主にデスクワークを担当する事務職は、会社における「縁の下の力持ち」ともいわれます。ポピュラーな一般事務や病院で働く医療事務など、仕事の内容はさまざまです。事務職として働くメリット・デメリットと、求められるスキルについて解説します。
一般事務の仕事内容
事務職にはさまざまな職種がありますが、最もポピュラーなのが一般事務です。一般事務が会社で担当している、具体的な仕事の内容を解説します。
デスクワーク
一般事務の仕事は、基本的にデスクワークが中心といえます。請求書や議事録などの書類を作成したり、データをまとめて入力したりと、依頼された仕事をこなすのが一般的です。
取引先などの顧客情報を管理するのも、一般事務の業務に含まれます。書類をファイリングして保管したり、データを整理したりと、個人情報の流出を防ぐのも重要な役割です。
会社にもよりますが、売り上げや入金などのさまざまな伝票を一般事務が管理するケースも少なくありません。経理が担当する場合もありますが、事務が伝票の作成・処理を行う場合もあるのです。
動きのある業務
デスクワーク以外にも、来客や電話への対応などで、人と関わる場面があるのも一般事務の特徴です。会社にかかってきた電話は一般事務が出るケースが多いため、きちんと対応してから引き継ぐ必要があります。
担当者が席を外していた場合など、来客への対応は一般事務が行うのが一般的です。用件を聞いて軽くコミュニケーションを取り、打ち合わせ用のスペースに案内します。
また、会社に届いた郵便物の仕分けも、一般事務が担当する業務の1つです。取引先に送る書類を、期限を守って正しい宛先に発送するのも、会社には欠かせない仕事といえます。
一般事務の仕事に必要なスキル
事務職には特別なスキルは必要ないと思われがちですが、基本的なパソコンスキルが必要です。一般事務の仕事に欠かせないスキルを確認しましょう。
デスクワークに必要なスキル
一般事務はデータ入力など、日頃からパソコンを使う機会が多い仕事です。最近は紙の書類ではなくデータで管理している会社も多いため、最低限のパソコンスキルが必要になります。
数字や個人情報を扱うデータ入力には、タイピングの正確さとスピードが必要です。WordやExcelを利用する場面も多いので、ソフトを問題なく使える程度のスキルが求められます。
ソフトの勉強も兼ねて、Word文書処理技能認定試験や日商PC検定試験などを受験してみるのもおすすめです。MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）資格があると、転職活動の際にアピールできます。
参考：
Word文書処理技能認定試験│資格検定のサーティファイ│あなたのスキルアップを応援します
日商PC | 商工会議所の検定試験
MOS公式サイト－マイクロソフト オフィス スペシャリスト
業務を円滑に進めるために必要なスキル
一般事務は基本的にサポート的な役割なので、社内で依頼された仕事を進めるケースが多くなります。頼まれた仕事の内容を正しく把握してきちんと実行するためには、コミュニケーションスキルが大切です。
用件を聞く際には、相手の話の意図を正確に聞き取る力が求められます。必要な情報を理解して動いたり、過不足のないように相手に伝えたりと、人の間に立つ仕事が多いのも特徴です。
また、会社にかかってきた電話や来客に対応する仕事では、基本的なビジネスマナーが求められます。相手に失礼がないよう、声の調子や話し方にも気を配って接するようにしましょう。
事務のメリットとデメリット
事務職は求人も豊富なので、転職を考えている人も多いのではないでしょうか。事務職を目指している人のために、仕事のメリットとデメリットを紹介します。
事務職のメリット
比較的自由度が高い仕事である点は、事務職として働く大きなメリットです。ルーティンワークが多く、毎日のスケジュールがある程度決まっているため、残業もそれほど多くないでしょう。
総合職に比べれば休日出勤も少ないので、ワークライフバランスを重視している人にもぴったりです。プライベートの時間をゆっくり過ごしたい人や、育児をしながら働くワーキングマザーにも向いています。
事務といっても幅広い仕事がありますが、一般事務の場合は特別なスキルが必要ないのも魅力です。仕事をしていく中でパソコンスキルが身に付くため、スキルアップにもつながります。
事務職のデメリット
ルーティンワークが多いのは事務職のメリットでもありますが、地味な仕事だと感じる人もいるようです。事務職はあくまでもサポート的な役割なので、達成感を得られにくい可能性もあります。
事務職は縁の下の力持ちと呼ばれるポジションであり、成果が分かりにくく、目に見えないのがデメリットです。仕事にやりがいを求めている人は、モチベーションを感じにくいかもしれません。
また、事務職は幅広い仕事を担当するため、柔軟な対応力が求められるのもポイントです。マルチタスクが苦手な人は、毎日の仕事がつらいと感じる場面も多くなってしまいます。
代表的な事務の仕事内容
事務職の仕事内容は、一般事務以外にも多岐にわたります。営業事務や医療事務など、さまざまな職種の仕事をチェックしましょう。
営業事務
営業事務は、名前の通り営業職のサポートをメインに行う事務職のことです。営業の業務を進める上では、見積書や発注書などの重要な書類がいくつも発生するため、そうした書類の発行や管理を担います。
商品やサービスをアピールするため、会議やプレゼンに用いる資料作成に携わるのも特徴です。会社が商品を販売している場合は、商品の在庫確認や発送を行う場合もあります。
電話やメールに対応するだけでなく、テレアポ業務をサポートするのも営業事務ならではの仕事です。一般事務の仕事と同様にデータの入力・管理も行うため、迅速な作業が求められます。
総務事務
総務事務は、会社の総務部で働く事務職を指します。総務部は会社がスムーズに運営されるように環境を整える役割であり、備品の発注や社内イベントの企画など仕事の内容はさまざまです。
毎日の仕事に欠かせない備品や、コピー用紙などの消耗品は総務事務が発注します。デスクやパソコンといった設備面を管理するのも、総務事務が担当する仕事の1つです。
社内の不便な点をいち早く見つけたり、イベントを企画して社員同士の交流を深めたりと、総務事務には会社全体を見る視野の広さが求められます。会社によっては、人事事務の仕事を兼ねるケースもあるでしょう。
医療事務
病院やクリニックなどの医療機関で働く事務職を医療事務と呼びます。カルテを作成したり、レセプトと呼ばれる診療報酬明細書を作成、提出したりと、一般事務に比べて専門的な仕事が多いのが特徴です。
診療に直接関わるわけではありませんが、医療に関する知識が必要になるため、勉強が欠かせません。患者に声をかけたり、検査の内容を説明したりと、相手に寄り添う姿勢も大切な仕事です。
医療事務には特別な資格は必要ないものの、民間の資格試験がいくつか存在します。診療報酬請求事務能力認定試験や医療事務認定実務者試験など、スキルアップのつもりで試験にチャレンジしてみるのもいいでしょう。
参考：
診療報酬請求事務能力認定試験｜試験概要｜公益財団法人日本医療保険事務協会
医療事務認定実務者試験｜診療報酬資格認定全国医療福祉教育協会
学校事務
学校事務は、小学校や高校などの教育機関で働く仕事です。在学証明書などの書類を発行したり、教員たちの給与を計算したりと、担当する業務は多岐にわたります。
運動会や文化祭といったイベントの宣伝や、学校説明会の企画を行うのも学校事務の仕事です。大学で働く場合には、奨学金の手続きや就職支援など、学生のサポートも担当します。
事務室でデスクワークを担当するのはもちろん、小学校では花壇の世話をする場合もあるようです。書類の作成・管理や電話対応など、一般事務と同様の仕事がある点にも注意しましょう。
事務の仕事内容を理解して応募しよう
会社内のサポート役を担う事務職は、書類作成や来客への対応など、幅広い業務を担当します。基本的なパソコンスキルはもちろん、ビジネスマナーなどの知識を持っておくことが大切な仕事です。
事務職は仕事内容やスケジュールが決まっているため、自分の時間を充実させたい人にも適しています。一方でルーティンワークが多い仕事なので、やりがいを感じにくい人もいるようです。
一般事務以外にも医療事務や学校事務など、同じ事務職でも働く場所や仕事の内容は大きく異なります。事務職の種類や仕事内容を学んで、毎日の仕事や転職活動に役立てましょう。
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