合を優先するあまり、連絡が遅れて相手に迷惑をかけるようでは、社会人としての自覚に欠けていると思われます。
採用担当者の心証を害した結果、避けられたはずのトラブルが起こる恐れもあります。誠実に対応すれば、内定辞退が自分にとって不利になることはないため、辞退連絡は早めに済ませるようにしましょう。
