企業によっては、マネジメント層の業務をサポートするために、秘書室を設けているケースがあります。組織全体における位置付けや、具体的な業務内容に加えて、秘書に向いている人の特徴を解説します。秘書として転職を目指している人は、ぜひ参考にしてください。
秘書室とは？
秘書室とは、主にマネジメント層をサポートする部署として、さまざまな秘書業務を担います。まずは、どのような役割を持っているのか、基本的なところを押さえておきましょう。
秘書業務を行う部署
一般的に社長や取締役など、主に企業のマネジメント層のサポートをするために、秘書が集う部署が秘書室です。ただし、社長室の中に秘書部門を設置している企業や、経営企画部門が秘書室と同じような役割を果たしている場合も珍しくありません。
明確な定義はなく、たとえ秘書室という名称ではなくても、経営全般のサポートをする部門を設けている企業は多くあります。企業によって位置付けや、役割が異なる場合も多いのが実態です。
社長室との違い
社長室は社長の仕事をサポートするために設けられた部門であり、企業によっては秘書室ではなく、社長室として秘書をまとめているケースもあります。
単に名称が異なるだけで、秘書室も社長室も、同じ役割を担っている企業も少なくありません。しかし一般的には、社長室はその名の通り、社長の仕事を支援する部署であり、社内の各部門を取りまとめる役割もあります。
秘書室に配属されるには？
秘書室に配属されて仕事をするためには、まず秘書として企業に入社する必要があります。秘書室の求人に応募するか、まずは秘書室がある企業に入り、異動や昇進を目指すとよいでしょう。
秘書室配属の求人に応募
前職でも秘書業務を担っていた人や、秘書としての実力を示す資格がある人などは、経験者採用（中途採用）を目指すとよいでしょう。秘書室の人材を募集している企業に入社すれば、すぐに秘書として働けるようになります。
なお、秘書は主にマネジメント層をサポートする仕事であり、会社の業務や業界に精通している必要があります。従って、社会人としての経験のない新卒採用の段階で、秘書になることは難しいでしょう。
ただし、スタートアップをはじめとした規模の小さい企業の場合、新卒でも秘書に関する資格を有していれば、採用してもらえる可能性もあります。
学生の時点で秘書を目指している人は、秘書技能検定試験やCBS（国際秘書）検定などの取得を目指すのもおすすめです。
秘書室がある企業に就職
まずは秘書室がある企業に就職し、経験を積んだ後に秘書として配属を目指す道もあります。事務職や企画職などを経験し、自社の業務内容や業界について理解しつつ、コツコツと実績を積むことで、最終的に秘書として異動・昇進できる場合も珍しくありません。
実際に多くの企業では、事務職として経験を積んだ社員が、秘書として異動するケースもあります。将来的に秘書を目指しているならば、まずは事務職として経験を積んだ後、秘書室への異動を希望するとよいでしょう。
秘書が行う仕事の内容は？
秘書の仕事はさまざまで、企業によっても異なりますが、一般的には以下の役割をこなします。社長などの予定の調整をはじめ、移動手段・宿泊先の確保、来客対応・電話対応など、秘書の業務は多岐にわたります。代表的な仕事を押さえておきましょう。
予定調整・予定に合わせた手配など
社長や取締役などの予定の管理や、スケジュールに応じて必要な手配を進めるのが、秘書の主な仕事です。
打ち合わせや会議の時間・場所の調整をはじめ、出張先へ移動するためのチケットやホテルの手配、会食に利用するレストランの予約なども行います。
さらに、企業によっては場所の確保に加えて、秘書が事前に会議や打ち合わせの内容を確認し、適宜修正を図る場合もあるでしょう。
来客や電話などの社外対応
来客があった場合の対応や電話対応も秘書の重要な仕事の1つです。特定の部門・部署の社員に来客があった場合、基本的には社屋のエントランスにいる受付が対応し、そのまま当該社員に引き継ぐのが一般的です。
一方、社長や取締役などに会うために来社した相手に対しては、秘書が応接室への案内やお茶出しをするケースが多くあります。いわゆるVIPを相手にする場合が多いので、会社の顔として丁寧な対応が必要です。
情報収集や文書の作成・管理
マネジメント層の業務に必要な資料の作成も、秘書の仕事内容の1つです。正確な情報を読みやすく資料化するために、情報を効率的に集めるスキルが求められます。
社長などが使用する資料を作成するのに加えて、部門・部署にかかわらず使用する社内文書を作成したり、資料を整理したりするのも、秘書室が担当している企業は多くあります。管理職に届いた手紙の管理や、年賀状・お礼状の送付なども秘書が行うのが一般的です。
秘書に向いている人の特徴もチェック
秘書に向いている人の特徴を紹介します。自分に秘書の業務がマッチしているか、どのような能力が必要なのか、確認しておきましょう。
前に出るよりサポート役が好き
秘書の仕事は基本的に社長・上司のサポートになるため、自分が前に出て何かをするよりも、サポート役が好きな人の方が向いています。
裏方としての仕事が多く、細かい作業もこなす必要があるので、常に仕事の効率を考えてスムーズに進められる人であれば、評価されやすい傾向にあります。周りをサポートすることに喜びややりがいを感じられるならば、秘書を目指してみるのもよいでしょう。
柔軟性が高くイレギュラーに強い
多忙な仕事をこなす社長や管理職の業務には、突発的なスケジュールの変更や、さまざまなトラブルが起こることも珍しくありません。急に予定が変更になった場合でも、慌てずに対応策を考えられる人は、秘書として活躍できる可能性が高いでしょう。
上司に代わって対応を判断しなければならないケースもあるので、イレギュラーな事態でも冷静に優先順位を考えられる人が向いています。
周りへの気配りと管理能力がある
スケジュールの調整に加えて、きちんと上司の予定を管理できる人でなければ、なかなか秘書は務まらないでしょう。
先述の通り、イレギュラーな事態への対応を含め、多くの面で管理能力の高い人に向いている仕事です。スケジュール管理だけではなく、上司のタスク管理や健康管理も必要です。
また、社長や取締役の業務を調整する立場上、会社の機密情報や重要事項を取り扱う場面もあるので、高いセキュリティー意識も求められます。
情報をむやみに口外しないのはもちろん、周りに伝えるべき情報を精査し、適切な範囲で共有できる人は、秘書の適性があるといえるでしょう。
秘書室は確かな実力を求められる部署
秘書室は企業によって位置付けが異なるケースもありますが、基本的には秘書として社長や取締役などのマネジメント層をサポートする専門部署です。秘書室に配属されて働くには、事務職として経験を積んだり、秘書の能力を証明する資格を取得したりして、経験者採用を目指す方法があります。
また秘書室のある企業に就職し、経験・実績を積んだ後、秘書として異動や昇進を目指す道もあります。未経験の人はまず、必要な知識・スキルを身に付けるとよいでしょう。
スタートアップをはじめ、規模の小さい企業の場合、秘書としての経験がなくても、それまで培ってきたスキルや取得した資格を基に、就職・転職が可能な場合もあります。
なお、秘書として転職を目指すならば、求人掲載数の多さを誇る「スタンバイ」がおすすめです。社長秘書を募集している求人も多く、さまざまな条件で自分に合った案件を探せるので、この機会にぜひ利用してみましょう。
