履歴書を下書きする方法を解説！注意点と提出前のチェックポイントも - スタンバイplus(プラス)

見やすくて分かりやすい履歴書を作成するには、まず下書きをするのがおすすめです。履歴書の下書き方法のほか、清書時の注意点や提出前の確認事項について紹介します。採用担当者の目に留まる履歴書を作成し、面接・内定につなげましょう。

整った履歴書の作成には下書きがおすすめ

採用担当者が内容を確認しやすい履歴書を作成できると、プラスの印象を与えられます。

そのためには、いきなりボールペンで書き始めるのではなく、まず下書きをすることが大切です。履歴書の作成時に下書きをするメリットを確認しましょう。

誤字・脱字＆文字のバランスを見直せる

履歴書の下書きをすると、清書前に誤字・脱字や文字のバランスを見直すことができます。修正箇所があったとき、清書後だと基本的には最初から書き直しになりますが、下書きの段階であれば修正できる点が大きなメリットです。

また、決められた枠の中に、1回でバランスを整えて文章を書くのは難しいものです。たとえスペースからはみ出していなくても、後半になるにつれて文字の大きさが小さくなっている履歴書は、整っているとはいえません。

あらかじめ下書きをすることで誤字・脱字を防ぎ、文字の大きさも整った見栄えのよい履歴書を作成できます。

履歴書の訂正を避けた方がよい理由

「間違えたら、修正テープを使って書き直せばよいのでは？」と思っている人はいませんか？

しかし、履歴書を完成させた後に修正するのはやめましょう。履歴書の修正を避けた方がよい理由には、大きく2つあります。

採用を判断する重要な書類だから

氏名・年齢・学歴・職歴などの情報が記載された履歴書は、自分の経歴を証明する書類です。採用担当者は、履歴書に書かれている内容を参考にして、採用するか否かを判断します。

そんな履歴書に修正の跡が見られると、手抜きをする人というマイナスの印象を与えるでしょう。加えて、採用担当者からすると本人による修正なのかが分からないため、書類自体の信頼性が下がる可能性もあります。

どうしても書き直しが不可能でやむを得ず修正する際には、定規で二重線を引いて訂正印を押すのがマナーです。修正するのはなるべく1カ所にとどめ、訂正印には朱肉で押すタイプの印鑑を使いましょう。

真剣さに欠けている印象を与えてしまう

書類審査の後には、面接選考を設けている会社がほとんどです。書類審査の目的は、多くの応募者の中から採用候補者の数を絞ることにあります。

採用担当者は履歴書に記載された内容から、会社に対する熱意を確認して面接に進む人を決定します。

しかし、履歴書に修正した痕跡があると、それだけで入社意欲が低いと判断される可能性が高いのです。履歴書から落とす理由を探している場合には、修正跡を見つけた時点で不採用となってしまうこともあります。

書類審査で応募先の会社へ提出する履歴書は、修正のない完璧な状態が前提だと理解しておきましょう。

履歴書の下書きをする流れ

たとえ下書きだとしても、いきなり履歴書に書き始めるのは禁物です。何度も消しゴムで修正するうちに、履歴書が汚れてしまう可能性があります。

履歴書の下書きをする流れをチェックして、読みやすい履歴書の作成に生かしましょう。

あらかじめ書く内容をまとめておく

まずは、履歴書に書きたい内容を別の紙にまとめたり、パソコンで見本の文章を作成したりしましょう。

特に、自己アピールや志望動機などは、しっかりと考えて書く必要があります。盛り込みたいポイントは、あらかじめピックアップして箇条書きでメモしておくと、内容を整理しやすくなるでしょう。

また、氏名・住所・経歴などの決められた内容は、直接下書きをしてもOKです。

鉛筆を使って薄く書く

履歴書に下書きをする際には、シャープペンシルではなく鉛筆を使うようにしましょう。先の尖ったシャープペンシルだと筆跡が残りやすいため、履歴書の下書きには比較的芯の柔らかい鉛筆がおすすめです。

鉛筆の種類はHB・Hなど薄めのものを選択し、2B以上のような濃い鉛筆の使用は控えましょう。濃い鉛筆だと下書きを消したときに、履歴書が汚れてしまう可能性があるためです。

また、たとえ薄めの鉛筆を使ったとしても、筆圧の強い人が普段通りに書くと、下書きの跡が残る恐れがあります。力を入れずに薄く書くことを意識すると、跡が残るリスクを防げるでしょう。

下書き後から完成までの注意点

整った履歴書に仕上げるためには、最後まで気を抜いてはいけません。清書に使う筆記具や下書きを消す際の注意点を理解し、好印象につながる履歴書を完成させましょう。

ボールペンや万年筆で清書する

下書きが終わってから内容をチェックし、問題がないようなら清書をします。清書に使うのは黒のボールペンか万年筆が一般的です。

消せるボールペン・鉛筆・シャープペンシルは、使用しないよう気を付けましょう。また、黒のボールペンといっても、にじみやすくて乾きにくい水性タイプは避けるようにします。

油性・ゲルインクのボールペンだと、履歴書の裏側に移りにくく、にじむ心配もありません。

ボールペンの太さは、ビジネスの場で使われている0.5mm・0.7mmが、履歴書に適した太さだといわれています。実際に書いて使いやすさをチェックし、自分に合った太さを選ぶのがおすすめです。

インクが完全に乾いてから下書きを消す

清書を書き終わったらしばらく待ち、インクが完全に乾いたのを確認してから下書きを消しましょう。

新しい紙・ティッシュなどを優しく当てて、インクが付かないことをチェックするのも1つの方法です。インクが乾いていないうちに下書きを消すと、摩擦によって文字がにじむ可能性があります。

また、せっかく書き上げた履歴書が汚れたり、破れたりするのを防ぐためにも、キレイで消しやすい消しゴムを使用することもポイントです。

履歴書を提出する前のポイント

完璧な状態で履歴書を提出するためには、事前のチェックが大切です。採用担当者の目に留まりやすい履歴書にするための注意点や、面接に履歴書を生かすポイントを紹介します。

友人や家族にチェックしてもらう

念入りに見直しをしたとしても、自分だけだと誤字・脱字などを見落としてしまうケースもあります。

そのため、履歴書の下書きが終わって自分で見直しをした後には、友人や家族などの第三者に履歴書をチェックしてもらうようにしましょう。誤字・脱字だけでなく、内容の指摘やマナーについてのアドバイスをもらうこともできるかもしれません。

また、チェックを頼める人がいない場合には、履歴書に記載された内容を声に出して読むのも1つの方法です。目視だけでは見つけられなかった間違いに気付くケースもあるので、複数の方法で見直しすることをおすすめします。

証明写真の裏に氏名・撮影日を書く

履歴書に貼る証明写真の裏に、「油性のサインペン」で氏名・撮影日を書いてから提出するようにしましょう。念入りに貼っていたとしても、何かの拍子で証明写真がはがれてしまう可能性は十分に考えられます。

応募者の人物像を判断するための履歴書において、記載内容とともに重要なのが証明写真です。いくら内容が魅力的でも証明写真が貼られていないと、書類に不備があると判断されてしまうかもしれません。

万が一証明写真がはがれても、誰のものか特定しやすいように、写真の裏には氏名・撮影日を記入することが大切です。

履歴書のコピーを取っておく

履歴書を提出する前には、書類審査を通過したときのことを考えてコピーを取っておくのも重要です。書類審査に合格して面接に進んだ場合、採用担当者は履歴書に書かれた内容をもとに質問をします。

書類審査で提出した履歴書のコピーを取り忘れてしまうと、面接の対策ができなくなる恐れがあります。面接の際に何を質問されるのか、予測して回答を準備するためにも、提出する履歴書のコピーは忘れずに取っておくようにしましょう。

整った履歴書で書類審査を乗り越えよう

就職を希望する会社に提出する履歴書は、面接・内定につなげるための重要な書類です。提出された履歴書から採用候補者を絞る書類審査では、修正跡があるだけで不採用と判断されるケースもあります。

修正箇所のない整った履歴書を作成するには、筆跡が残りにくい鉛筆で薄く下書きをしてから、清書をするのがおすすめです。下書きを終えたら、油性・ゲルインクのボールペンで清書をして、インクが乾いてから丁寧に消しましょう。

提出する前には証明写真の裏に氏名・撮影日を書き、面接に進んだ場合を想定して、履歴書のコピーを取っておくことも大切です。採用担当者の印象に残る整った履歴書を作成し、まずは書類審査の通過を目指しましょう。