会社を辞めると決めたものの、何ヶ月前に、どのようにして、退職の意思を伝えればよいのか分からないという人も少なくないでしょう。退職の意思を伝える理想のタイミングや、上司に引き止められにくいポイントについて解説します。
この記事のポイント
- 退職は2～3ヶ月前を目安に伝える
- 法律では2週間前でもよいとされていますが円満退社を目指すなら2～3ヶ月前がベストです。
- 退職の意思を伝える際は、上司に事前にアポ取りが必要
- 落ち着いた場所で話ができるよう、事前に時間をとってもらいましょう。
- 引き止められても揺るがない強い意思を持つ
- 上司に引き止められても迷わないよう、なぜ退職したいのかを自分自身でも確認しておきましょう。
退職の意思は何ヶ月前に伝える？
まずは、退職の意思を伝えるタイミングについて紹介します。トラブルなく円満に退職するために、双方にとってベストな時期に伝えるようにしましょう。
法律上は2週間前に伝えればOK
退職の意思を伝える際に知っておくべき前提として、民法では正社員・アルバイト・パートを問わず期間の定めのない雇用の解約の申入れは2週間前に伝えればよいとされています。つまり、法律の上では、2週間前に申告すれば退職ができるのです。
しかし、これはあくまでも法律上での日数です。一般的な会社の就業規則では1ヶ月前とされていたり、別途日数が定められていたりすることもあるので、トラブルを避けるためにも事前にしっかり確認しておきましょう。
円満退職を目指すなら2～3ヶ月前
法律では2週間前、就業規則では、多くの場合1ヶ月前とされていますが、円満退職を望むのであれば、2～3ヶ月前と早めに伝えるのがよいでしょう。なお就業規則に1ヶ月前とあっても、早く伝える分には問題ありません。
2～3ヶ月前に伝える理由は、引継ぎの時間をしっかりとれることや、会社側の欠員補充にかかる日数などを考慮するということからです。早めに伝えることで会社側の負担も軽減でき、円満に退職することができるでしょう。
意思表示から実際の退職までの流れを解説
退職の意思を伝えれば、すぐに退職できるわけではありません。実際に退職するまでには、承認までの時間や、引継ぎにかかる時間もあります。退職の意思表示から実際に退職するまでの流れを解説します。
（1）社内承認まで「1～2週間程度」
退職したいという意思を上司に伝え、退職してもよいという承認を得る段階です。一般的には、1〜2週間程度かかります。
退職の意思を伝えてもすぐに承認が出るとは限りません。引き止めに合う場合は、期間がさらに長引く可能性もあります。また、たとえその場で承認されたとしても、引継ぎの内容や、退職時期の相談のために時間がかかることもあるでしょう。
そのため、すでに転職先が決まっていたり、退職後のスケジュールが組まれていたりする人は、上司に退職の意思を早めに伝えるのがよいでしょう。
無事に承認を得られたらどのように引継ぎをしていくのか、リストとスケジュール表を作成して上司と共有しておくとスムーズです。
（2）業務の引継ぎ「2週間～1ヶ月程度」
退職届が受理されると、直属の上司からほかの社員にも退職する旨が伝えられ、現在自分が担当している仕事の引継ぎを行います。業務内容によって異なりますが、2週間〜1ヶ月程度を見ておくとよいでしょう。
通常の業務と引継ぎで忙しくなることが多いため、退職が決まった段階で少しずつ引継ぎリストを作成しておくと、引き継ぐ人も引き継がれる人も楽になります。
また、引き継ぐ際は、口頭だけで伝えるのではなく文書化してわかりやすくすることも大切です。後任者とのコミュニケーションをしっかりとりながら、理解してくれているのか、不明点はないか、随時確認しながら引継ぎしましょう。
なお、営業職などで担当顧客や取引先がいる場合には、退職のあいさつと後任の紹介もこの時期に行っておきましょう。
（3）有給休暇の消化「1週間～1ヶ月程度」
「退職するのに有休を使うのは気が引ける」と感じる人もいるかもしれませんが、有給休暇は法律で労働者に与えられた権利です。有給が残っている場合は退職前に全て消化して問題ありません。
ただし、仮に有休が20日残っている人が1ヶ月前に退職を伝えた場合、引継ぎの間もなくすぐに休みに入ることになります。使っていない有給休暇が残っている場合は、引継ぎが終わった後に消化させるようにしましょう。
なお、有給休暇の消化のタイミングは、次の2パターンがあります。
- 最終出社日の前に有給消化をする（有給休暇後、最後に出社して退職する）
- 最終出社日の後に有給消化をする（有給休暇が最後の出社日となり、そのまま退職する）
自分の予定を含め、会社にも相談しながら、どちらのパターンで有給休暇を消化するか、決めておきましょう。
上司に退職の意思を伝える方法
上司に退職の意思を伝える際には、二人で落ち着いて話せる環境を作ってもらうことが大切です。一方的にならないように注意しながら、退職の意思や理由を伝えましょう。具体的なポイントを解説します。
まずは直属の上司にアポを取る
上司に退職の意思を伝える際は、まず直属の上司に事前にアポを取りましょう。退職はデリケートな話題でもあるため、いきなり立ち話で退職を切り出すと失礼になる恐れもあります。
アポを取る方法はメールや口頭などがあります。「相談があるので、二人だけで話せる時間を作っていただきたいです」という形で、アポを取りましょう。
事前にアポを取ることで、大切な話があると暗に伝えられるほか、話が長引きそうな場合に、上司と自分の事前の時間確保にもつながります。自分の気持ちをしっかり伝えられるよう、会議室など落ち着いた場所で、相談しましょう。
退職の意思・理由を伝える
いよいよ、退職の意思を上司に伝えます。実際に退職の意思を伝える際は、時間を作ってくれたことにまず感謝し、お詫びの言葉から退職の話に持っていきましょう。
例：「今日はお時間を作って下さりありがとうございます。大変申し訳ないのですが、退職させていただきたいです」
なお、退職の理由を伝えるときは、会社への不満や愚痴を言うのではなく、「自身のスキルアップのため」「新たな環境に身を置きたいため」など、ポジティブな理由にしましょう。
退職時期や引継ぎを相談する
退職の意思を受け入れてもらえたら、退職時期や引継ぎについて相談しましょう。なお、自分の中で、退職時期が決まっていても、「〇月〇日に退職します」とは言わないのが賢明です。
退職することで会社側に少なからず迷惑をかけることには変わりありません。そのような中、一方的に退職期日を決めてしまうと、「それまでに引継ぎが終わらなかったらどうするの？」など、会社や後任者へ不安を与えかねません。
引継ぎの内容を確認し、どのくらいの期間があれば引き継げるのか、会社にとって退職のタイミングはいつがよいのかなど、上司と相談しながら進めていきましょう。
上司に引き止められないためのポイント
人材不足に悩む企業が多い現代において、1人でも退職者を出したくないのが上司の本音です。もし、上司に引き止められても断固とした意志で振り切れるよう、いくつかのポイントを解説します。
迷う素振りを見せない
退職を伝える際に「退職しようと考えていて」「退職を検討しており」などの言い方をしようと考えていませんか？このような曖昧な表現は、退職しようか迷っていると捉えられてしまうため、引き止められてしまう可能性大です。
また、「自分には仕事が合わなくて…」などと伝えてしまうと、業務内容の見直しなど、新たな条件提示のもと勤務継続を迫られる可能性もあります
退職を伝える際は、断固として退職を撤回しないという意思を見せることが重要です。そのため、「退職します」と言い切る形で伝えるのが望ましいです。
「すでに転職先が決まっている」「家庭の事情で働けない」など、退職がしかたないと思ってもらえるような退職理由を用意しておくのもよいでしょう。
自分の中で退職の意思を固めておく
上司に引き止められないようにするために、退職の意思をしっかりと固めておくのも重要なポイントです。
引き止めに合ったとしても最終的に断るのは自分自身です。「こんなに引き止めてもらえるなら…」と、自分自身が揺らがないよう、退職の意思を固めておきましょう。
そもそも、「自分はなぜ退職したいのか」という理由を自分自身に説いてみるのも大切です。上司はあの手この手で説得を試みるかもしれませんが、理由を明確にし、しっかりとした意志を固めておきましょう。
退職の意思は早めに伝えておこう
今までお世話になった会社を退職するときは、できるだけ円満に去りたいものです。退職を伝えるタイミングが遅すぎたり、伝え方を間違ったりしてしまうと、会社や後任者に迷惑をかける可能性があります。
会社にとっても自分自身にとっても、スムーズで気持ちのよい別れになるよう、退職の意思が決まった段階で、早めに伝えておきましょう。
