転職活動で履歴書を郵送する際、企業や担当者の宛名はどのように書けばよいのでしょうか？宛名に合わせた敬称の使い方や、応募書類を送る際の注意点をまとめて紹介します。履歴書を郵送する際のポイントを把握して、転職活動に生かしましょう。
応募書類を郵送したい！宛名の書き方は？
応募書類を郵送する際に使用するのは、縦書きの和封筒が一般的です。まずは、縦書きの和封筒に宛名を書く際の注意点を確認しましょう。
表面に書くのは住所や企業・担当者名など
封筒の表面には、応募する企業の住所や企業名・担当者名などを記入します。郵便番号のみ算用数字で書き、それ以外は漢数字を使用するのが基本です。住所を書く際には、都道府県を省略しないで正確に書きましょう。
また、企業名に「株式会社」が入っている場合には、略語を表す（株）を使わないのもポイントです。企業や採用担当者の氏名は、住所よりも一回り大きな字で書き、「採用ご担当者様」が封筒の中央にくるようにしましょう。
裏面左下に自分の住所・氏名などを書く
封筒裏面の左下には、自分の住所・氏名などの情報を記入します。表面と同様、郵便番号のみ算用数字を使用し、そのほかは漢数字で書きます。
住所は都道府県から正確に記し、住所よりも氏名を大きく書くのもポイントです。なお、自分の氏名は、表面に記載した宛名よりも小さめに書くようにしましょう。
また、封筒裏面の左上に書類を投函する日の日付を記入しておくと、いつ発送された書類かが一目で分かるので、配達に遅れがあった場合にも安心です。
記入する投函日は、履歴書や送付状の日付と統一するようにしましょう。送付状は、履歴書を郵送する際に同封する「封筒の中身」を記載した書類で、あいさつ状としての役割があります。
表面の左下に「応募書類在中」と赤字で記入
受け取った相手に応募書類が入っていることが分かるように、封筒表面の左下に「応募書類在中」か「履歴書在中」と朱書きしましょう。
朱書きとは、赤のボールペンかサインペンを使用し、応募書類在中・履歴書在中の文字を、定規で四角く囲むことをいいます。文字を四角で囲んでいないものは、朱書きとはいわないので注意しましょう。
宛名を縦書きで記入した場合には縦に、横書きの場合は右下に横書きで朱書きするのがマナーです。
転職活動でよく使う宛名と敬称を確認
宛名を書く際にセットで使うのが、相手への敬意を表す「敬称」です。次は、転職活動でよく使う宛名と、敬称の使い方を紹介します。
企業や部署に送る場合は「御中」
企業・部署・係などの組織名は分かっているものの、個人名が分からない場合もあるでしょう。
採用担当者ではなく、組織に送る場合には「○○株式会社 人事部御中」のように、企業名・部署名の後に「御中」を付けます。個人名が分からないときには「御中」を使い、組織に属している人への敬意を表すのが基本です。
なお、「御中」ではなく「行」と書いてしまう人もいますが、これは誤りです。一般常識が分かっていないと思われ、マイナスの印象を与えてしまうこともあるので注意しましょう。
採用担当者個人には「様」
採用担当者の名前が分かっている場合には「○○株式会社 人事部 ○○様」と、個人名の後に「様」を付けます。
また、採用担当者の名前だけでなく、部署名も分からないケースもあるでしょう。その際には、企業名の後に「採用ご担当者様」と記入する方法もあります。
個人名はもちろん、採用担当者のように人を表す宛名の場合には、「様」を使うようにしましょう。
なお、宛名に付ける敬称は1つのため「○○株式会社御中 採用ご担当者様」のように、「御中」と「様」を併用するのはNGです。
返信用封筒には自分の氏名に「宛」か「行」
応募書類に返信用封筒を同封する場合、自分の氏名を書いた返信用封筒に「様」を付けるのはマナー違反です。
「常識がない」と思われてマイナスに評価される可能性があるため、返信用封筒には様ではなく、「宛」か「行」を使用するようにしましょう。
反対に相手から返信用封筒が送られてきた際には、封筒に記された宛・行を縦の二重線で消し、企業なら「御中」、個人なら「様」の敬称を記入してから返送するのがマナーです。二重線はきれいに引くことにも気を付けましょう。
応募書類を郵送する際のポイント
履歴書を含めた応募書類を郵送する際には、宛名の書き方以外にも注意したいポイントがあります。採用のチャンスを広げるためにも、応募書類を郵送するときの注意事項を確認しておきましょう。
定形外の白い封筒を使用
応募書類を送る封筒には、応募書類を折らずに入れられる、定形外の封筒を選ぶことが大切です。複数の応募書類を入れて厚みが出た場合に備えて、A4サイズが入る大きめの「角形2号」を選んでおくとよいでしょう。
また、一般的な事務書類を郵送する際に使われる茶封筒でも問題はありませんが、「白い封筒」を使うとより丁寧な印象を与えることができます。
「応募書類在中」「履歴書在中」の朱書きも目立ちやすいため、厚みがあって中身が透けにくい白い封筒を選ぶのがおすすめです。
クリアファイルに入れて汚れ・ぬれを防止
封筒が雨にぬれたり汚れたりしないよう、応募書類はまとめてクリアファイルに入れるのもポイントです。
企業によって違いはありますが、封筒には履歴書を含めた複数の書類を入れます。送付状を一番上にして、履歴書・職務経歴書・そのほかの書類の順番で入れるとよいでしょう。
クリアファイルに入れた応募書類を封筒に入れたら、のり付けをして封をし、封の中央に「〆」マークを記入します。
「〆」が記載された封筒には「開封しないでください」という意味もあるため、採用担当者以外に中身を見られるリスクを減らすことができるでしょう。
宛名の書き方を理解し、転職活動に生かそう
応募書類を企業に郵送する際には、封筒の表面に企業の住所・企業名・担当者名、裏面には自分の住所・氏名を記入します。
表面には、「応募書類在中」と朱書きして、封筒の中身が相手に分かるように配慮しましょう。
和封筒を使用する際には、郵便番号以外は漢数字を使用するのがマナーです。また、裏面の左上に投函日を記入しておくと、応募書類を送った日の目安になるでしょう。
宛名を書くときには、企業・部署などの組織には「御中」、採用担当者を含めた個人名には「様」の敬称を使うのもポイントです。
宛名の書き方や応募書類の送り方に関するマナーを理解し、採用担当者からの印象アップにつなげましょう。
