求職者が内定承諾後に辞退を考えることは、珍しいことではありません。
とはいえ、いったん承諾した入社の意思をくつがえすことは、企業に大きな負担や損害を与える可能性があります。内定辞退が承諾後となった場合は、ビジネスマナーにのっとった方法・伝え方で申し入れ、真摯に謝罪しましょう。
本記事では、内定承諾後の辞退の可否や想定されるリスク、トラブルを回避するための適切な連絡方法、さらには相手に不快感を与えないための具体的な例文を詳しく紹介します。
この記事のポイント
- 内定承諾後でも内定を辞退できる
- 期間の定めがない労働契約については、労働者はいつでも契約を解除できます。内定承諾によって労使間の労働契約が成立している場合でも、辞退することは法的に可能です。
- 内定承諾後に辞退を決めた場合は、なるべく早く連絡する
- 内定を承諾すると、企業は受け入れ準備を始める可能性があります。企業に迷惑をかけないためにも、内定承諾後の辞退はなるべく早めに申し入れることが大切です。
- 内定承諾後の辞退は直接伝える
- 内定承諾後の辞退は、採用担当者に電話で伝えるのがマナーです。電話の後にはメールを送り、内定辞退を伝えたことを文書でも残しておきます。また企業側に迷惑をかけてしまった場合は、おわび状を送って真摯に謝罪しましょう。
内定承諾後の辞退は法律的に可能
内定者が応募企業に対し「内定承諾書にサインして返送する」「口頭で内定を承諾すると伝える」などをした場合、両者の間には労働契約が成立したことになります。
「辞退すると契約違反で訴えられるのでは？」などと不安を感じる人もいますが、内定承諾後でも辞退することは可能です。
内定承諾後の辞退で多くの人が感じる、「法的トラブルの可能性」について見ていきましょう。
労働者には「労働契約解約」の自由が保障されている
民法第627条第1項によれば、労働者が解約を希望する日の2週間前までに労働契約解除の意思を伝えた場合、相手の了承を得なくても契約を解除することが可能です。
求職者が内定を承諾した時点で、企業との間には労働契約が成立したと見なされます。求職者にも労働者と同様の権利が保障されるため、内定承諾後でも辞退することは法的に問題ありません。
民法の規定に照らすと、入社日の2週間前までに申し出れば、原則として問題なく辞退できます。将来のキャリアプランや人生設計を踏まえて、内定承諾後の辞退の是非について慎重に判断しましょう。
内定承諾後辞退による違約金もナシ
労働基準法16条により、企業が労働契約の不履行について違約金や損害賠償額の予定を定めることは禁止されています。「内定承諾後に辞退すると、違約金が発生するのでは？」などの心配は不要です。
また場合によっては、内定承諾書に「内定承諾後に辞退した場合は違約金が発生する」などの文言が書かれているかもしれません。このような内定承諾書にサインをしてしまった場合でも、違約金については無効です。
そもそも労働契約の解除は、労働者の権利として保障されています。違約金やペナルティを課すこと自体が違法であり、従う必要はありません。
内定承諾後の辞退について理解しておくべきリスク
内定承諾後の辞退に法的な問題はありません。ただし、「あまりにも悪質な場合は損害賠償を請求される恐れがある」「再応募が難しくなる」などがあることは理解しておきましょう。
内定承諾後に辞退することにより、懸念されるリスクを紹介します。
悪質な内定承諾後の辞退は損害賠償の対象になる
悪質な内定承諾後の辞退とは、以下のようなケースです。
- 入社直前の遅いタイミングで内定辞退を申し出る
- 内定辞退の連絡をしない
- 内定辞退の理由を伝えず、企業からの連絡にも一切応じない
上記のような内定辞退は誠意に欠けており、企業側に大きな損害を与えかねません。内定辞退そのものは合法であっても、不法行為または債務不履行と見なされて損害賠償を請求される恐れがあります。
実際のところ、内定を巡る訴訟について、内定を辞退した側に損害賠償が認められるケースは極めてまれです。とはいえ一般人にとって、訴えられることによる社会的・心理的ダメージは小さくありません。
内定承諾後の辞退が法的紛争に発展しないよう、誠意を持って対応することが大切です。
再応募のハードルが上がる
内定承諾後に辞退すると、「信頼できない人物」として警戒される可能性があります。同じ企業に再応募する場合はもちろん、グループ会社や関係企業への転職活動が不利になるかもしれません。
将来のキャリアを狭めないためにも、内定承諾後の辞退は慎重に行うべきです。
内定承諾後の辞退で相手を怒らせないためのマナー・注意点
内定承諾後の辞退が認められているとはいえ、採用してくれた企業に何らかの損失を与えることは間違いありません。辞退を申し出るときはマナーを守り、採用担当者の心情にも配慮しましょう。
内定承諾後に辞退するとき、わきまえておきたいマナーや注意点を紹介します。
辞退を決めたらなるべく早く連絡する
内定承諾後に辞退すると決めた場合は、なるべくその日のうちに辞退の意向を伝えましょう。
企業の多くは、内定承諾を受けてから契約準備や受け入れ準備を進めます。内定承諾から時間がたつほど、辞退によるダメージが大きくなるのが実情です。
また内定を受けた人の辞退が遅れると、企業の採用活動の再開も遅れます。他の候補者に内定を出そうとしても、すでに他社での内定が決まっているかもしれません。
採用活動を再度行うことは企業にとって負担が大きく、採用計画全体に悪影響を及ぼします。内定承諾後に辞退したい場合は、速やかに申し入れるのがマナーです。
辞退の理由を正直に伝える
内定承諾後の辞退は、単なる「内定辞退」よりも重く見られる傾向があります。内定辞退の理由を尋ねられた場合は、可能な範囲で正直に答えましょう。
個人的な事情を詳細に伝える必要はないものの、内定を出してくれた企業に対し誠意を見せることは大切です。内定辞退の理由をあいまいに伝えると、相手に不信感を与えます。
例えば他の企業からの内定により内定辞退に至ったのであれば、その旨を率直に伝えて構いません。ごまかしやうそのない対応をすることが、わだかまりを残さない辞退につながります。
可能な限り直接謝罪する
「内定承諾後の辞退によって、企業は少なからず迷惑を被る」と考えれば、内定辞退の連絡は、電話で直接行うのがマナーです。採用選考や内定手続きを行ってくれた担当者に対して、誠実に謝罪と感謝を伝えましょう。
万が一メールのみで内定承諾後の辞退を伝えた場合、相手が確実に読んだかどうかを把握するのは困難です。メールが読まれずに放置された場合、内定辞退の意向は伝わらないかもしれません。
内定承諾後の辞退では、確実に相手とつながる連絡手段を選択することが重要です。
電話で内定承諾後の辞退を伝える方法と例文
内定承諾後に辞退することを決めた場合は、電話で直接担当者に伝えます。電話での内定辞退の流れ・やりとりの実例・注意点を詳しく見ていきましょう。
電話で内定承諾後の辞退を伝えるときの流れ
電話で内定辞退を伝えるときは、「相手への感謝と謝罪を伝える」「内定を辞退することをはっきりと伝える」「誠意を持って対応する」ことが重要です。
言いたいことをまとめたら、以下の流れで内定辞退を伝えましょう。
- 先方の都合を確認し、内定へのお礼を伝える
- 「内定を辞退したい」と結論から伝える
- 相手から尋ねられたら、辞退の理由を伝える
- 電話での連絡となってしまったことをおわびする
- 電話を切る前に改めてお礼を伝える
連絡のタイミングは、平日の業務時間内が基本です。
電話で内定承諾後の辞退を伝えるときのやりとり例
電話で内定承諾後の辞退を伝えるときのやりとり例を見てみましょう。
【電話のやりとり例】
応募者：お世話になっております。御社より内定をいただきました△△と申します。ご多忙のところ恐縮ですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
採用担当者：お電話代わりました、〇〇です。
応募者：ご多忙のところ恐れ入ります。先日内定をいただきました△△と申します。先日内定をいただきました件につきまして、ご連絡いたしました。ただ今、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。
採用担当者：はい、大丈夫です。
応募者：先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。内定をお受けしておきながら心苦しいのですが、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。内定承諾書を提出した後でのご連絡となり、誠に申し訳ございません。
採用担当者：そうですか。大変残念ではありますが、承知いたしました。差し支えなければ、辞退の理由をお伺いしてもよろしいでしょうか。
応募者：はい。実は、御社への内定を承諾した後、他社からも内定をいただきました。自身のキャリアプランを考えた結果、そちらの企業への入社を決意した次第です。貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、大変申し訳ございません。
採用担当者：そうですか。ご連絡いただきありがとうございます。
応募者：このたびは貴重なお時間をいただきまして、ありがとうございました。本来であれば直接お伺いしておわびすべきところ、お電話でのご連絡となりまして大変申し訳ございません。それでは、失礼いたします。
電話で内定承諾後の辞退を伝えるときの注意点
電話で内定辞退を伝えるときの注意点は、以下の通りです。
- 忙しい時間帯や休憩時間は避ける
- 落ち着いて話せるように準備しておく
- 言いたいことが伝わるよう、はっきりと話す
- 電話だけではなくメールも送る
始業直後や終業前・12～13時の昼休みに電話をかけるのは控えるのがマナーです。こちらの都合で電話をかけるときは、業務が落ち着く「午前10時から11時30分」「午後15時から16時」が望ましいといわれています。
実際に電話をかけるときは、スムーズに話が進むよう要点をまとめておくことも大切です。声のトーンや大きさ・話す速度にも注意して、聞き取りやすさにも配慮しましょう。
また電話をかけた後は、メールでも内定辞退のおわびや採用への感謝を伝えるのがおすすめです。「確実に内定辞退を申し出た」という証明を残しておくことで、トラブルを防ぎやすくなります。
メールで内定承諾後の辞退を伝える方法と例文
どうしても直接伝える勇気が出ない場合や担当者と連絡がつかない状態が続いているなどの場合は、メールで内定辞退を伝えることもあります。
メールで内定承諾後の辞退を伝えるときの構成や例文・注意点を見ていきましょう。
メールで内定承諾後の辞退を伝えるときの構成
メールで内定辞退を伝えるときの基本的な構成は以下の通りです。
【件名】辞退したいことが分かるようにする
【本文】
- 内定への感謝を伝える
- 内定を辞退すること・辞退したい理由を伝える
- 内定承諾後の辞退となったことおわびる
- メールでの連絡となったことおわびる（まだ電話をしていない場合）
- 電話済みの場合は、再度の連絡であることを伝える
- 締めの言葉を伝える
【連絡先】
- 自分の名前
- 郵便番号・住所
- 自宅電話番号または携帯電話番号
- 個人用メールアドレス
メールで内定承諾後の辞退を伝えるときの例文
メールで内定辞退を伝えるときは、以下の例文を参考にしましょう。
件名：内定辞退のご連絡【本人の名前】
【本文】
○○株式会社
人事部 △△様お世話になっております。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。先ほどお電話させていただきましたが、席を外されているとのことでしたので、メールにて失礼いたします。内定承諾書を提出させていただいた後で大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴社への内定承諾後に他社からも内定をいただき、自身のキャリアプランについて熟考した結果、そちらでお世話になることを決意した次第です。
選考の過程では貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、このような結果となりまして誠に申し訳ございません。
本来であれば直接おわびにお伺いすべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを何卒ご容赦ください。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
【署名】
- 自分の名前
- 電話番号
- メールアドレス
メールで内定承諾後の辞退を伝えるときの注意点
送信しても相手からの返信がない場合は、放置せずに電話で確認することが大切です。何らかの事情で相手がメールを見逃している場合、内定辞退の意思が伝わらない可能性があります。
電話をかけても担当者が不在の場合は、他の社員にメールを確認してもらうようお願いしましょう。
なお相手から返信があった場合、さらに返信する必要はありません。相手が了承のメールを送ってきたのであれば、内定辞退は承諾されたと考えられます。
おわび状で内定承諾後の辞退を謝罪する方法と例文
「内定承諾後の辞退によって相手に多大な迷惑をかけた」「内定までの過程で優遇を受けたにもかかわらず辞退してしまった」などのケースでは、おわび状でのより丁寧な謝罪が必要です。
おわび状の書き方やマナー・例文をご紹介します。
内定承諾後の辞退でおわび状を書くときのマナー
内定辞退後におわび状を送るときは、以下のマナーを守りましょう。
- 白い無地の縦書き便箋・封筒を使う
- ボールペンの使用は控える
- 三つ折りで封筒に入れる
- 修正液は使わない。間違えたら最初から書き直す
おわび状では、模様や色の付いた便箋・封筒は使いません。白い無地の縦書き便箋・封筒を用意し、黒または紺のインクで文章をしたためます。ボールペンはビジネス色が強すぎるため、おわび状では避けるのがマナーです。
万が一書き損じた場合は修正液を使わず、新しい紙に最初から書き直しましょう。
作成したおわび状はきれいに三つ折りして、封筒に入れます。
内定承諾後の辞退でおわび状を書くときの構成
おわび状は、前文・主文・末文で構成されます。
- 頭語
- 【前文】おわびの言葉
- 【主文】内定承諾後に辞退することになった理由
- 【末文】再びおわびの言葉
- 結語
- 日付、自分の名前、相手の名前
ビジネスシーンでのおわび状では、「時候のあいさつ」は含めないのが一般的です。
おわびの気持ちがストレートに伝わるよう、まず何よりも「おわび」を伝えます。内定承諾後の辞退が深刻な状況を引き起こしている場合は、頭語や結語も省略して構いません。
内定承諾後の辞退でおわび状を書くときの例文
内定承諾後の辞退でのおわび状の例文は、以下のようになります。
謹啓
このたびは、貴社より内定という大変光栄な機会をいただきながら、私の判断により辞退のご連絡をさせていただくこととなり、心よりおわび申し上げます。
自己のキャリアプランを再考して検討を重ねた結果、内定承諾後の辞退という決断に至りました。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、貴社からのご期待・ご厚意に沿えなかったこと、誠に申し訳なく存じます。
このたびは、誠に申し訳ございませんでした。
謹白
〇〇 〇〇（差出人）〇〇株式会社 人事部
〇〇 〇〇 様
内定承諾後の辞退についてよくある質問
「内定承諾後の辞退」という状況については、多くの人が不安や疑問を抱えています。内定承諾後の辞退について、よくある質問を紹介します。
内定承諾後の辞退でトラブルになることはありますか？トラブルの対処法も教えてください
内定承諾後の辞退によって想定されるトラブルには、以下のものがあります。
- 怒られる
- 質問攻めにされる
- 引き留められる
- 辞退を認めてもらえない
企業が準備を進めていたり新しい人の採用が困難だったりする場合、相手が感情的になる可能性はあります。怒られたり質問されたりした場合は感情的に応酬せず、ひとまず真摯に謝罪をしたり理由を説明したりしましょう。
とはいえ内定承諾後の辞退について、原則として法的な問題はありません。誠意を持って対応しても不当に引き留められる・損害賠償を口にされるなどがある場合は、労働基準監督署や弁護士などへの相談も検討すべきです。
内定承諾後の辞退について採用担当者に呼び出されたら、行かなくてはいけませんか？
採用担当者に呼び出されても、応じる義務はありません。企業側が内定辞退した人を呼び出すのは、引き留めたり辞退の理由を確認したりするためと推察できます。すでに電話やメールで適切に辞退を伝えたのであれば、呼び出しには応じられないと回答して構いません。
ただし、「企業との関係を良好に保ちたい」と考える場合、呼び出しに応じることは有益です。相手企業に直接出向いて謝罪することで、より円満に内定辞退が進む可能性があります。
転職エージェント経由の内定も承諾後に辞退できますか？
転職エージェントを経由して得た内定であっても、承諾後に辞退することは可能です。内定承諾後に辞退を決心した場合は、まず転職エージェントの担当者に辞退の意思を伝えましょう。内定辞退については、担当者が企業に説明してくれます。
転職エージェントは、転職者の転職活動をサポートするのが仕事です。転職先を選ぶ権利は求職者にあり、内定辞退について転職エージェントの許可を取る必要はありません。
万が一非合理的な理由で引き留められたり苦情を言われたりしたときは、担当者の変更を申し出るのも1つの方法です。
内定承諾後の辞退は迅速な報告と真摯な謝罪が必要
内定承諾後に辞退を申し出ることは労働者の権利であり、原則として違法性はありません。
ただし企業は、内定者を出すまでに多くのコストと時間を費やしています。「社会通念上極めて悪質」と思われる方法で内定を辞退すると、損害賠償を求められるリスクはあります。
内定承諾後に辞退を決意した場合はなるべく早めに採用担当者に電話をし、真摯におわびと感謝を伝えましょう。
