応募先の企業から履歴書の手渡しを求められた場合は、封筒に入れて渡しましょう。手渡しするときのマナーを知っておけば、面接時の印象をアップさせることも可能です。履歴書を封筒に入れるメリットや、封筒の書き方・入れ方について解説します。
履歴書を封筒に入れて手渡しするメリット
履歴書を手渡しする際に封筒に入れると、どのようなメリットがあるのでしょうか？代表的な2つのメリットを紹介します。
履歴書の汚れや破損を防げる
履歴書を封筒に入れておけば、履歴書が汚れたり破損したりするのを防げます。きれいな状態のまま手渡しできることがメリットです。
むき出しで持ち運ぶと、途中で端が折れたり汚れが付いたりしかねません。見た目が悪い状態の履歴書を渡すと、印象も悪くなってしまうでしょう。
また、個人情報を守れることもメリットの1つです。受付で履歴書を手渡しするとき、履歴書が簡単に読めない状態なら、採用担当者に渡る過程で個人情報が漏れにくくなります。
印象がよくなる
履歴書を封筒に入れて手渡しするのは、応募時に守るべき大事なマナーの1つです。マナーを心得ている応募者は、それだけでも面接時の印象がよくなります。
履歴書は、自分を判断してもらう重要な選考書類です。持参する過程や渡すときに丁寧に扱えば、面接に対する熱意もアピールできるでしょう。
採用担当者は選考書類や会話の内容だけでなく、応募者の表情・動作・態度なども細かく見ています。意識や態度でマイナスの評価を受けないよう、マナーも理解してきちんと守ることが大切です。
履歴書を入れる封筒の選び方と書き方
履歴書を入れる封筒は適当に選ぶのではなく、ポイントを押さえながら細部にまでこだわって選びましょう。記入する文言と場所も解説します。
「白の角2サイズ」を選ぶのがおすすめ
履歴書を入れる封筒は『白の角2サイズ』を選ぶのがおすすめです。角2サイズの封筒なら、A4サイズの用紙を折らずにそのまま入れられます。履歴書をクリアファイルに入れていても、スムーズに出し入れできることもポイントです。
封筒の色は、より丁寧な印象を与えられる『白』を選びましょう。茶封筒は業務で使用することが多いため、ほかの封筒と区別しやすい白を選ぶことで、気が利く印象を与えられます。
ただし、薄手の紙を使った白の封筒は、中身が透けて見えやすくなってしまいます。そのため、透けにくい厚手の封筒を使いましょう。
封筒に記入する文言と場所
履歴書を封筒に入れて手渡しする場合、封筒の裏側には氏名・住所・日付を記入します。氏名と住所は『左下』、日付は『左上』に『縦書き』で記入するのが基本です。
封筒の表側には、左下に赤字で『履歴書在中』と書き、定規を使って周りを四角形で囲みましょう。文房具店で購入できる専用のスタンプも活用できます。
なお、履歴書だけでなく、職務経歴書などほかの書類も同封する場合は、履歴書在中ではなく『応募書類在中』と書きましょう。
また、封筒のふたの部分は、採用担当者がすぐに中身を取り出せるよう、封をしないのがマナーです。『緘』や『〆』の封字も記入する必要はありません。
封筒への履歴書の入れ方
履歴書の正しい入れ方を覚えておけば、印象をよりアップさせられるでしょう。封筒への履歴書の入れ方について解説します。
2つ折りで入れるのが基本
履歴書を封筒に入れる際は、2つ折りで入れるのが基本です。表面が上にくるようにし、読む部分に折り目が付かないように折ります。
市販の履歴書は、A3またはB4の用紙を2つ折りにし、A4やB5サイズになった状態で販売されているのが一般的です。さらに折り目を付けてしまうと、見た目が悪くなったり折り目が読みにくくなったりしてしまいます。
また、折り目が少ないほどコピーをとりやすいこともポイントです。2つ折りならそのまますぐにコピーができる上、折り目の部分を伸ばす手間も省けるため、採用担当者としては助かるでしょう。
ほかの書類があるなら順番に注意
履歴書以外に提出する書類があるなら、封筒に入れる順番に注意しましょう。履歴書・職務経歴書・そのほかの書類の順に、上から重ねて入れるのが基本です。
封筒と書類は上下と裏表が全てそろった状態で入れます。各書類の枚数が多くなる場合は、書類の種類ごとにクリップで留めるのもおすすめです。
履歴書を手渡しするときのマナー
実際に履歴書を手渡しする際にも、いくつかのマナーを守ることが大切です。面接官に直接渡すケースと受付で渡すケースに分けて解説します。
面接官に直接手渡しする場合
履歴書を面接官に直接手渡す場合は、封筒から取り出して差し出しましょう。封筒に入れたまま渡すと、面接官が取り出さなければならなくなるため、手間をかけてしまいます。
面接官から見て『履歴書をそのまま読める方向』で、かつ『両手で渡す』のが手渡しの正しいマナーです。封筒は、書類の下に添えて一緒に渡します。
書類を手渡す際に、「応募書類をお持ちいたしました。本日はよろしくお願いいたします。」といった一言を添えられれば、好印象を与えられるでしょう。
書類は、面接官から「提出をお願いいたします」と言われたときに渡すのが基本です。それまではカバンから出さないようにします。
面接を通して提出を求められなかった場合は、最後に「応募書類はいかがいたしましょうか」と声をかけるとよいでしょう。
受付で履歴書を手渡しする場合
会社や説明会などの受付で履歴書を手渡しする場合は、書類を封筒に入れたまま渡しましょう。その場で書類に目を通してもらうわけではないためです。
封筒のまま渡す場合も、受付から見て『そのまま読める方向』になるように、『両手』で渡します。渡す際は面接時と同様に、一言添えるとよいでしょう。
会社によっては、受付での態度も採用の判断材料にしている場合があります。常に見られていることを意識し、丁寧な対応を心掛けましょう。
履歴書を手渡しする際の注意点
履歴書を封筒に入れて手渡しする際に、気を付けるべきポイントを紹介します。郵送による提出との違いや、クリアファイルの使い方について確認しましょう。
宛名・添え状は不要
履歴書を手渡しする場合、封筒への宛名の記入は不要です。表面の左下に『履歴書在中』や『応募書類在中』を赤字で書き、直線で囲っておくだけでOKです。
また、手渡しの際は添え状も必要ありません。添え状とは『送付状』ともいい、本来対面で行うべきあいさつや、同封している書類の種類などを書くものです。
ただし、履歴書を郵送で提出する場合、宛名・添え状は必須です。特に添え状は、転職活動で採用担当者が初めて目を通す書類となるため、正しい書き方を覚えておく必要があるでしょう。
クリアファイルも使う
履歴書を封筒に入れる際は、併せてクリアファイルも使いましょう。書類をクリアファイルに入れておけば、水にぬれたり折れ曲がったりするリスクをより軽減できます。
クリアファイルは、新品を使うのがマナーです。使用感のあるクリアファイルは、応募書類の見た目が悪くなってしまいます。
また、色・柄が入ったクリアファイルを使うのもNGです。中身を取り出さなくても書類の種類を確認できるように、無色透明のクリアファイルを使いましょう。
書類が複数枚ある場合は、まとめて1つのクリアファイルに入れます。面接官に直接渡す際は、封筒からクリアファイルごと取り出し、クリアファイルに入れたまま差し出しましょう。
履歴書を手渡しするなら封筒に入れよう
面接で履歴書を手渡しする場合は、封筒に入れて渡すのが基本です。封筒は白の角2サイズを選び、折り目が多くならないように2つ折りで入れましょう。
ほかの書類がある場合は、入れる順番や封筒の書き方にも注意が必要です。封筒と併せてクリアファイルも使用すれば、書類がダメージを受けにくくなります。
面接官に直接渡す際は、封筒から出し、正しい方向にして両手で丁寧に差し出すのがマナーです。細かい部分にまで配慮しながら対応すれば、面接時の印象を高められるでしょう。
