事務の業務内容は、職場の仕事がスムーズに進みやすくなるようサポートすることです。具体的にはどのような業務が含まれるのでしょうか？業務を滞りなく実施するために必要なスキルや、事務に向いている人の特徴も紹介します。
事務の業務内容をチェック
基本的なオフィスワークを行う一般事務は、OA事務ともよばれており、スムーズに仕事が進むようサポートする役割です。具体的にどのような業務を担うのでしょうか？
電話、メール、来客への対応
会社には取引先や顧客など、さまざまな相手から連絡がきます。この連絡を適切な担当者へ取り次ぐのは、事務の仕事です。例えば会社の代表電話番号にかかってきた電話を取り、担当者へと取り次ぎます。
担当者が不在なら、用件を確認して担当者に伝言を残さなければいけません。届いたメールを確認して振り分けるのも事務の仕事です。返信を任されている内容については、返信も行います。
また来客への応対も担当します。応接室や会議室など指定された場所へと案内し、お茶出しを行うのも担当業務です。打ち合わせや商談で使用する資料の準備を任されるケースもあります。
書類作成、ファイリング
見積書・請求書・議事録などの書類作成も、事務の仕事です。ただしゼロから書類を作るケースは少なく、用意されているフォーマットに必要事項を記入していく形式が一般的です。
作成した書類を指定の宛先に送付する仕事も、事務が担当します。書類の控えをファイリングし保管したり、保管している書類を定期的に見直して整理・処分したりする場合もあります。
備品管理
コピー用紙・セロハンテープ・のり・ボールペンの芯・ホチキスの針など、オフィスで仕事をする上では、さまざまな備品が必要です。これらの備品の発注や在庫の把握も、事務の業務に含まれます。OA機器の管理や修理の依頼なども同様です。
事務が備品管理を適切に行っていれば、棚卸し業務の負担を減らすことにつながり、どこに何があるか明確なため、無駄な発注も減らせます。
伝票処理や小口現金の管理
伝票処理や小口現金の管理を、事務が担う職場もあります。売上を受け取ったときや入出金が発生したときに、適切な伝票を書き起こし整理するのが伝票処理です。
小口現金とは、備品の購入や交通費など、業務上発生する少額の支出に備えて用意されている現金を指します。小口現金の管理は、金庫へ入れ、必要に応じて出し入れし、入出金の記録と残高を照合するのが業務です。
事務の業務に必要なスキル
具体的な事務の業務として、連絡や来客への対応・書類作成と管理・備品管理・伝票処理や小口現金の管理を紹介しました。これらの業務を滞りなく実施する上で、どのようなスキルが求められるのでしょうか？
コミュニケーションスキル
まず必要なのは、コミュニケーションスキルです。職場内でスムーズにやり取りできるコミュニケーション能力があれば、事務の業務を進めやすくなります。
例えば電話がかかってきたとき、電話の相手や用件を簡潔にまとめて担当者に伝えて取り次げば、相手が再び最初から説明する手間を省けます。
不在時にメモを残す場合やチャットツールを使う場合には、テキストによるコミュニケーションスキルもポイントです。
結論から先に記載する・簡潔に伝えるといった点を意識し、分かりやすい文章を作成できれば、テキストのみでやり取りが完了し、業務を効率的に進められます。
基本的なパソコンスキル
基本的なパソコンスキルも必要です。会社によってはペーパーレス化が進んでおり、紙で書類を出力する機会がほぼないという場合もあります。書類の作成や整理はもちろん、社内外の連絡にもパソコンを使うことが多いでしょう。
ただし、そこまで難しい技術が求められるわけではありません。Wordなら文字入力・配置の調整・画像の挿入、Excelなら表やグラフの作成・簡単な関数などができれば十分です。ほかにはメールの送受信が問題なくできれば、事務の業務には支障ありません。
ビジネスマナー
基本的なビジネスマナーを身に付けておくことも重要です。事務は顧客や取引先の電話に応対したり、来客の案内を行ったりします。ときには担当者よりも先に、顧客や取引先と会うケースもあるでしょう。
相手にとってはその会社で初めて会う社員のため、「会社の顔」として認識される可能性もあります。会社のイメージそのものにつながる可能性があるため、ビジネスマナーに則った適切な対応が求められます。
電話応対であれば敬語を正しく使える必要があり、来客応対であれば立ち居振る舞いにも注意が必要です。また上座下座について正しく知っていれば、案内やお茶出しをスムーズにできます。
事務の業務に向いている人の特徴
具体的な事務の業務内容や、事務の業務を実施する際に求められるスキルについて解説しました。これらのスキルを持ち、事務に携わるのに向いているのは、仕事にどのように取り組める人なのでしょうか？事務に向いている人の特徴を紹介します。
サポート役として地道に作業できる
事務の業務は基本的にサポート役です。営業の部署に配属されている事務であれば、営業担当者が働きやすいよう、環境を整える役割を担います。例えば営業が売上アップにつながる仕事に集中できるよう、必要な資料を集めたり書類を作成したりします。
サポート役に求められる業務は、細かな作業も少なくありません。特にデータ入力では、細かな数字を間違いなく入力しなければいけない場合もあります。
さらに、正確性に加えて作業の素早さも必要です。期限の設けられている業務であれば、期限に近いものから淡々と進めていける人に向いています。
その場の状況に応じて柔軟に対応できる
複数ある事務の業務は、いつも発生するものと突発的に発生するものに分けられます。状況に応じて柔軟に取り組める人に向いているでしょう。
例えば、定期的に実施している備品管理をしているときに電話がかかってきたら、備品管理の手を止めて電話に応対しなければいけません。急ぎの書類作成を依頼された場合にも、書類を作り終わってから備品管理に戻ります。
単に集中して地道に作業するだけでなく、変化する優先順位に合わせて、臨機応変かつスピーディーな対応が求められる仕事です。
気配りや気遣いができる
職場全体の仕事をスムーズに回すのが事務の役割です。そのためには、周りへ気配りや気遣いができる点もポイントといえます。
提出書類が遅れがちな人に、期日に余裕のあるタイミングで声をかけておいたり、打ち合わせや会議があることを聞いたときに、日時や人数を確認して必要な広さのある会議室を予約したりと、先回りして確認し行動しておくとよいでしょう。
加えて、根回しも重要です。作成が終わったらすぐにチェックをお願いしたい書類がある場合、作成前にチェック担当者に「○時ごろにチェックをお願いしたいのですがよろしいでしょうか？」と一声かけておくと、スムーズに業務を進めやすくなります。
まとめ：事務の業務にチャレンジしてみよう
事務には複数の業務があり、コミュニケーションスキルやパソコンスキル・ビジネスマナーなどが求められます。ただし、単に集中して業務に取り組んでいればよいわけではなく、その場に応じて対応する臨機応変さも欠かせません。
職場の仕事がスムーズに進むようサポートする役割のため、予定していた業務よりも緊急性の高い業務を依頼されれば、そちらを先に進めるといった臨機応変な対応も必要です。
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