履歴書は、就職・転職活動の際に欠かせない書類です。面接時に履歴書を手渡しするケースは多く見られますが、その際に封筒が必要なことをご存じでしょうか。郵送はもちろん、面接時に履歴書を持参するときにも封筒を使うのが一般的です。
封筒のサイズや書類を入れる順番など、履歴書に関する基本的なマナーはいくつも存在します。面接官や採用担当者に良い印象を与えられるよう、履歴書を手渡しする際のポイントや封筒の選び方をしっかりと確認しましょう。
この記事のポイント
- 履歴書は手渡しでも封筒に入れるとよい
- 履歴書を面接官に直接手渡しする場合でも、封筒に入れて持参するのがマナーです。封筒に入れることで、汚損を防げます。
- 添え状やのり付けは不要
- 履歴書を手渡しするなら、添え状は不要です。中身を出しやすくするために、封筒をのり付けする必要もありません。
- 面接官に渡す際は封筒から出す
- 履歴書を出すタイミングでは、封筒から出して直接手渡します。クリアファイルなどに挟んでおくと便利です。
履歴書を手渡しする場合も封筒が必要？
採用時に欠かせない書類である履歴書を、面接官に手渡しするケースは珍しくありません。履歴書を持参する際、なぜ封筒に入れる必要があるのか、理由を見ていきましょう。
封筒に入れた方が丁寧
面接などの場面で履歴書が必要になった際に、封筒に入れて持っていくのは一種のマナーです。郵送はもちろん、手渡しであっても封筒に入れた方が丁寧な印象を与えられます。
履歴書を出すよう指示されたときに、かばんから裸のままのものを取り出すと面接官に悪い印象を持たれてしまいがちです。マナーを理解している旨をアピールするためにも、履歴書は封筒に入れた状態で持参しましょう。
履歴書を入れるアイテムには、封筒に加えてクリアファイルを使う人も多いようです。書類の内容や面接時の受け答えだけでなく、基本的なマナーにも気を配って面接に臨みましょう。
封筒に入れることで汚損を防げる
履歴書をそのままかばんに入れていると、角が折れたり曲がったりする可能性があります。かばんの中に入れている飲み物などの汚れが付着することもあるでしょう。
履歴書に折れや汚れがあった場合、それだけで印象が悪くなってしまいます。初歩的なマナーを守るだけでなく、履歴書をきれいな状態に保つためにも、封筒は重要なアイテムです。
履歴書の汚損を防ぐには、ファイルに挟んだ上で封筒に入れる方法もあります。移動時に角が折れることも考えられるので、念のためファイルやバインダーを利用するのがおすすめです。
履歴書を入れる封筒の選び方
履歴書を入れる封筒に決まりはありません。しかし、色や大きさなど、気を付けたいポイントはさまざまです。履歴書を入れるのに適した封筒の選び方を解説します。
履歴書が2つ折りで入る大きさを選ぶ
履歴書を折るときは、3つ折りのように2つ折り以上に折らないのが一般的とされています。そのため、封筒のサイズは用紙サイズがそのまま入るかどうかを意識して選ぶのがポイントです。
履歴書には主に2種類のサイズがあり、A4とB5のどちらを選んでも問題ありません。A4サイズのものを選んだ場合、角形2号サイズの封筒にすればスムーズに入れることが可能です。B5サイズの履歴書を利用したい人は、角形4号サイズの封筒を選びましょう。
白色の封筒がベスト
履歴書を入れる封筒は、茶色や水色といった控えめな色であれば色付きでも問題なく利用できます。ただし、柄が入ったものや派手な色味のものは避けるのが無難です。
落ち着いた色味の封筒はマナー違反ではありませんが、就職活動などのフォーマルな場面では白色の封筒を選ぶのがベストとされています。白い封筒には清潔感があり、好印象を演出できるのがメリットです。
材質がしっかりしたものや二重底になったものなら、中の履歴書が汚損しにくいため、持ち運びにも適しています。白色の封筒は、宛名などの文字がはっきり見えて読みやすいのも特徴です。
【手渡し】封筒に履歴書を入れる際のQ&A
履歴書を封筒に入れる際はどのようにすればよいのか、ポイントを知りたい人も多いでしょう。面接の前に覚えておきたい注意点を紹介します。
表書き・裏書きは必要？
封筒を受け取る相手の名前や住所を「表書き」、送り主である自分の名前や住所を「裏書き」といいます。履歴書を手渡しする場合、封筒の表書きは必要なく、裏書きのみ記します。
会社や説明会によっては、受付の時点で封筒ごと履歴書を渡すパターンも存在します。この場合、中に何が入っているのかを分かりやすくするために、封筒の表側に「履歴書在中」と赤字で書くのがマナーです。
「履歴書在中」は封筒の左下に書くのが一般的で、文字を枠で囲んだりスタンプを押したりとさまざまな方法があります。
添え状は入れた方がよい？
添え状とは、履歴書を郵送する際に添えるメモのようなもので、「送付状」とも呼ばれています。添え状を同封するのはビジネスマナーであるため、履歴書を持参する場合にも必要なのかと疑問に思う人もいるでしょう。
履歴書は重要な書類ですが、直接手渡しするのであれば、原則添え状は必要ありません。添え状は、あくまで相手と対面しないときに同封するものであると覚えておきましょう。
なお、添え状には住所・氏名などの情報に加えて、簡単なあいさつや同封した書類の説明などを記します。封筒ごと履歴書を受付に提出する場合は、念のために添え状を入れるのも1つの方法です。
封筒をのり付けする必要はある？
履歴書を手渡しするときは、封筒をのり付けしないのが基本です。履歴書を郵送する場面では、封が開いてしまわないようしっかりとのり付けする必要がありますが、手渡しをするなら中身をさっと取り出せるようにしましょう。
履歴書を封筒に入れるのは、初歩的なマナーです。しかし、封筒ごと面接官に渡す必要はありません。書類の汚れを防ぐ目的もありますが、手間がかからないよう封は開けておくのがポイントです。
履歴書を受付に渡す場合でも、書類の内容を確認される可能性があります。その場で封筒を開けにくくなるため、のり付けするのは避けましょう。
封筒に履歴書を入れるときのポイントは？
履歴書だけでなく、面接時に職務経歴書や身分証明書などの提出が求められるケースもあります。封筒にこれらの書類を入れるときは、順番にも気を配ることが大切です。
書類の順番は、履歴書を一番上にして重ねるのがよいとされています。上から履歴書・職務経歴書・その他の書類という順番で重ね、封筒の表面と同じ向きにして入れましょう。
履歴書は最も重要な書類なので、最初に担当者の目に入るよう一番上にします。書類の枚数が多い場合はクリップなどを利用して、ばらばらにならないよう整理しましょう。
履歴書を手渡しするときのマナー
履歴書をどのように手渡せばよいのか、疑問に思う人も多いのではないでしょうか。面接で好印象を与えるための、正しい履歴書の渡し方をチェックしましょう。
面接官に渡す場合は封筒から出す
面接官に履歴書を手渡す場合は、封筒から取り出すのがマナーです。書類が曲がってしまわないよう、ファイルに挟んだ状態で両手に持ち渡します。
面接が始まってからすぐに渡すのではなく、面接官に履歴書を出すよう指示されるまでタイミングを待ちましょう。「履歴書です。よろしくお願いいたします」などとひと言添えるのも、好印象を与えるための重要なポイントです。
手渡した際に書類の上下が逆になっていると、手に取った面接官が向きを直す手間がかかってしまいます。すぐに読みやすいよう相手から見た向きを考えて、書類の上下にも気を配りましょう。
受付に提出する場合は封筒のままでOK
面接当日に、受付の時点で履歴書を提出するケースもあります。その場合は、中の書類を取り出すのではなく、封筒ごと提出します。
面接より前に履歴書を手渡すのであれば、その場で書類に目を通す必要はありません。見やすいよう上下の向きに気を付けて、両手で丁寧に渡しましょう。
また、封筒を受付に提出するときも、礼儀として何かひと言添えることをおすすめします。封筒を渡す前に「面接に伺った〇〇です」といったように、簡単な自己紹介をするのもよいでしょう。
手渡しの履歴書も封筒に入れて丁寧に
面接時に履歴書を封筒に入れて持参するのは、ビジネスマナーの1つです。ビジネスマナーを把握していないと思われないためにも、大切な書類は丁寧に扱いましょう。
封筒やクリアファイルに入れることで、移動の際に用紙が汚損するのを防止できます。履歴書を折り曲げずに入れられるサイズかどうかを確認して、白色などの落ち着いた色味の封筒を選ぶのがポイントです。
書類の入れ方や封筒の書き方はもちろん、実際に手渡すときの態度にも気を付けましょう。履歴書はしっかりと両手で持ち、ひと言あいさつを添えて渡せるよう前もって練習するのがおすすめです。
