「レスポンス」は、幅広い場面で使われる言葉です。レスポンスとは、何を意味するのでしょうか？意味や使い方を紹介します。レスポンスを早くすると得られるメリットと、レスポンスが遅いときに生じるデメリットも確認しましょう。
レスポンスとは何？
「レスポンス」は、ビジネスでもよく使われる言葉です。何となく使っている人も、多いのではないでしょうか？単語の持つ意味と、主な使い方を紹介します。
返答・反応などの意味を持つ言葉
レスポンスは、英語の「response」に由来する単語で、返答や反応といった意味を持ち、その使い方は英語のresponseとほぼ同じです。
ビジネスシーンやプライベートにかかわらず、幅広い場面で使用されます。コミュニケーションの文脈では、特に相手の反応の速さを指す際に用いられるのが大半です。
一般的に、レスポンスは早いほど良いとされます。ビジネスシーンでは特に、レスポンスの早さが重視されるでしょう。
会話における「レスポンス」の使い方
「レスポンス」は、ビジネスシーンでも多く使われています。主に、相手の反応速度や、コミュニケーションの状態を意味するケースが多いでしょう。
【例文】
- あの人はレスポンスが早くてとても助かる
- あの会社はレスポンスが遅いから気を付けて
「レスポンスが早い」は、返答が早くコミュニケーションの状態が良いことを意味します。「レスポンスが遅い」は、問い合わせの回答が遅いことや、適切な回答が得られないことを意味するケースが多いでしょう。
「良い」「悪い」が使われることも多く、「レスポンスが良い」と「レスポンスが早い」はほぼ同義です。
そのほか、「〇〇さんからすぐにレスポンスがあった」のように「返答」の意味で使われることもありますが、「〇〇さんからすぐに回答があった」とも言い換えられるため、必ずしも「レスポンス」を使うとは限りません。
レスポンスを早くする4つのメリット
「レスポンスが早い」とは、問い合わせ・質問に対してすぐに反応することです。メールであれば返信が早い、口頭であればすぐに適切な答えが出せることを表します。レスポンスが早いとどのようなメリットがあるのか、主な特徴を見ていきましょう。
業務効率が上がる
レスポンスが早いと、業務効率も上がります。返事を待っている相手に対してすぐに回答でき、関わる全員が早く仕事に取りかかれるためです。
「返事を待っているだけの時間」を減らすことにつながり、自分以外に周囲の人の業務効率を上げる効果も得られます。
ただし基本的に、仕事は顧客・同僚・取引先など複数の人間がいて成り立つものです。相手が同じペースで返事をしてくれるとは限りません。返事を待つ間は別の業務に取りかかるようにすれば、効率良く時間が使えるでしょう。
ミスの予防・早期発見につながる
迅速なレスポンスは、ミスの予防および早期発見に寄与します。ビジネスにおいて返答が遅れると、タスクが蓄積してしまう傾向があります。未対応の案件を把握し、それらに順番に対応することが重要です。
レスポンスが遅れると、返事を忘れてしまうリスクも高まります。問い合わせに対して即時に対応することで、忘れることなく効率的に業務を進めることができます。
併せて、タスク管理の手間も省けるでしょう。メモや管理ツールを使用していても、紛失や設定ミスはあり得ます。
長い期間案件をストップすると、やりとりしている相手が催促を忘れる可能性も考えられるでしょう。すぐに返事をすれば、周りのミスを防ぐことにもつながります。
信頼を得やすい
レスポンスを早くすると、周囲の信頼を得やすくなります。顧客の立場から見ると、すぐに要望を聞いて手配を進めてくれる存在は魅力的です。
同僚や取引先であっても、すぐに返事があれば仕事を進めやすくなるでしょう。いつまでたっても返事をくれない相手よりも、信頼関係を築きやすくなります。
ただし、単に返事が早いだけでは、信頼にはつながりません。間違った回答や相手が求めていない反応をしないよう、配慮が必要です。素早い反応と的確なコミュニケーションが取れれば、周囲に頼られる存在になれるでしょう。
ストレスがたまりにくくなる
できるだけレスポンスを早くすると、未回答の問い合わせや途中でストップしている仕事が少なくなります。多くの仕事を抱える状態よりも、ストレスが軽減できるでしょう。
長い間回答をしないでいると、期限が迫った問い合わせに対して催促が来るケースも考えられます。急いで処理をしなければならなくなると、焦り・ストレスの原因になるでしょう。
急な休みを取るときやトラブルが起きたときも、抱えている仕事が少なければ慌てる心配はほとんどありません。
レスポンスが遅い場合のデメリット
「レスポンスが遅い」とは、問い合わせ・質問に対する返事が遅いことを意味します。じっくりと考えている可能性もありますが、デメリットも多いでしょう。レスポンスが遅いときに生じるデメリットと、その特徴を解説します。
信頼を損なう恐れがある
レスポンスが遅いと、「ルーズな人」という印象が強くなります。特に期限のある問い合わせや対応は、任せられないと判断されてしまうかもしれません。
レスポンスが遅い場合に信頼を損なうのは、締め切り直前や過ぎてからの回答、催促があるまで返事をしないパターンです。
理由もなく返事を遅らせていると、やりとりしている相手に不快感を与える可能性もあるでしょう。特に、他の仕事をしているにもかかわらず返事だけがなければ、「自分のことを適当に扱っているのではないか」と誤解されてしまいます。
すぐに明確な回答ができないとしても、返事が遅くなるときは「調査の上○日までに回答する」のように、当面の予定を伝える必要があるでしょう。
業務効率が下がる
レスポンスが遅いと、やりとりしている相手は仕事を進められない可能性があります。同じ仕事に関わる全ての人の手が止まる恐れもあり、業務効率の低下が考えられるでしょう。
顧客からの問い合わせに対するレスポンスが遅い場合は、仕事の遅れ以外の問題も起こります。取引の停止や、購入機会の損失もあり得るでしょう。
全てに対して即答は難しいとしても、優先順位を決めて早めに対応する努力が求められます。特に大きな問題については、自分の手元で止めるのではなく、上司への相談が必要なケースもあるでしょう。
レスポンスが早い人になるコツは？
レスポンスが早いと、多くのメリットが得られます。素早い回答とコミュニケーションを心掛けるには、どうすればよいのでしょうか？主な方法と心構えを紹介します。
気付いたときにすぐ行動する
レスポンスを早くするには、環境づくりが大切です。メールの着信や問い合わせにすぐ気付けるよう、設定の活用や余裕を持って仕事をする癖をつけましょう。
すぐに返事ができるよう、自分のスケジュールを頭に入れておき、定型文はあらかじめ用意しておくなどの対策も必要です。
回答までに時間がかかると分かっている場合は、「すぐに返事ができないこと」と「いつまでに回答できるか」を短文で伝えるだけでも、相手の時間を無駄にせずに済みます。
身の回りの整理整頓を行う
身の回りが散らかっていると、問い合わせの回答に必要な情報をすぐに見つけられません。できるだけ早いレスポンスを心掛けたい場合は、仕事を早く終わらせて整理整頓の時間を設けるようにしましょう。
デスクの上や書類の片付けだけでなく、スケジュール・タスク管理も重要です。すぐにチェックできるように整えておくと、確認作業がスムーズになります。
迅速なレスポンスで信頼を勝ち取ろう
ビジネスにおいて、レスポンスの早さは武器になります。スムーズなコミュニケーションを取れるように心掛ければ、魅力的な企業への転職やキャリアアップのきっかけにもつながるかもしれません。
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