応募した企業から面接の日程調整メールが届いたら、ルールを守って返信することが大切です。知っておきたい基本的なルールや注意点を解説します。例文についても状況別に紹介するので、シーンに合わせてアレンジして使ってみましょう。
面接日程調整メールの基本ルール
メールでの返信は文字として残るため、基本的なルール・マナーが守れていないと印象を悪くしてしまうこともあります。面接日程調整メールを送るときに気を付けたいポイントを確認しましょう。
すぐに返信する
面接日程調整メールが届いたら、できるだけ早く返信するのがマナーです。基本的には、24時間以内がよいとされています。
企業側は多くの候補者のスケジュール調整をしなければならないことも多く、返信が遅いと迷惑をかけるためです。また、希望日時が埋まってしまったり、内定者が先に決まってしまったりといったリスクを避けられるというメリットもあります。
できるだけ早くといっても、深夜に返信をしてしまうと、「不規則な生活をしているのではないか」と悪い印象を与えかねないため、注意しましょう。仕事で業務時間中に返信ができない場合は、予約送信機能を使うのがおすすめです。
すぐに回答するのが難しい場合は、回答が遅れる理由と回答タイミングの目安を事前に伝えておくようにすることも大切なマナーです。
件名や内容は分かりやすく
仕事では1日に多くのメールを受信するため、誰から・どのような内容のメールなのか、件名を見ただけで分かるようにすることが大切です。
返信の際は『Re:』を付けたまま件名を変えずに、自分の氏名を最後に加えて返信するのが一般的です。件名を変えてしまうと、後から検索しづらくなってしまいます。
何度もやりとりをして『Re:』が増えて読みづらくなってしまう場合は、1つだけ残して削除しても構いません。
内容も、要件を簡潔にまとめたり適度に改行を入れたりして、分かりやすくしましょう。ただし、分かりやすくするためといって装飾を多用すると、かえって読みづらくなってしまうこともあるため使いすぎには気を付けることが大切です。
宛名に注意を払う
返信するときは、いきなり本文から書き出さないようにしましょう。メールでも本文の前に宛名を書くのがマナーです。宛名は、『会社名・部署名・担当者名』の順番で書くのが一般的です。
会社名は略さずに、『株式会社』と正式名称で書きます。株式会社が前に付くのか後ろに付くのかも、必ず確認しましょう。
また、部署名や担当者名も『人事部 〇〇〇〇様』のように略さずフルネームで書きます。担当者が分からない場合は、『採用ご担当者様』としましょう。
お礼の言葉を含める
先方に対して感謝の気持ちを伝えることも大切なポイントです。面接の日程調整メールが届いたということは、多忙な中時間を割いて書類選考をしてくれ、面接の時間を設けてくれるということです。
そのことに対して、『お忙しい中、ご連絡ありがとうございます』や『日程の調整をして下さり、ありがとうございます』と一言添えることは、社会人としてのマナーであるといえるでしょう。
『礼儀正しい』『ビジネスマナーを心得ている』と好印象を与えられるというメリットもあります。
署名を入れる
誰からのメールなのか分かるように、最後に署名を入れ忘れないようにしましょう。記載する内容は、『氏名・携帯番号・メールアドレス』です。
大学在学中の人は、大学名と学部名を記載するとよいでしょう。氏名が読みづらい場合は、振り仮名を付けると親切です。
署名の上下に装飾を入れると、本文との区切りが分かりやすくなりますが、ビジネスシーンにふさわしくないような派手な装飾は避けましょう。
署名漏れがないように、就職活動中は署名が自動挿入されるように設定しておくのもおすすめです。
状況別の面接日程調整メールの例文
企業から届く面接の日程調整メールは、主に候補日が選べる場合と指定されている場合に分かれます。それぞれの返信メールの例文と併せて、都合が悪い場合や辞退する場合の例文も紹介します。
候補日を選べる場合
自分の都合で日時を選べる場合は、企業側がスケジュール調整しやすいように、少なくても3つ候補日を伝えましょう。同じ日でも異なる時間帯で対応できるのであれば、『9〜10時と16〜17時』と伝えると親切です。
具体的な書き方は、以下の通りです。
株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇様お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日時をお送りいたしますので、ご調整いただけますと幸いです。第1希望：〇月〇日 〇～〇時
第2希望：〇月〇日 〇～〇時
第3希望：〇月〇日 〇～〇時お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
署名
候補日が指定されている場合
企業側が指定した複数の日時から選ぶ場合は、可能な限り多くの日時を選択しましょう。可能な日時が多い方が先方もスケジュール調整をしやすくなり、面接日がスムーズに決まるためです。
認識の違いが起こらないように、返信する際にも日時を記載しましょう。
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。面接候補日のご連絡、ありがとうございます。
下記希望日程をお送りいたしますので、ご調整いただけますと幸いです。〇月〇日 〇時
〇月〇日 〇時
〇月〇日 〇時お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
都合が悪い場合
先方から指定された日時が都合悪い場合は、希望日を打診しましょう。まず、お詫びの気持ちや理由をきちんと述べた上で、打診するのがマナーです。
〇〇株式会社
人事部 〇〇〇〇様お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。面接の日時について、ご連絡いただき誠にありがとうございます。
私の都合で大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日時に研修の予定が入
っているため、以下の日時で再調整いただくことは可能でしょうか？〇月〇日 〇～〇時
〇月〇日 〇時以降お忙しい中、ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご検討のほど何卒よろ
しくお願い申し上げます。署名
辞退する場合
ほかの企業から内定をもらったなどの理由で辞退したい場合は、できるだけ早く連絡をするようにしましょう。先方は代わりになる候補者を探すなど、対応に追われることも考えられるため、なるべく迷惑がかからないようにすることが大切です。
辞退の理由については、詳しく述べる必要はありません。
〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。この度は面接日時のご連絡、誠にありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により面接を辞退させていただきた
く、ご連絡を差し上げました。お忙しい中、お時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の発展とご活躍をお祈り申し上げます。署名
トラブル別のメールの例文
応募企業との連絡がスムーズに進まないことや、面接日程が確定した後に変更する必要があるなど、思わぬ事態が起こることもあります。トラブルが起きたときはどうしたらよいのか、問い合わせメールの例文とともに紹介します。
相手から連絡が来ない場合
先方から連絡が来ない場合は、再度メールを送り確認しましょう。相手に失礼ではないかと感じる人もいるかもしれませんが、音信不通のままでは先に進めないため、きちんとフォローアップする必要があります。
メールする際は、返信であることが分かるように件名をそのままにし、営業時間帯に送りましょう。催促しているような印象にならないように、低姿勢を心掛けることも大切なポイントです。
〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。先日は、面接日の日時につきましてご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
希望日について〇月〇日にメールをさせていただきましたが、今のところ確認が
できておりません。お忙しい中恐縮ですが、お手隙の際にご確認の上ご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。署名
日程確定後に変更したい場合
想定していなかった予定が入るなど、面接日程の確定後に変更しなければならないケースもあります。まずはお詫びの気持ちを伝え、代替日を3つ程度伝えるようにしましょう。
株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇様お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。〇月〇日の〇時より面接のお約束をいただいておりますが、急な出張の予定が入り、
貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。
お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、以下の日時で再度ご調整いただく
ことは可能でしょうか？〇月〇日 〇～〇時
〇月〇日 〇～〇時
〇月〇日 〇時以降お忙しい中大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
面接日程調整メールの注意点
面接日程調整メールを送る際に知っておきたい注意点を紹介します。ビジネスマナーともいえるので、しっかり把握することで好印象を与えることができるでしょう。
現職場のメールは使用しない
会社のメールアドレスは、社内や取引先の人とのやりとりなど業務に関することに使うためのものなので、転職活動には使用しないようにすることが大切です。
転職活動に使用してしまうと、『公私混同している』『常識がない』とマイナスの印象を与えてしまいます。「入社後も私用に使うのでは」と警戒されてしまうこともあるでしょう。
転職活動に使えるメールアドレスがない場合は、新規作成するのがおすすめです。公募企業から返信が来たときに、個人的なメールに紛れ込んで見落としてしまうリスクも防げます。
本文を残し全員に返信する
メールでやりとりするときは、経緯が分かるように本文を削除せずに残したまま返信します。担当者は多くの候補者とやりとりしていることも多いため、本文を残すことで状況を把握しやすくなります。
使っているメールソフトの設定によっては、返信の際に本文が残らない場合もあるので、事前に確認しておくとよいでしょう。
また、『cc』に宛先が入っている場合は、全員に返信することも大切なポイントです。複数の人で情報を共有する意図があるため、送信者だけに返信をしてしまうと、先方に迷惑や手間がかかる結果になることも考えられます。
敬語を正しく使う
面接日程調整メールでは、敬語を正しく使うことも大切です。特に職務経験がない新卒者は、ビジネスシーンにおける敬語を使い慣れていないことも多いため、間違いがないか必ず確認しましょう。
間違えやすい言葉の代表例は、『御社』です。相手企業に使う敬称ですが、話し言葉であるためメールでは使用しません。代わりに『貴社』を使いましょう。
また、『～していただく』や『～いたします』は漢字ではなく、平仮名になります。『行きます』や『了解です』は、それぞれ『伺います』『承知いたしました』になるので、覚えておきましょう。
面接日程調整メールのマナーを守ろう
面接日程の調整に関するメールに返信する際は、返信のタイミングや件名、内容など基本的なルールを守ることが大切です。
面接の候補日は、選べる場合と指定されている場合がありますが、いずれの場合も候補日はできるだけ3つ程度は伝えるようにします。
返信する相手や敬語の正しい使い方もしっかりと確認した上で、例文を参考に好印象になる返信をしましょう。
