多くの人は入社時の研修などで、顧客やクライアントに送る社外メールの書き方を学びますが、社内メールに関しては意外と学ぶ機会が少ないものです。社内メールの基本的なマナーや作成時の注意点などを解説するので、ぜひ参考にしてください。
社内メールで守るべき基本的なマナーは？
顧客やクライアントに送信する社外メールは、自社の評判や売り上げにもつながるため、入社時の研修で書き方を教える企業は多くあります。しかし、日常の業務で上司や同僚に送る社内メールについては、学んだ経験のない人もいるのではないでしょうか。
まずは、社内メールで守るべき基本的なマナーを解説します。同じ企業で働く仲間でも礼儀を欠かさず、書き方も工夫することが大事です。
件名はひと目で内容を把握できるようする
社内メールを作成する際も、社外メールと同様に件名を分かりやすくしましょう。受け取った社員が内容をひと目で把握できるように、簡潔に記載する必要があります。
会議やミーティングの内容を記載したメールの場合、具体的な日付を件名に入れておくと、受け取った社員がいつの内容か判断しやすくなります。
また、必ず確認してもらいたい重要なメールや、急を要する内容のメールに関しては、件名に「重要」「緊急」といった記載をしましょう。
宛名は「さん」付けか役職名で簡潔に記載する
社内メールでも敬称は必要です。上司にメールを送る際には、宛名に「名字+役職名」か「名字+さん・様」のいずれかを使用しましょう。
同僚に送る際には「名字+さん」で統一します。社内で関わったことのない相手にメールを送信する場合にも、相手が同じ立場なら「鈴木さん」「中村さん」といった書き方で問題ありません。
「名字+役職名」の宛名でメールを作成する場合は、二重敬語にならないように注意しましょう。「部長さま」「係長殿」などの二重敬語となる表現ではなく、「鈴木部長」「中村係長」といった書き方にする必要があります。
なお、複数の宛名に同じ内容のメールを送信する場合には「各位」を使用します。「皆さま」「皆さま方」といった意味があり、1人1人を敬う表現なので覚えておきましょう。
宛先の使い分けに注意する
社内メールを送信する際には、宛先の使い方も知っておきましょう。電子メールの宛先には「TO」「CC」「BCC」があり、状況に応じて次のように正しく使い分けます。
- TO：主たる送信先
- CC：参考情報として共有するための送信先
- BCC：メールアドレスを伏せて送信する場合
メールの内容を確認してもらいたい相手に対しては、基本的に「TO」を使用します。誰に対するメールなのかを明確にするため、原則として「TO」は1人のみに設定しましょう。念のために、内容を確認してもらう相手に対しては、「CC」でメールを送信します。
また、アドレスを他の受信者に見せないようにしてメールを送りたい相手に対しては「BCC」を利用しましょう。他の受信者のアドレスが表示されなくなるので、一斉送信の際などに便利です。
社内メールを作成・送信する際の注意点
社内メールを作成・送信する際には、以下の点に注意しましょう。冒頭のあいさつを忘れずに記載し、内容が分かりやすいか、誤字脱字がないかを送信前にチェックする必要があります。
冒頭のあいさつは「お疲れさまです」が基本
社内メールの冒頭のあいさつは「お疲れさまです」と記載するのが基本です。ただし、冒頭のあいさつを不要としており、用件のみ簡潔に記載すればよいと決めている企業も少なくありません。その場合は、社内のルールに従う必要があります。
特定の相手とメールで何度もやりとりする場合、毎回あいさつを入れるのを無駄に感じる人もいるでしょう。
時間が空く場合は再度あいさつを入れる方が無難ですが、連続でメールをやりとりするならば、用件のみ伝える方がスムーズに意思疎通ができます。相手の立場や状況を考慮して、臨機応変に対応しましょう。
内容は簡潔に分かりやすく記載する
メールは用件をまとめて分かりやすく記載しましょう。相手が要点を素早く理解できるようにする必要があるので、全体の構成を意識することが大切です。
重要な結論を先に記載したり、適宜箇条書きを使ったりしながら、スムーズに内容を把握できる文章を心掛けましょう。なお、話の内容が複雑、または長文になりそうといった場合には、直接顔を合わせて伝えるなどメール以外の伝達方法を選ぶことも大事です。
送信前に必ず内容をチェックする
送信前に宛先や誤字脱字などをチェックし、誤送信や内容の間違いを防ぐ必要があります。テキストに加えて添付ファイルを送信する場合には、添付漏れやファイルの間違いがないかも確認しましょう。
社外メールほど深刻な事態にはなりにくいものの、誤送信や内容の間違いは、相手の混乱を招くことになります。たとえ社内でも、知らせるべきではない相手に情報を漏らしてしまう恐れもあるので、十分注意しなければいけません。
社内メールに返信する際の注意点
社内メールに返信が必要な際には、以下の点に注意しましょう。期限内に必ず返信するのはもちろん、返信不要とされているメールでも、状況によっては内容を確認した旨を知らせた方がよい場合もあります。
必ず期限内に返信する
自分宛てに送られてきた社内メールは、素早く内容を確認し、必要ならば期限内に返信しましょう。期限が定められていないメールも多いので、基本的には即日返信するように心掛けることが大事です。
ただし内容によってはすぐに返信できない場合もあるでしょう。返信に日数を要するものや出先で返信が難しい場合などは、その旨を簡単に返信しておくと相手に迷惑をかけずに済みます。
「返信不要」のメールを受け取った場合
複数の相手に送信されるメールの場合、件名に「返信不要」と記載されている場合があります。返信不要のメールに関しては、内容を確認するだけで問題ありません。
ただし、相手に確認した旨を知らせた方が、後のコミュニケーションがスムーズになるケースもあります。相手の状況やメールの内容などを鑑みて、どのように対応するのがベストか考えるようにしましょう。
社内メールの例文3選
社内メールの例文を状況別に紹介するので、参考にしてみましょう。基本的な書き方を覚えておけば、どのような状況でもスムーズに社内メールを作成できるようになります。
【例文】報告メール
件名：A社の提案書が完成しました（中村○○）
鈴木部長
お疲れさまです。営業一課の中村です。
先週7日にご依頼いただいた、A社宛ての提案書が完成しましたので、添付いたします。
内容をご確認いただき、不備や修正点などあれば、ご指摘くださいませ。
よろしくお願いいたします。
営業一課 中村○○（自分の名前）
※添付ファイル：A社提案書.doc
【例文】依頼メール
件名：【重要】ミーティングの日程調整のお願い
VFXチーム各位
お疲れさまです。ディレクターの鈴木です。
先日お願いした3月の定例ミーティングの日程に関して、アンケートにより決定した15日が、全社員参加の緊急会議の日程と重なってしまいました。
つきましては、再度以下のURLからアンケートの回答をお願いします。
回答期限は3月8日です。
※アンケートURL：〇〇〇〇
よろしくお願いいたします。
開発部 映像制作課 VFXディレクター 鈴木○○（自分の名前）
【例文】謝罪のメール
件名：20日の会議を欠席いたします（中村○○）
鈴木課長
お疲れさまです。営業一課の中村です。
先日ご連絡いただいた20日の営業部会議ですが、こちらで急ぎ対応しなければならない案件が発生したため、出席が難しくなってしまいました。
内容に関しては後ほど参加者を通じて確認したいと思います。せっかくお声掛けいただいたところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
法人営業部 営業一課 中村○○（自分の名前）
社内メールの基本的な書き方を理解しよう
社内メールを作成する際には、件名の分かりやすさや内容の構成などに気を使い、宛先の使い分けにも注意しましょう。社内メールでも礼儀を欠かさず、相手の立場で内容や送信のタイミングなどを考えることが大切です。
また、社内メールを受け取った際にはすぐに内容を確認し、必要に応じて返信しましょう。返信不要のメールに関しても、必要と判断したら確認した旨の連絡を入れるのがおすすめです。
例文を参考にしつつ、自分なりに社内メールを作成してみましょう。
