転職活動中は、リファレンスチェックについて応募先から連絡が来るケースがあります。初めての場合、どのように対処すればよいのか不安に思う人もいるでしょう。企業がリファレンスチェックを実施する目的や実際の流れ、注意点を解説します。
この記事のポイント
- リファレンスチェックの意味と目的
- 履歴書や面接では分からない事項を補足するために、応募者の前職の上司などに対して実施する調査を指します。採用後のミスマッチを防ぐことや、申告内容の正確性を確認することを目的としています。
- リファレンスチェックのやり方
- リファレンスチェックは応募者の同意が必要です。リファレンス先には信頼できる上司や同僚を選び、事前にしっかりと情報共有しておきましょう。
- リファレンスチェックの注意点
- 断ることは得策とはいえませんが、転職活動を知られたくないなどの事情がある場合は相談する余地があります。
リファレンスチェックの概要
リファレンスチェックとは、どのようなものなのでしょうか？まずは、似た言葉との違いも併せて見ていきましょう。
リファレンスチェックとは
リファレンスチェックとは、中途採用で企業が応募者に対して実施する調査のことです。「リファレンス（Reference）」には、「参照」「参考」の意味があります。
採用担当者が、応募者の上司・同僚といった関係者に問い合わせ、得られた情報を選考に生かします。
リファレンスチェックは、応募者の同意を得て実施する決まりです。企業から、無断で職場の上司・同僚に連絡が行くことを心配する必要はありません。
実施のタイミングは企業により異なりますが、最終面接の前後が多いようです。
リファレンスチェックで聞かれる内容
リファレンス先が採用担当者に聞かれる内容は、応募者の職場での様子です。具体的には、担当業務の内容や実績・性格・仕事に関わるスキルの詳細などが挙げられます。欠勤や遅刻、残業の状況を聞かれることもあります。
性格については、長所・短所はもちろん、周囲とのコミュニケーションの取り方や責任感、リーダーシップの有無などを聞かれるでしょう。実績・スキルでは、主に以下のような質問が想定されます。
- 問題解決能力や決断力の有無
- 営業成績
- トラブルへの対処法
- 英会話など、採用後の業務で必要なスキルがどの程度あるか
「一緒に働きたいと思うか」「改善すべき点はどこか」「個人的な仕事とチームワークのどちらが向いているか」といった、同じ職場にいた人でなければ分からない質問もあります。
バックグラウンドチェック（前職調査）との違い
リファレンスチェックと似ている調査に、バックグラウンドチェック（前職調査）と呼ばれるものがあります。こちらは、応募者が提出した経歴が正しいかどうかを調べるものです。
事実と異なる経歴を提出するような人物を採用すると、企業が不利益を被る可能性もあります。バックグラウンドチェックは、こうした事態を防ぐのが目的です。
調査会社に依頼して、学歴・職歴の真偽のほか、過去の金銭トラブルや反社会勢力とのつながりの有無などを調べます。ただし個人情報保護の観点から、近年は実施する企業は少なく、警備・金融など特定の業界に限られる傾向にあります。
またリファレンスチェック同様、応募者本人の同意が必要であり、無断で調べられることはありません。
企業がリファレンスチェックを実施する理由
企業にとって、リファレンスチェックにはどのような意味があるのでしょうか？ここでは、時間と手間をかけて実施する理由を解説します。
ミスマッチを防ぐため
リファレンスチェックは、入社後のミスマッチを減らし、早期退職を防ぐために有効です。
書類や面接での情報だけで採用を決めると、入社後にミスマッチが起こる可能性があります。
入社早々に「業務内容が合わない」「配属先の人間関係になじめない」といった事態になれば、すぐに辞めてしまうかもしれません。
早期退職は、企業にも応募者にも大きな負担がかかります。一緒に働いていた人に応募者の様子を聞くことで、採用担当者は自社に合う人材かどうかを判断しやすくなります。
採用後は、応募者に合う業務やポジションを用意できるので、応募者にとってもメリットが大きいといえるでしょう。
事実確認のため
リファレンスチェックには、応募者の申告内容を確認する役割もあります。職務経歴書の記載内容や、面接で応募者が語る内容に虚偽がないか、裏付けを取るのです。
確認する内容は、主に以下の2点に分けられます。
- バックグラウンドチェックのような、入社後の不正・不祥事につながる情報
- 業務スキルや性格など、第三者から見た評価
応募者が申告するスキルが、本当に自社の即戦力となるかどうかは、採用してみなければ分かりません。しかし、一緒に働いた経験のある人に聞けば、実際にどの程度なのかをイメージできます。
客観的な評価を得るため
リファレンスチェックを実施すると、応募者が周りの人からどのように見られていたのか、客観的な評価を得られます。書類や面接から得られる情報は、基本的に応募者の主観によるものです。
面接は時間が限られているため、応募者も話す内容を絞り込まなくてはなりません。自分に都合の悪い内容を省くのはもちろん、優先順位を付けた結果、あえて伝えないことにした情報も多いはずです。
リファレンスチェックにより、面接での不足情報を補完でき、さらに応募者自身が気付いていない長所・短所を知れる可能性があります。
リファレンスチェックの実施方法
リファレンスチェックの実施方法は、大きく書類と面接の2種類に分けられます。それぞれ、具体的なやり方や特徴を見ていきましょう。
書類形式
書類形式では、企業が質問リストを作成し、メールや郵便でリファレンス先に送ります。リファレンス先は回答を記入して、返送する仕組みです。
書類形式は回答する側に時間的な余裕があり、ゆっくり考えられるので、より詳しく具体的な情報を得やすくなります。簡単に記録を残せるのも、書類のメリットです。
ただし、開始から終了までにある程度の時間がかかります。なかなか返事が来ない場合は、電話などでリファレンス先に催促する必要も出てくるでしょう。
面接形式
企業とリファレンス先が直接対話する方法は、面接形式と呼ばれます。面接には、主に電話やオンライン会議ツールなどが使われます。
面接形式のメリットは、相手の口調・表情から発言の意図をくみ取りやすく、臨機応変に対応できる点です。書類形式同様、事前に用意した質問リストに沿って進められますが、状況に応じて話題を変えることも可能です。
面接時間はリファレンス先に負担にならないよう、15分程度に設定するのが一般的とされています。話題を広げすぎると時間切れになってしまう可能性もあるため、基本的には企業が用意した質問に沿って進められます。
リファレンスチェックの流れ
リファレンスチェックの流れを知っておくと、いざというときに慌てずに済みます。実際にどのように行われるのか、一般的な流れを押さえましょう。
応募者が実施に同意する
企業が応募者の同意なしに、リファレンスチェックを実施することはありません。個人情報保護の観点から、プライバシーの侵害に当たると見なされるためです。
企業からリファレンスチェックについて連絡が来たら、内容を確認の上、同意しましょう。応募者だけでなく、リファレンス先の承諾も必要なことから、応募者には以下の項目への同意も求められます。
- リファレンス先にリファレンスチェックについて説明し、回答に同意してもらうこと
- 企業がリファレンス先から、応募者に関する情報を取得すること
リファレンス先を決める
次に、リファレンス先を誰にするかを決めます。決め方は主に応募者が紹介するか、企業が探すかのどちらかです。
応募者が紹介する場合は、上司や同僚から2人以上選んで相手の同意を取り付け、企業に連絡先を教える流れです。直近に在籍した職場が望ましいですが、難しいときはその前の職場から選んでもよいでしょう。
企業が探す場合は、調査会社や業界ネットワークを通してリファレンス先を決め、直接コンタクトを取ります。応募者はリファレンスチェックの実施に同意するだけでよく、それ以上やることはありません。
実施・情報共有する
リファレンス先が決まったら、企業は相手と実施日時や方法の調整に入ります。書類の場合は送付方法を、面談の場合は使用するツールを決め、具体的なスケジュールを確認します。
担当者は実施までに、質問項目も決めなくてはなりません。リファレンス先は、上司と同僚など異なる属性が2人以上の組み合わせとなるため、それぞれに合った質問を用意する必要があるでしょう。
実施後、企業は回答内容を報告書などにまとめ、採用担当者の間で共有します。担当者は応募者から得られた情報と照らし合わせ、選考の判断材料として活用します。
リファレンスチェックで応募者が注意するポイント
リファレンスチェックの結果は、自身の将来に影響する可能性もあるため、応募者側は適切に対処する必要があります。最後に、リファレンスチェックを受ける際に注意したいポイントを3つ紹介します。
リファレンス先への対応
リファレンス先として選ぶ相手は、一緒に仕事をした期間が長く、良好な関係を築けている人が適しています。直属の上司や、同じプロジェクトに関わってきた同僚などがよいでしょう。
選考の判断基準に使われるとなれば、相手も責任を感じて真摯に対応してくれると予想できます。事前に打ち合わせの機会を設け、応募先企業の情報や、話してほしい項目を丁寧に説明しましょう。
自分のために、時間と手間をかけてもらったお礼も忘れてはなりません。採用されたかどうかにかかわらず、実施後はすぐにお礼しましょう。
転職活動がバレる可能性
リファレンスチェックを受けることで、現在の職場に転職活動がバレてしまうのではと不安に感じる人も多いでしょう。基本的に企業はリファレンス先に直接連絡するため、相手が口外しない限り、現在の職場にバレる心配はないといえます。
どうしても知られたくないなら、信頼できる人物を選び、あらかじめ事情を説明しておくとよいでしょう。それでも心配なときは、応募先に相談する手もあります。
現職の前の職場の人や、すでに退職している人でふさわしい人物がいれば、リファレンス先として認めてもらえるかもしれません。誰もいなければ、リファレンスチェック自体を断り、他の方法で選考してもらうことも可能です。
断ると不利になることも
リファレンスチェックは応募者の同意が必要ですから、同意できない場合は断っても構いません。ただし、断ると「知られたくないことがあるのではないか」と、応募先から疑われる恐れがあります。
リファレンスチェックには、応募者の申告内容に虚偽がないか確かめる役割もあります。自身の経歴・実績を信頼してもらうためにも、特に断る理由がなければ受けるべきでしょう。
前述の通り、転職活動を現職場に知られたくないといった事情がある場合は、一度応募先に相談することをおすすめします。
リファレンスチェックを理解し転職活動に生かそう
リファレンスチェックは、書類や面接だけでは分からない、応募者の客観的な情報を得るための調査です。主に採用後のミスマッチを防ぎ、早期退職を防ぐ効果が期待されています。
自分のことをしっかりと知ってもらった上で採用を決めてもらえるため、応募者にとってもメリットは大きいといえます。転職活動を成功させるためにも、信頼できるリファレンス先を選び、事前の説明やお礼を欠かさないようにしましょう。
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