面接日程の確定メールに返信するべきか、どのように返信したら良いのか分からず困っていませんか？面接日程確定メールのマナーを解説します。面接の日程調整で発生するケースごとの返信文例も紹介するので、面接を控えている人はぜひチェックしましょう。
面接の日程を確定させるには？
まずは、面接の日程を確定させるまでの一般的な流れを見ていきましょう。メールで日程調整をするのが初めての人は、要チェックです。
メールで決める場合の流れ
メールで面接の日程を決める際は、企業から候補日を提示される場合と、候補日の提示を求められる場合の2つがあります。いずれの場合も、一方が提示した日時を了承すれば、面接日が確定します。
自分から候補日を出す場合は、必ず複数の日時を提示しましょう。面接官は日々多くの応募者と面接をしています。ピンポイントで指定されても調整できるとは限らず、もしその日時で面接が組めなかった場合は再調整となります。
そうするとやり取りの回数が増えるだけでなく、調整が遅れたことにより別の応募者で決まってしまうことも考えられ、機会を損失するかもしれません。
面接日程確定メールに返信はいる？
面接の日程確定メールに返信するべきかは、多くの人が疑問に思っているのではないでしょうか。面接の日程確定メールに返信が必要かについて解説します。
基本的には返信が必要
面接の日程確定メールには、基本的には返信しましょう。面接日程について自分が合意したことを伝えるためです。「自分の希望する日程を伝え、企業側がOKしたから改めて返信する必要はないのでは」と思う人もいるかもしれません。
しかし、企業側では「候補日を出した時点から予定が変わっているかもしれない」と考えている可能性もあります。そうした企業の懸念を払拭するためにも、日程に了承したことを返信する必要があるのです。
自動送信の場合は不要
場合によっては、送信専用アドレスから日程確定メールが送られてくることがあります。この場合は、返信は不要です。そもそも送信専用アドレスに返信をしても、メールは届きません。
また「返信不要」とメール内に書かれている場合も、返信は不要です。
自動送信や、返信不要と記載しているのには、やり取りしている人数が多く、少しでもやり取りを減らしたいことが背景にあると考えられます。
そのため、返信をすると、企業にとってはかえって手間を増やされたという印象を与えることになりかねません。このケースにおいては、返信しない方がマナーを守っているといえるでしょう。
面接日程確定メールへの返信ポイント
手動で送られてくるメールには、返信する必要があります。しかし、どのように返信をすれば良いのか分からない人もいるでしょう。面接日程確定メールに返信するときのポイントを解説します。
できるだけ早く返信する
面接の調整に限った話ではありませんが、企業からのメールにはできるだけ早く返信をしましょう。基本的に24時間以内に返信をし、可能であれば営業時間内に返信できるとなお良しです。
面接官は日々いろいろな業務をこなしているので、時間が空くとやり取りの内容を思い出すのに時間がかかってしまいます。これは相手に負担をかける行為なので、避けた方が良いといえます。
どうしてもすぐに返信ができない場合には、内容を確認したこと、改めてメールを送ることだけ先に伝えましょう。
また、返信する時間帯は日中にするのが無難です。深夜や早朝の返信は生活リズムの乱れを疑われるため、できるだけ控えた方が良いでしょう。
件名の「RE:」は残したままでOK
すでに企業とメールのやり取りをしたことがある場合、件名の頭に「RE:」と入っていることがあります。返信する際は、この「RE:」は残したままで問題ありません。
「RE:」は前回のメールへの返信であることを意味し、これによってやり取りの続きであることが分かります。逆に消してしまうと、相手が新規メールと勘違いする恐れがあり、負担をかけてしまう原因になります。
また、返信メールの入力画面には、これまでの本文が残っていることがほとんどです。過去のメール文面も残しておくことで、やり取りの流れをスムーズに理解できます。
なお「RE:」も本文も、たまりすぎて見にくくなった場合は適宜削除して問題ありません。
最後に署名を入れる
署名を入れ忘れる人は、意外と多くいます。署名はメールの末尾に挿入する、自分の連絡先を伝えるものであり、ビジネスメールでは入れるのがマナーとされています。
署名には最低限、氏名と電話番号、メールアドレスを入れておけばOKです。2通目以降は、簡略化したものでも構いません。都度署名を入れるのが面倒な場合は、メールの機能で自動挿入することもできます。
なお、転職活動においては、個人のメールアドレスを使用するのがマナーです。署名欄にも現在の会社のメールアドレスは記載しないよう、注意しましょう。
装飾や記号を多用しない
読み手への配慮や自分のアピールのために、本文を装飾したいと思う人もいるかもしれません。しかし、過度な装飾はビジネスメールにはふさわしくないため控えましょう。
特に絵文字や顔文字を使うのはNGです。絵文字の場合、デバイスによって正しく表示されず、メールが崩れてしまう原因にもなります。
【】は強調するときによく使われますが、本当に必要な場合を除いては使わない方が良いでしょう。
また、署名欄を囲むときにも記号を使うことがありますが「-」や「=」など、できるだけシンプルなものにする方が無難です。
面接日程確定後に日程変更が必要な場合
状況によっては、面接日の確定後に日程変更が必要となるケースもあるでしょう。そのときの対処法を知っていれば、慌てずに対応できます。面接の日程確定後に日時の変更を希望する際のポイントを解説します。
分かった時点ですぐ連絡する
もし約束した日時に面接に行けないことが分かったら、その時点で企業に連絡を入れましょう。企業はあなたの面接をするために、仕事の割り振りや会議室の予約など、さまざまな準備を行っています。
もし準備途中で日程変更の連絡が入れば、相手への負担は最小限で済みます。しかし、言いづらいといった理由で連絡が遅れたり、最終的にドタキャンという形になったりすれば、迷惑をかけるだけでなく印象も悪くなるでしょう。
丁寧な謝罪は必須
日程変更の連絡を入れる際は、変更を希望する理由と、謝罪の意をしっかりと伝えることが重要です。面接の日程を変更することは、面接よりもほかの用事を優先することを意味します。
それだけですでに失礼な行動と捉えられてしまうので、まずは申し訳ない気持ちを丁寧に伝えましょう。
また、日程の変更を希望する理由を、正直に伝えることも重要です。やむを得ない事情があることを伝えれば、企業側もきっと理解してくれます。このとき、下手な言い訳をすると心証が悪くなるので、注意しましょう。
新しく送る候補日は複数用意する
面接の日程変更を希望する際は、候補者側から変更日時を提示するのがマナーです。このとき、代替の日程は複数送りましょう。候補日が複数ある方が、調整しやすいためです。
また、候補日を複数出すことで、面接に対する意欲を伝えることもできます。どうしても複数の日程を出せない場合は、直近で調整できる最速の日程を提示します。その際は、候補日が1つであることに対して一言謝罪を入れておくと良いでしょう。
面接日程の確定メールが来ない場合
面接の日時が確定していないのに企業から連絡が来ない場合、どうすれば良いのでしょうか？企業から面接日程の確定メールが来ないときの対処法を3つ解説します。
まずは自分側に原因がないか確認
返信が来ないと思ったら、まず自分側に原因がないかを確認しましょう。よくあるケースは、以下の3つです。
- 迷惑メールフォルダに入っている
- パソコンからのメールを受け取らない設定にしている
- 単純に見落としている
上記のいずれかに当てはまった場合、企業からのメールに対する返信が遅れてしまっています。そのため、メールを発見したらすぐに返信をし、返信が遅れたことに対して謝罪の言葉を入れましょう。
上記3つのケースは、自分側で再発防止ができます。同じミスが続かないように、その場で対策を立てることも大切です。
ひとまず焦らずに待ってみる
自分側のミスが原因ではない場合、企業側が何らかの事情により返信ができていないことが考えられます。面接の候補日までに余裕がある場合、まずは焦らずに返信を待ってみましょう。
もちろん、相手の単純な見落としも考えられますが、焦って催促のメールを送るとせっかちな印象を与えてしまう恐れがあります。担当者が多忙で返信する時間を取れていなかったり、体調不良で休んでいたりする可能性もあります。
こちらから再度連絡するタイミングは、以下を目安にしましょう。
- 面接予定日の2日前
- 最後の連絡から1週間以上空いたとき
- 相手が返信するといった日から1～2日経ったとき
予定が迫って来たらメールで問い合わせる
面接予定日が迫っていてもなお返信が来ない場合は、こちらからリマインドのメールを送ってみましょう。ただし、メールで問い合わせる際には相手を責めるような言い方は避けるようにします。
仮に相手の見落としだったとしても、それを責められては相手も良い気分にはなりません。あくまで面接日程を確認するという姿勢で送ることが大切です。
また、焦って電話で確認したくなるかもしれませんが、電話は相手の仕事を中断させてしまうため、緊急でない限りは控えましょう。
面接日程確定メールに関する返信の例文
面接日程確定メールへの返信のポイントを解説してきましたが、実際の文面を見ることでよりイメージが湧くでしょう。通常の返信と日程変更を依頼する場合、返信が来ない場合の3つのケースにおける、メール文の例を紹介します。
日程確定へのお礼・返信の例文
面接の日程確定メールへの返信文の一例は、以下の通りです。
株式会社◯◯
人事部 ◇◇様お世話になっております。
この度はお忙しい中、面接の日程をご調整いただき、ありがとうございます。
それでは、下記の日時に貴社にお伺いいたします。日時：◯月◯日（◯）●時●●分～
場所：株式会社◯◯ 本社ビル当日は、何卒よろしくお願いいたします。
◯◯（署名）
企業からのメールをもって日時は確定しましたが、認識の齟齬を防ぐためにも改めて面接日時を提示するのがポイントです。
日程確定後に日程変更をお願いする際の例文
日程が確定した後、変更を依頼する場合の返信文の一例は、以下の通りです。
株式会社◯◯
人事部 ◇◇様お世話になっております。
◯月◯日（◯）●時●●分から面接のお約束をさせていただいております。
しかしながら、現職で急遽顧客対応が必要となり、当日にお伺いすることができなくなってしまいました。せっかくご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手ながら、下記の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
◯月◯日（◯） ●時●●分
◯月◯日（◯） ●時●●分
◯月◯日（◯） ●時●●分本来であればこのようなご連絡は慎むべきことと存じておりますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
◯◯（署名）
ポイントは、謝罪の意を表すことと、代替案を複数提示することです。こちらの都合で再調整を依頼しているため「第1希望」などは書きません。
日程確定メールが来ない場合の問い合わせ例文
日程の確定メールが来ない場合は、以下の例文を参考に問い合わせてみましょう。
株式会社◯◯
人事部 ◇◇様お世話になっております。
この度、貴社の選考に応募させていただいた（氏名）と申します。
先日、当方から面接の希望日時についてご連絡させていただきました。
現在ご調整中でしたら恐れ入りますが、面接の日時を確認させていただくことは可能でしょうか。入れ違いのご連絡でしたら、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。◯◯（署名）
ポイントは、返信がないことを指摘するような表現を含めないことです。あくまで日程の確認をする趣旨で連絡をしましょう。
メールならではの注意点も意識して
面接日程の確定メールは、返信するのが基本です。応募者側からの返信をもって、お互いに日程が決定したことを確認できるためです。ただし、自動返信メールの場合は返信の必要はありません。
企業のメールに返信するときは、24時間以内を心がけましょう。また、どうしても日程を変更しなければならないときは、謝罪の言葉と事情を丁寧に伝えることがポイントです。
この記事を参考に、面接の日程調整をスムーズに進めましょう。
