面接後のお礼メールは必要なのか、疑問に思う人もいるのではないでしょうか？きちんとマナーに則った上でお礼メールを送ると、印象がよくなることがあります。面接後のお礼メールを送信するタイミングやメリットのほか、書き方と例文も紹介します。
面接後のお礼メールは必要？
そもそも面接後にお礼メールを送るのは、マナーなのでしょうか？お礼状とどのような違いがあるのかについても紹介します。
必須ではないが迷うなら送る方がベター
面接後のお礼メールは、必ず送らなければならないというわけではありません。特に転職活動をしている場合は、それまでの経験・スキルが重視されます。メールを送信しなかったからといって、不採用につながるとは考えにくいでしょう。
しかし、自分のためにスケジュールを調整し、面接の時間を設けてくれたことに対して、感謝するのは当たり前のことでもあります。お礼メールを送ることにより、よいイメージを持ってもらえる可能性もあるでしょう。
特に職務経験のない新卒の場合は「社会人としてのマナーを心得ている」とプラスになることもあるかもしれません。
基本ルールをしっかり守れていればマイナスになることはないですし、「送ればよかったかな」と後悔しないか迷うのであれば送信するのがよいでしょう。
お礼状との使い分け
「手書きのお礼状の方がよいのではないか」と思う人もいるのではないでしょうか？近年はメールでやりとりするのが一般的なので、メールで済ませても失礼にはあたりません。
すぐに感謝の気持ちを伝えられることや、企業側が確認・返信をしやすいというメリットがあります。
一方、手書きのお礼状には、より心のこもった丁寧さがあります。古くからの伝統を重んじる企業や年齢の高い採用担当者の場合は、好印象につながることもあるでしょう。きれいな字でなくても、読みやすい丁寧な字で書くように意識することが大切です。
お礼メールを送った場合の印象
お礼メールを送ることで、どのような印象を与えることができるのでしょうか？マイナスの印象を与えかねない注意点についても紹介します。
感謝の気持ちを伝えられる
面接時は、緊張していたり時間が限られていたりして、思うように気持ちを伝え切れないこともあるでしょう。メールでは、多忙な中で自分のために時間を作ってくれた担当者に、感謝の気持ちをしっかり伝えられます。
そうすることで「丁寧な人」「ビジネスマナーを心得た人」「細やかな気配りができる人」など、好印象を与えることができるでしょう。
それだけで採用が決まるわけではありませんが、よいイメージを抱いてもらえれば、最終選考に残る可能性も上がることが考えられます。
熱意をアピールできる
感謝の気持ちと同時に、入社への熱意をアピールすることもできます。わざわざ感謝の気持ちを伝えてきたことに対して、「入社の意欲がある」と受け取ってもらえる可能性があるでしょう。
また、さり気なく意欲を再アピールすることもできます。例えば、感謝の気持ちを述べた後に「お話をお伺いし、益々貴社への入社意欲が強まりました」など、一言添えることもできます。
意欲が伝われば、選考にプラスになることも考えられるでしょう。
マイナス印象を与えるケースもチェック
メールは素早く送れるのがメリットのため、送るのが遅いとマイナスの印象を与えることもあります。『入社意欲が低いのかも』『マナーに欠ける』といった誤解を招きかねないため、気を付けましょう。
また、誤字脱字にも十分注意を払うことが大切です。誤字脱字が多いと『注意散漫な人』『教養がない人』などよくないイメージを与えてしまい、評価が下がってしまうことも考えられます。
特に企業名や担当者名の誤字脱字は、相手に失礼な印象を与えてしまうので注意が必要です。
お礼メールを送るタイミングは？
メールでのお礼は、いつ送ればよいのでしょうか？タイミングを間違えると「マナーに欠ける」と思われてしまうこともあるため、きちんと把握しておきましょう。
面接があったその日に送る
面接を受けた日の就業時間内に送るのが、基本的なルールです。ビジネスシーンでは早急な対応が求められることも多いため、早いレスポンスで好印象を残すことができるでしょう。
逆にレスポンスが遅いと『常識がない』『時間にルーズ』など、悪いイメージを抱かせてしまうこともあります。
また採用担当者は、日々たくさんの候補者と面接を行っていることが珍しくありません。時間がたちすぎると、ほかの人と混同してしまったり、誰なのかよく思い出せなかったりすることもあるでしょう。
時間が経過するほど印象が薄れていくものなので、まだ印象がしっかり残っているうちに送ることで、より熱意や意欲が伝わりやすくなります。
時間帯が遅くなるなら翌日
面接自体が夕方だったり、仕事の都合でその日のうちに送信できなかったりすることも考えられます。そのような場合は、翌日に送信するのが鉄則です。
「メールを見るのは翌日の就業時間内だろうし、今送ってもいいだろう」と夜遅い時間に送ってしまうと、「常識がない人だ」と不快感を与えてしまうリスクがあります。
また、「不規則な生活をしているのではないか」と不信感を抱かせてしまう原因にもなりかねないため、注意しましょう。
お礼メールの書き方・例文
お礼メールの具体的な書き方を、大切なポイントとともに解説します。例文も確認し、実際に送る際の参考にしましょう。
メールの件名は一目で分かるように
ビジネスでは、1日に多くのメールを受信することは珍しくありません。一目見ただけで誰からどのような内容のメールが届いているのか、すぐに判断できるような件名にしましょう。
件名が曖昧だと優先順位が低いと判断され、チェックされなかったり見落とされたりする可能性があります。
具体的には『【〇月〇日の面接のお礼】企画部希望 〇〇〇〇』や『本日の面接のお礼／経理部希望 〇〇〇〇』のように、面接を受けた日・希望部署・氏名を記載するとよいでしょう。
お礼メールの内容
お礼メールの基本的な内容は、以下の通りです。
- 面接を受けた日時・氏名を記載する
- スケジュールを調整し面接の時間を設けてくれたことへの『感謝の気持ち』を述べる
- 面接では伝え切れなかったこと・入社への意欲を伝える
- 最後に結びの言葉を述べ、署名をする
面接では伝え切れなかったこと・入社への意欲を伝える際、あくまでお礼を述べるのが目的であることを忘れないようにしましょう。
お礼メールは自己PRをする場ではないため、アピールがくどかったり長くなりすぎたりしないよう、簡潔にまとめることが大切です。
例文もチェック
例文は以下の通りです。状況に合わせてアレンジして使ってみましょう。
件名：面接のお礼／企画部希望 〇〇〇〇
株式会社〇〇
人事部 面接ご担当者様お世話になっております。
本日〇時より面接の機会をいただいた〇〇〇〇と申します。
お忙しい中、お時間を割いていただき誠にありがとうございました。お話をお伺いし、貴社で働きたいという気持ちがより一層強くなりました。これまでに身に付けた経験や知識を、貴社の発展に役立てられれば幸いです。
まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールを送らせていただきました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。氏名
住所
電話番号
メールアドレス
面接後のお礼メールに関するQ&A
困ったり迷ったりしたときに役立つ、お礼メールに関するよくある疑問をまとめました。特に初めての就職活動では、分からないことも多いものです。
迷っているうちに時間が経過してお礼メールが遅くなってしまうと、「常識がない」と思われてしまうリスクもあります。疑問点は事前に確認し、スムーズに対応できるようにしましょう。
お礼メールの送付先はどこ？
面接官から名刺をもらった場合は、直接面接官に送りましょう。面接官のメールアドレスが不明な場合は、採用担当者に送ります。
どちらのメールアドレスも不明な場合は、企業から届いた過去のメールを確認してみましょう。企業との連絡は、採用担当者のメールアドレスから送信されていることが多いためです。
また、企業のホームページの採用案内にメールアドレスが載っていることもあります。その場合は、メールアドレスを打ち間違えないよう注意しましょう。
メールアドレスを間違えてしまうと届かないので、送信する前に間違えていないか再確認するのがおすすめです。
お礼メールに返信が来たらどうする？
企業から返信が来てどうするか悩むのであれば、返信しましょう。日々の業務に追われ忙しい中で返信してくれたことを考えると、返信するのが人としてのマナーであるためです。
また、ビジネスシーンでは、自分から発信したメールは自分で終わるのが理想的だといわれていることも理由の一つです。面接後のお礼メール同様、返信はできるだけ早くしましょう。
また、受け取る側が何に対する返信なのか分かりやすいように、件名を変えず本文も含めたままにすることも大切なポイントです。すでにお礼は済んでいるので、簡潔に書くように心掛けましょう。
面接官が複数人いた場合はどうする？
面接は、人事部と営業部の担当者といったように、複数人で行われることも珍しくありません。そのため、面接官が複数人いた場合は「それぞれ宛てに送らないといけないのではないか」と思う人もいるでしょう。
しかし、連名で送ることに問題はありません。特にはっきりとした決まりはないため、上役の人だけに送ることも可能です。
いずれの場合も、フルネームを記載するのがマナーです。誤字脱字があると失礼にあたるため、しっかり確認しましょう。氏名が分からない場合は、『面接ご担当者様』とするのが一般的です。
お礼メールで自分を印象付けよう
面接のお礼メールは必須ではありませんが、『丁寧な人』『常識がある人』などよいイメージを与えられたり、意欲を再アピールできたりなどプラスの面もあります。
ただし、送るタイミングや件名など基本的なルールが守られていないと、マイナスになってしまうこともあるため注意が必要です。
お礼メールのマナーを守って、うまく自分を印象付けましょう。
