面接の断り方の基本マナー。メール・電話で伝える例文も紹介 - スタンバイplus(プラス)

他企業の内定が決まった場合や、個人的な事情など、就職活動をしていると面接を断るケースが発生します。連絡を入れにくくても、無断キャンセルするのはマナー違反です。基本的な面接の断り方と、メール・電話で連絡するときの例文を紹介します。

面接の断り方の基本的なマナー

書類審査を通過したものの、面接を断りたいケースは発生するものです。面接の断り方の基本的なマナーを知り、辞退する意思をきちんと相手企業に伝えましょう。

連絡なしで辞退するのは絶対NG

面接を辞退するときは「せっかく書類審査を通過させてくれたのに申し訳ない」「断る理由を聞かれたら困る」など、さまざまな理由で連絡しにくく感じるものです。

相手企業は面接のために、時間を割いてスケジュールを組んでいます。連絡もなく面接を辞退するのは、社会人としてやってはいけないマナー違反です。

入社しないならマナー違反しても関係ないと考えがちですが、現職もしくは、前職企業のイメージ悪化にもつながります。

マナーの問題だけでなく、内定の連絡を承認した場合や、雇用契約まで結んでいた場合は、無断の事態はトラブルに発展する可能性が高くなるため特に注意が必要です。

また、新しい職場で仕事を始めた後、取引先として出会う可能性もゼロではありません。面接を辞退する場合は、無断キャンセルをせず、社会人として、誠意をもって連絡しましょう。

辞退を決断したら早急に連絡する

面接を辞退すると決めたら、早急に相手企業に連絡を入れましょう。

辞退することが早めに分かっていたら、相手企業は無駄な準備をする必要がなくなります。

また、面接を辞退する人がいたら、相手企業は代わりの人材を探さなければなりません。そのため、辞退の連絡があれば、いち早く新たな人材確保に動けるので、相手企業にかける手間を、最小限に抑えられます。

気まずいと思って連絡を後回しにする方が、相手企業に迷惑をかけてしまうことを覚えておきましょう。

伝え方はメールと電話どちらでもOK

面接の数日前までに辞退を決めた場合は、メールと電話のどちらで伝えても問題ないといえます。

電話で伝えると気まずい思いをしたり、採用担当者からの質問で頭を抱えたりする心配がある人は、メールでの連絡が無難です。

しかし、辞退メールに返信がない場合は、エラーでメールが届いていなかったり、採用担当者が見落としたりしている可能性があります。その場合は、電話をかけて伝えましょう。

また、面接予定日の前日や当日に、面接辞退の連絡をする場合は、必ず電話で伝えます。面接開始日時までに、担当者へ辞退の意思が伝わらないと、無断キャンセルと見なされる恐れがあります。

メールでの面接の断り方のポイント

メールで面接を断る場合は、簡潔で分かりやすく作成するのがポイントです。件名と署名・本文に記載する内容について解説します。

内容がひと目で分かる件名を付ける

採用担当者は、1日に何件ものメールを受け取っています。その場合、件名や差出人で重要度を判断し、重要度の高いメールからチェックしていくのが一般的です。

そのため、メールの中身を確認しなくても、ひと目で内容を推測できる件名を付けましょう。メールを開いて、本文を読まないと内容が分からないような件名は、ビジネス的にも不適切です。

「面接辞退のご連絡：（フルネーム）」という件名なら、受信フォルダーに並んでいるだけで、採用担当者は重要度と内容が把握できます。

差出人が分かるように署名を付ける

件名に自分のフルネームを記載していますが、差出人が分かるよう、メールの最後に必ず署名を付けましょう。

採用担当者がメールの内容を確認できても、差出人が分からないと、辞退の意思がうまく伝わらない可能性があります。

採用担当者は多くの応募者と、メールでやり取りをしているので、署名がないと送信主の詳細が分かりません。

就活時の署名には、フルネーム・連絡先などの必要最低限でよいので記載しましょう。

簡潔でシンプルな文面を心がける

メールで面接を断るときは、シンプルな文面を心がけましょう。辞退することを申し訳なく思うあまり、理由や謝罪を書き連ねてしまうと、長文になりがちです。

一般的に採用担当者は、自分の業務の合間に応募者からのメールをチェックします。長文のメールは、読む側の都合を考えていない印象を与えてしまうこともあるので注意が必要です。

面接を辞退することへの謝罪と、これまでの感謝を手短に伝える内容で、シンプルにまとめましょう。

電話での面接の断り方のポイント

電話で面接を断るときの、理由の伝え方と注意点を紹介します。電話で説明するべき内容と、想定される採用担当者の対応、電話をかけるタイミングについて見ていきましょう。

理由は簡単な説明だけでも問題ない

電話で面接を断るときは、詳細な理由を伝える必要はありません。辞退する意思を伝えるのが目的なので、簡単に説明するだけでよいでしょう。

辞退の理由を細かく伝えようとすると、話が長くなり分かりにくくなってしまいます。採用担当者に要点が伝わらない可能性もあるので、簡潔に済ませます。

簡単な理由とは「諸般（しょはん）の事情により」や「一身上の都合で」などです。他社で仕事が決まっている場合は「他社から内定をいただいたので」と正直に伝えても構いません。

詳細な理由をまとめておくと追求されても安心

面接を断る簡単な理由を伝えると「面接の辞退を引き止めたい」「今後の採用活動の参考にしたい」などの理由から、詳細を尋ねられるケースもあります。

簡単な理由のみ用意していた場合、採用担当者からの質問に驚き、しどろもどろになってしまうこともあるでしょう。

そのため、電話で面接を断る場合は、辞退の理由について細かく聞かれることも想定しておく方が賢明です。しかし、ことのあらましを詳細に描写し、全て説明する必要はありません。面接を断ろうと決めた理由を、1～2文にまとめたメモを用意してだけでよいでしょう。

相手が忙しくなさそうな時間帯を狙う

電話で面接を断る連絡を入れる場合、電話をかける時間帯に注意が必要です。相手の都合のいいタイミングでチェックできるメールと違い、電話は時間帯によって、つながらなかったり、相手の仕事を邪魔してしまったりする場合もあります。

電話をする前に、相手企業の営業時間を確認し、忙しい時間帯を避けて電話をかけます。

一般的に忙しいとされる時間帯は、始業開始直後・昼休憩時・終業時刻前です。そのため、昼前や夕方に連絡するのがおすすめです。

採用担当者が不在の場合、戻る時間や都合のいい時間帯を尋ねて、それに合わせて連絡します。それでもつながらない場合は、メールで伝えるのも1つの方法です。

面接を辞退するときに使える例文

面接を辞退するときに、伝えるべきことをまとめた例文を紹介します。メールと電話、それぞれのケースについて見ていきましょう。

メールでの断り方

メールで面接を断るときの、例文を紹介します。記載事項は「件名」「送信相手」「あいさつ」「自分の名前」「簡潔な辞退理由・辞退の意思」「謝罪と感謝の言葉」「結びのメッセージ」「署名」です。

件名：面接辞退のお詫び自分のフルネーム

本文：株式会社（会社名）
人事部採用担当者様

大変お世話になっております。

先日、○次面接のご連絡をいただきました〇〇と申します。

○月○日に面接のお約束をしておりましたが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

せっかくの機会を設けていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

理由といたしましては、別の企業から内定を頂戴し、そちらへ入社することを決断したためです。

丁寧に対応していただき、採用担当者様はじめ、貴社の社員の皆さまに非常に感謝しております。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでの連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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名前：フルネーム
住所：○○県○○市○○ 0-0-0
電話番号：080-0000-0000
メールアドレス：○○@○○.com
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電話での断り方

電話で面接を断るときの、会話の流れの一例を紹介します。電話に出た人に対する「あいさつ」「自己紹介」「採用担当者の呼び出し依頼」つながったら「再度あいさつ」「自己紹介」「辞退の意思と理由」、詳しく聞かれた場合のみ簡潔に「理由を説明」「謝罪と感謝」を伝えます。

自分：お忙しいところ失礼いたします。面接の件でお電話いたしました。〇〇と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

※採用担当者に代わったら、もう一度あいさつをしましょう。

自分：お忙しいところ失礼いたします。〇月〇日の〇時に面接のお約束をさせていただいている、〇〇と申します。大変恐縮ですが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。

採用担当者：わざわざご連絡をいただき、ありがとうございます。差し支えなければ、理由を教えていただけますか。

自分：はい。この度、他社の内定が決まり、そちらの道に進みたいと思っていることが理由です。

採用担当者：弊社としては残念ですが、おめでとうございます。面接ご辞退の件、承りました。

自分：ありがとうございます。丁寧に対応していただき、大変感謝しております。面接のお時間をいただいていたにもかかわらず、直前の連絡となり、大変申し訳ございません。それでは、失礼いたします。

採用担当者：失礼いたします。